Мазмұны

• Басу үшін
• 2-ден 1-бөлім: Күн тәртібін жазу
• Басынан бастап күн тәртібін жасаңыз
• Күнтізбе шаблонын пайдалану
• 2-ден 2-бөлім: күнтізбені қолданудың үздік тәжірибелері
• Кеңестер

Реттелген жиналыс жақсы жазылған күн тәртібін қажет етеді. Сіздің кездесуіңіз көптеген кездесулер болып көрінетіндей жалықтырғыш және тиімді болуына жол бермеңіз. Егжей-тегжейлі, бірақ икемді күн тәртібін ұстану арқылы сіз жиналыстың барлық мақсаттарына ең қысқа мерзімде жету үшін жиналыңызды оңтайлы және зейінді ұстай аласыз. Сіз өзіңіздің күнтізбеңізді жазғыңыз келсе де, шаблонды қолданғыңыз келсе немесе сізде бар күнтізбені тиімді пайдаланғыңыз келсе, бастау үшін төмендегі 1-қадамды қараңыз!

Басу үшін

2-ден 1-бөлім: Күн тәртібін жазу

Басынан бастап күн тәртібін жасаңыз

1. Күнтізбеге тақырып беру арқылы бастаңыз. Ең жақсы әдебиеттерден ең құрғақ электрондық кестеге дейін барлық маңызды құжаттарға тақырып қажет, ал жиналыстың күн тәртібі де ерекшелік емес. Сіздің атыңыз оқырманға екі нәрсені айтуы керек: біріншіден, ол күн тәртібін оқып жатыр, екіншіден, кездесу туралы тақырып. Сіз шешім қабылдағаннан кейін, бос құжаттың жоғарғы жағына тақырыпты қойыңыз. Атауы гүлді немесе күрделі болмауы керек - іскери контекстте қарапайым және тікелей атаулар жақсы.
   • Тақырыбыңыз үшін бөлек немесе үлкен қаріптерді қолдануға деген құлшынысқа қарсы тұрыңыз. Көп жағдайда сіз Times New Roman немесе Calibri сияқты қарапайым, қадірлі қаріпті қолданып, тақырыпты құжаттағы қалған әріптермен бірдей мөлшерде (немесе сәл үлкенірек) жасағыңыз келеді. Есіңізде болсын, сіздің атауыңыздың мақсаты - оқырмандарға көңіл көтеру немесе олардың назарын аудару үшін емес, олардың қарап отырған нәрселерін хабарлау.
2. Қосу «Кім?’, ’рас па?« және »қашан?«деректерді тақырыпқа. Тақырыптан кейін, жиналыстың күн тәртібінде, әдетте, жұмыс орнының ресми болуына байланысты егжей-тегжейлі өзгеретін тақырып болады. Бұл тақырып әдетте тақырыптың астындағы жолға қатысты болады. Әдетте, тақырыпта сіз талқыланатын тақырыпқа ешқандай қатысы жоқ кездесу туралы нақты ақпаратты қысқаша келтіресіз. Бұл жерде болмаған адамдар оның қашан және қай жерде болғанын, кім болғанын білуі үшін. Төменде сіз қосуға болатын бірнеше нәрсе бар; сіз таңдаған мәліметтерге қарамастан, әр ақпаратты нақты анықтағаныңызға көз жеткізіңіз (мәтіннің мәтінін қалың етіп қою).
   • Күні мен уақыты. Бұларды бір-біріне немесе жеке бөлімдеріне топтастыруға болады.
   • Орналасқан жері. Егер сіздің бизнесіңізде бірнеше орындар болса, сіз мекен-жайыңызды жаза аласыз, бірақ егер ол бір ғана жерде болса, онда сіз жиналатын бөлмеге атау бере аласыз (мысалы, №3 жиналыс бөлмесі).
   • Қатысушылар. Қызмет атаулары әдетте міндетті емес, бірақ міндетті емес.
   • Қатысатын арнайы адамдар. Бұл арнайы қонақтар, спикерлер немесе конференция жетекшілері болуы мүмкін.
3. Мақсаттармен қысқаша мәлімдеме жазыңыз. Мақсаты нақты емес жиналыстар қатысушылардың не туралы сөйлесу керектігін шешуіне байланысты құнды уақытты жоғалту қаупін тудырады. Тақырыптан кейін жолды өткізіп жіберіңіз де, қою немесе асты сызылған мәтінді қолданып, мақсаттар бөлімін «Мақсат» немесе «Мақсат» сияқты тақырыппен белгілеп, одан кейін қос нүкте немесе жаңа жол қойыңыз. Содан кейін сіз жиналыс үшін талқыланатын ойларды бірнеше қысқа әрі өткір сөйлемдермен сипаттайсыз. Мұнда шамамен 1-4 сөйлем жазуды мақсат етіңіз.
