Мазмұны

• Басу үшін
• 3-тен 1-ші әдіс: Шағым хатыңызды жазыңыз
• 3-тен 2-ші әдіс: Дұрыс тон мен форматты қолдану
• 3-тен 3-ші әдіс: Бақылау
• Кеңестер
• Ескертулер

Шағым хат жазу - бұл көпшіліктің бір уақытта істеуі керек нәрсе. Сіз компанияның өніміне немесе қызметіне қанағаттанбайсыз ба, әдетте, бұл мәселені өзара тиімді түрде, қатаң, бірақ сыпайы шағым хат арқылы шешуге болады. Шағымдарды жазу компаниясы қиын әрі қорқынышты болмауы керек - тек нақты фактілерді айтып, шешімді сыпайы түрде сұрауыңыз керек.

Басу үшін

3-тен 1-ші әдіс: Шағым хатыңызды жазыңыз

1. Хатыңызды тұтынушыларға қызмет көрсету бөліміне жіберуіңізді сұраймыз. Егер сіз шағым хат жазсаңыз, сіз компанияның клиенттерге қызмет көрсету бөліміне хат жіберсеңіз, сәттілікке жету мүмкіндігіңіз жоғары болады. Клиенттерге қызмет көрсету бөлімі шағымдармен жұмыс істеуге дағдыланған, сондықтан сіздің хатыңыз тиімді және тиімді түрде шешілуі мүмкін.
   • Менеджердің немесе тұтынушыларға қызмет көрсету директорының аты-жөнін білуге ​​тырысыңыз және хатыңызды оған жеке жолдаңыз. Хатыңызды Құрметті деп бастаңыз мырза немесе Ханым.артынан олардың тегі. Клиенттерге қызмет көрсету менеджерінің атын таба алмасаңыз, жазыңыз Құрметті мырза / ханым.
   • Клиенттерге қызмет көрсету мекен-жайын компанияның веб-сайтынан немесе компанияның жарнамалық немесе жарнамалық материалдарынан немесе өнімнің қаптамасынан немесе затбелгісінен таба білуіңіз керек.
2. Хатыңыздағы ойға тез жетіңіз. Сіздің хатыңыздың бірінші жолында хатты не үшін жазып отырғаныңыз және сіздің шағымыңыздың нақты қандай екендігі нақты көрсетілуі керек. Өтінемін, мүмкіндігінше тиісті фактілерді, соның ішінде сіз сатып алған немесе қызметті алған күнді, уақытты және орынды, кез келген тиісті сериялық немесе модельдік нөмірлермен бірге беріңіз.
   • Хат алушы хаттың негізгі нүктесін бес секунд ішінде анықтай алуы керек, сондықтан ұзақ, дәйексіз таныстырулардан аулақ болыңыз.
   • Сіз абзацқа жағдайды егжей-тегжейлі немесе түсіндірмені алғашқы сөйлемнен кейін қоса аласыз, бірақ бірінші жол сіздің шағымыңызға мүмкіндігінше анық назар аударуы керек.
   • Мысалы, сіздің ашылу жолыңыз «Мен сіздің компанияңыздан 15 шілдеде, сіздің A Street мекен-жайында орналасқан, мысалы, мысалы, сатып алған шаш кептіргіштің сынғанына шағымдану үшін жазып отырмын» болуы мүмкін.
3. Қандай нәтиже немесе әдісті көргіңіз келетінін нақты көрсетіңіз. Егер сіз ауыстыруды, ақшаңызды қайтаруды, жөндеуді немесе өтемақының басқа түрін алғыңыз келсе, оны екінші абзацыңызда нақты көрсетіңіз. Бұл сізге формулярлық хат алуға жол бермейді және алушыға бастау үшін бір нәрсе береді.
   • Түсініктемелерде мүмкіндігінше сындарлы болуға тырысыңыз және сізге көмектесетін және компаниямен қарым-қатынасты жалғастыратын әдістерді ұсыныңыз. Егер сіз өзіңіздің ақшаңызды немесе басқа бір өтемақы түрін сұрасаңыз, сонымен бірге сіз басқа компанияға ауысуға ниет білдірсеңіз, олар мәселені шешуге тырыспайды.
   • Егер сіз компанияның кеңірек мәселені шешуін қаласаңыз, оны хатыңызға енгізіңіз, бірақ бұл уақытты алуы мүмкін екенін ескеріңіз.
   • Бірінші хатыңызда сот ісіне қорқытпаңыз. Бұл сізге түпкілікті қажет болатын шешім болуы мүмкін, бірақ алдымен шағым хатыңызды жіберіп, жауап күтіңіз.
4. Растайтын құжаттардың көшірмелерін тіркеңіз. Оған түбіртектер, кепілдік куәліктері, сіз жіберген чектердің көшірмелері және қажет болған жағдайда фотосуреттер немесе бейнелер кіруі мүмкін. Барлық құжаттар сіздің хатыңызбен бірге болуы керек.
   • Сіз екеніне көз жеткізіңіз көшірмелер түпнұсқаларды емес, сіз қосқыңыз келетін барлық құжаттарды. Осылайша, сіз дәлелді басқа біреуге көрсетуіңіз керек болса