   • Мысалы, егер біз бюджет жиналысының мақсаттары туралы мәлімдеме жазғымыз келсе, келесілерді қолдануға болады: «Мақсаты: 2014-2015 қаржы жылына арналған бюджеттің негізгі мақсаттарын тізіп, ұзақ мерзімді үнемдеу шараларын талқылау. Сонымен қатар, ҒЗТКЖ директоры Маркус Фельдман жақында өткізілген конкурстық сауалнаманың нәтижелерімен таныстырады ».
   • Егер сіз бұрын-соңды ғылыми контекстте жазған болсаңыз, жиналыстың қысқаша мазмұны ретінде мақсаттар туралы ойлаңыз. Сіз негізінен кеңейтілген түрде, жиналыста не талқылау керек екенін егжей-тегжейлі айтпай-ақ айтып отырсыз.
4. Жиналыстың негізгі мәселелеріне арналған кесте жазыңыз. Кестелер іскери кездесулердің тым ұзаққа созылу тенденциясымен күресуге көмектеседі. Мақсаттар туралы айтқаннан кейін жолды өткізіп жіберіп, күнтізбеңізге қою немесе асты сызылған атау беріңіз және кестеңізде уақытты (талқылаудың негізгі нүктелерімен сәйкестендіру үшін) құруды бастаңыз. Оқуды жеңілдету үшін әр уақыт кезеңіне өз жолын беріңіз.
   • Әр уақыт кезеңін көрсетіңіз немесе жоспарланған басталу және аяқталу уақыты, немесе әр бөлімді қабылдағыңыз келетін уақыт мөлшері. Бір немесе басқа жүйені таңдап, дәйекті болыңыз - бір-бірімен араласу кәсіби емес көрінеді.
   • Басқаша айтқанда, сіз әр уақыт кезеңін сол әңгіме тақырыбының басталу және аяқталу уақытымен белгілегіңіз келеді немесе жай қанша уақытқа созылатындығын жазғыңыз келеді. Мысалы, мысал жолы болуы мүмкін «14:00 - 14:05: Таныстырулар және презентация « немесе ’5 мин: Кіріспелер және қатысу. ”Алайда, сіз екі жүйе арасында ауысудан аулақ болуыңыз керек.
5. Кез-келген арнайы қонаққа кестеден уақыт бөліңіз. Егер сіздің кездесуіңізге қонақтар маңызды тақырыптарды талқылау үшін келсе, онда сіз осы адамдар үшін кездесуде уақыт бөлгіңіз келеді. Әр қонаққа, егер олар бірнеше әңгіме тақырыбы болса да, өз уақыттарын бөліп беріңіз. Осылайша әркім өз тақырыптарын қалауынша ұйымдастыра алады.
   • Жоспарлау кезінде ұнамсыз мәселелер туындамас үшін, қонақтармен алдын-ала хабарласып, олардың әрқайсысына әңгіме тақырыбына қанша уақыт кететінін біліп алыңыз.
6. Кездесудің соңында кез-келген басқа бизнес үшін қосымша уақыт қалдырыңыз. Осы уақыт ішінде адамдар түсініксіз әңгіме тақырыптары туралы түсініктеме сұрай алады, өз пікірлерін айтады, болашақ кездесулерге тақырыптар ұсынады және басқа да ескертулер жасай алады. Сіз бұл сауалнаманы күнтізбеңіздегі соңғы тармақ ретінде енгізу арқылы анық ете аласыз немесе кездесудің соңғы нүктесінен кейін өзіңіз біле аласыз.
   • Егер сіз кездесуіңіздің соңына жетсеңіз және ешкімде қосымша сұрақтар немесе түсініктемелер болмаса, сіз әрқашан кездесуді ерте аяқтай аласыз. Қатысқандарыңыздың көпшілігі сізге осы үшін алғыс айтатын шығар!
7. Сіз сондай-ақ әңгіме тақырыптарына шолу жасай аласыз. Әдетте, кесте - бұл жиналыстың күн тәртібіндегі арыстанның үлесі - бұл адамдар талқылауға басшылық етуді қалайды. Алайда бұл қосымша күш-жігерді жұмсаудың қажеті жоқ болса да, негізгі мәселелерге қосымша шолу ұсыну алаңға келген қатысушылар үшін өте пайдалы болуы мүмкін. Контур кездесуде ұсынылған идеялардың орналасуын еске салады және қиын болған адамдарға айтылған әр тақырыпты ұстауға көмектеседі. Төменде сіз қолданғыңыз келетін түйіндеме түрінің мысалы келтірілген:

   • I. Жоғары басымдықты бюджеттік баптар

     • A. Қызметкерлердің іссапар бюджеті

       B. дилерлердің ставкалары

       • мен. Жақсырақ келіссөздер жүргізіп жатырсыз ба?

       C. Лоббизмге кететін шығындар

     II. Айналымды жақсарту шаралары

     • A. Баламалы қызмет туралы келісімдер

       • мен. Клиенттерге нұсқаларды ұсыныңыз

         II. Кері байланыс алыңыз

       B. Мобильді технологияға қайта инвестициялау

     ...және тағы басқа.

8. Күнтізбені жібермес бұрын қателіктерді тексеріңіз. Кейбір қатысушылар жиналыстың күн тәртібіне сүйене алатындықтан, оны таратпас бұрын оны қателіктермен тексеріп алған жөн. Мұны істеу тек жиналғандарға тек жақсылық емес, сонымен қатар сіздің назарыңызға және сіздің позицияңызға деген бағаға жағымды әсер етеді.
   • Оның үстіне, күнделігіңізде қателіктердің жоқтығын тексеру сізге көмектесе алады уақыт және сені құтқарады бет Қателіктерге толы күн тәртібін түсіндіруге уақыт бөлу сіздің кездесуіңізді шатастыруы және сіз үшін ұят болуы мүмкін, әсіресе маңызды адамдар қатысқан кезде.

Күнтізбе шаблонын пайдалану

1. Мәтіндік процессормен бірге берілген үлгіні қолданыңыз. Көптеген мәтінді өңдеу бағдарламаларында, мысалы, Microsoft Office, Mac-қа арналған беттерде және басқаларында барлық жеке және кәсіби құжаттардың стандартты шаблондары, соның ішінде жиналыстың күн тәртібі бар. Осы шаблондардың көмегімен сіз кәсіби көрінетін құжатты таңқаларлықтай тез және оңай жасай аласыз. Әдетте шаблондардың бұл түрлері эстетикалық жағымды орналасуы бар логикалық бөлімдерге бөлінеді - тек тиісті орындарға тиісті деректерді теріп жазсаңыз жеткілікті!
   • Әр мәтіндік процессор сәл өзгеше болғанымен, шаблонның көпшілігінде бағдарлама терезесінің жоғарғы жағындағы мәзір жолынан шаблондарға өтуге мүмкіндік береді.
   • Егер сіздің мәтіндік процессор шаблондарды қолдана алса, бірақ жиналыстың күн тәртібінде тиісті шаблондары болмаса, оны бағдарлама жасаушының веб-сайтынан жүктеуге болады. Мысалы, Microsoft Word шаблондары office.microsoft.com сайтында қол жетімді, ал Mac үшін беттерге арналған үлгілерді Apple App дүкенінен табуға болады.
2. Сондай-ақ, шаблонды сыртқы көзден жүктеуге болады. Егер сіздің мәтіндік процессорыңыз әдепкі бойынша күнтізбелік шаблондармен келмесе және сіз оларды ресми сайтқа кіргізе алмасаңыз, онда алаңдамаңыз - желіде көптеген ақысыз шаблондар бар. Сіз таңдаған іздеу жүйесіндегі қарапайым іздеу, мысалы, «жиналыстың күн тәртібінің үлгісі» сізге ондаған тиісті нәтиже береді. Алайда, бұл нәтижелердің барлығы ресми, сенімді ақпарат көздерінен алынбағандықтан, қандай шаблондарды қолдануды таңдау кезінде айырмашылық жасау қажет. Төменде сіз көргіңіз келетін бірнеше сыртқы сайттар бар:
   • Сөз үлгілерін сақтау - бұл кәсіби сайт Microsoft Word үшін көптеген сапалы үлгілерді ұсынады.
   • Онлайн сөз үлгілері - Word шаблондары үшін тағы бір керемет ресурс. Алайда, бұл парақ тек бірнеше таңдауды ұсынады.
   • iWorkCommunity - беттерге арналған жақсы күнтізбе үлгісі. Алайда, бұл үлгі беттердің ескі нұсқаларына арналған (2009 жылға дейін).
   • App Store-да беттерге арналған көптеген шаблондар бар. Өкінішке орай, олардың барлығы бірдей тегін емес.
3. Үлгідегі өрістерді толтырыңыз. Мәтіндік процессордан лайықты шаблоны тапқаннан кейін немесе өзіңізге ұнағанын жүктеп алғаннан кейін, сізге үлгіні қажетті ақпаратпен толтыру жеткілікті. Үлгілердің көпшілігінде сізде аттарды, уақытты, әңгіме тақырыптарын, бөлім тақырыптарын және т.с.с теру үшін нақты белгіленген жерлер болады. Күн тәртібіңізді толтыру үшін барлық тиісті өрістерді толтырыңыз, содан кейін жұмысыңызда қателіктер бар-жоғын тексеріңіз. Күнтізбелік шаблондар қаншалықты пайдалы болса да, олар сізді орфографиялық, грамматикалық және нақты қателіктерден қорғамайды.
   • Ешқандай өрісті бос қалдырмаңыз. Күнтізбелік сызықтан гөрі, әуесқой болып көрінетін ештеңе жоқ, тек «Мұнда теріңіз» деп жазылған. Егер қандай да бір себептермен шаблонның сіз толтырғыңыз келмейтін бөліктері болса, оларды бос қалдырмай, оларды жойыңыз.
4. Күнтізбеңізді қажеттіліктеріңізге бейімдеу үшін кішігірім өзгерістер енгізіңіз. Жиналыстың күнтізбелік шаблондары өте пайдалы болуы мүмкін, бірақ әдепкі күнтізбе мәнері мен орналасуын дәл ұстануыңызға ешқандай себеп жоқ. Күнтізбеңіздің сіздің компанияңыздың сіз орнатқан және сіз жиналысқа қойған стандарттарға сәйкес келетіндігіне көз жеткізу үшін шаблонның мазмұны мен стиліне өзіңіз қалағандай өзгерістер енгізіңіз.
   • Мысалы, егер сіз белгілі бір шаблон өте жақсы көрінеді деп ойласаңыз, бірақ оның тақырыбы оның назарын аударатындай ұзын болса, тақырыптың қажет емес бөлімдерін өзіңіз қалағандай жойып жіберіңіз, егер сіз оны осылай жасасаңыз құжаттың макеті бұзылмаған немесе күн тәртібі ұсқынсыз болып көрінеді.

2-ден 2-бөлім: күнтізбені қолданудың үздік тәжірибелері

1. Алдымен ең маңызды тақырыптарды таңдаңыз. Жиналыстарды жоспарлау кезінде, ең маңызды тақырыпты кестенің алдыңғы жағына қою дұрыс. Осымен сіз екі нәрсеге қол жеткізесіз. Біріншіден, бұл барлығына кездесудің басында шаршап-шалдықпаған кезде осы маңызды тақырыптарды талқылауға мүмкіндік береді. Екіншіден, егер кездесу мерзімінен бұрын аяқталса немесе белгілі бір қатысушылар соңына дейін кетуге мәжбүр болса, бұл маңызды тақырыптардың талқыланғанына кепілдік береді.
   • Кездесулер әрдайым жоспарлағандай бола бермейді. Кездесу соңында кішігірім маңызды емес тақырыптар алынып тасталса, сіз оларды өзіңіз шеше аласыз немесе кейінірек басқа кездесу жоспарлай аласыз. Алайда, егер сіз әңгіменің негізгі тақырыптарын қозғай алмасаңыз, онда сіздің кездесуіңіз мақсатыңыздың бір бөлігіне қол жеткізе алмады, бұл сіз үшін көңілсіз де, ұятты да болуы мүмкін. Күнтізбеңізге ең маңызды тақырыптарды қою кедергі болады негізінен бұл мәселе.
2. Күнтізбелік жоспарды ұстаныңыз, бірақ икемді болыңыз. Кездесуді жоспарлау және өткізу кезінде ең үлкен қауіптіліктің бірі - оның жоспарланғаннан көп уақыт алуы. Қызметкерлерде әдетте біреу болады ұнатпау бұл өте ұзақ болатын кездесулер, сондықтан олар өте қызықты және олардың орнына адамдарға нақты жұмыс істеуге мүмкіндік бермейді. Кездесуді кесте бойынша өткізу үшін, сағатты бақылап отырыңыз, егер мүмкіндігіңіз болса, сыпайы түрде келесі сөздерді айтып өтіңіз: «Біз бұл жерден уақытында кеткіміз келсе, келесі тақырыпқа өтуіміз керек. «
   • Алайда кездесулер көбіне жоспарға сәйкес жүрмейді, сондықтан сіздің кездесуіңіздің кез-келген бөлігі сіз қалаған уақыттан алса, сіз оны өтеуге дайын болуыңыз керек. Кездесу үшін шектеулі уақытта мүмкіндігінше талқылауға икемді болыңыз. Мысалы, егер сіздің кездесуіңіздің бір бөлігі кешіктірілген болса, онда сіз кездесуіңіздің басқа бөліктері үшін пікірсайысты қиып тастай аласыз немесе оның уақытында аяқталғанына көз жеткізу үшін жиналыстың салыстырмалы түрде маңызды емес бөліктерін мүлдем тастап кете аласыз.
3. Жиналыстан бұрын күн тәртібіңізді жаза бастаңыз. Күнтізбелер іскери құжаттардың басқа түрлері сияқты маңызды емес (мысалы, есептер, мәліметтер кестесі, презентация слайдтары және т.б.), сіз әлі күнге дейін күнтізбеңіз кәсіби және тегіс болып көрінуін қалайсыз, әсіресе егер сіз оны әріптестерімен бөліссеңіз кездесу. кездесу. Сапалы құжат жасауға уақыттың жеткілікті екендігіне көз жеткізу үшін күнделік жазуды мүмкіндігінше ерте бастаңыз.
   • Ерте бастау сізге кездесудің күн тәртібі туралы кері байланыс алудың артықшылығын береді. Күнтізбенің алдын-ала нұсқасын әріптестерімен немесе супервайзерлерімен бөлісу және олардың пікірін сұрау сізге кемшіліктерді жоюға және бұрын болмаған бөлшектерді қосуға көмектеседі. Егер сіз күнтізбеңізді жазу үшін соңғы секундты күткен болсаңыз, онда сіз осы кері байланысты сұрауға уақыт болмай қалуыңыз мүмкін.
   • Кездесудің алдында бір күн бұрын күнделікті кездесулердің күн тәртібін жазумен айналысуға болатынымен, маңызды кездесуге дайындық бірнеше аптаға созылуы мүмкін.
4. Жиналысқа қатысушылармен күн тәртібімен бөлісіңіз. Кездесуге барлық адамдар талқыланатын тақырыпты толық білумен келуі үшін, сіз күн тәртібін алдын-ала бәрімен бөліскіңіз келеді. Сіз жұмыс істейтін корпоративті мәдениетке байланысты, бұл бірнеше дана басып шығару және жеке тарату немесе күнтізбені қосымша ретінде электрондық пошта арқылы жіберу дегенді білдіреді. Сіз күнтізбеңізді таратып жатсаңыз да, оны жібермес бұрын оның техникалық қателіктерден ада екеніне көз жеткізіңіз.
   • Кездесудің маңыздылығына байланысты сіз жиналғандарға күн тәртібін отырысқа дейін кем дегенде бір-екі сағат бұрын бергіңіз келетін шығар. Үлкен, маңызды кездесулер үшін күн тәртібін бір күн немесе одан да көп уақыт бұрын жіберу қажет болуы мүмкін.
   • Адамдар көбіне бос немесе ұмытшақ болғандықтан, күн тәртібінің қосымша көшірмелерін біреу ұмытып кетсе алып келу өте жақсы идея.

Кеңестер

• Егер біреу жиналысқа қатыса алмаса, күн тәртібінің жоғарғы жағында «Хабарланбаған жоқ» бөлімін құруды қарастырыңыз немесе бұл үшін орын қалдырыңыз және оны кездесу кезінде жай ғана хабарлаңыз.
• Біреуі үшін керемет ресурс өнімді Кездесуде «DARV» қолданылады: мақсаттар, күн тәртібі, рөлдер және жауапкершілік. Біріншіден, сіздің кездесуіңіз осындай болуы керек объективті болуы. Егер сіз жай ғана ақпарат беру үшін жиналыс өткізіп жатсаңыз, адамдардың кездесулермен уақытын босқа өткізбеңіз. Оларға ақпараттық бюллетень жіберіңіз. Мақсатта белсенді компонент болуы керек, егер мүмкін болса, өнімді көрсету керек: «Топтың алдына тоқсандық мақсаттарды қойыңыз». Күн тәртібі - бұл мақсатқа жету үшін сіз шешетін тақырыптардың тізімі, сіздің жолыңызда болу үшін уақыт шектеулі. Мысалы, «1. Соңғы тоқсандағы мақсаттардың күйін тексеріңіз (15 минут), 2. Мақсаттарға қатысты кез-келген басқа бизнес ұсыныстар (20 минут), 3. Үздік 5 мақсатты таңдаңыз (10 минут) және т.б.» Рөлдер мен жауапкершіліктер үшін сіз жиналысты кім жүргізетінін, кімнің жазбаларын жүргізетінін және жиналыстың нәтижелері бойынша іс-әрекеттерді кім тағайындайтынын анықтайсыз.
• Егер сіздің компанияңызда күнтізбелер үшін арнайы форма болса, онда бұл үлгіні шаблон ретінде қолданыңыз. Кейбір жерлерде формуланы ұстану өте маңызды.
• Әріптестеріңіз не ұнайтындығына байланысты, адамдар үшін күн тәртібіне идеялар ұсынатын мерзім болуы пайдалы болады. Жабылатын күн мен уақытты көрсетіңіз және оны ұстаныңыз. Күнтізбені жақсартатын немесе іс-шаралар сіздің бастапқы күнтізбеңізді алмастыратын кезде толықтыруларға орын беріңіз.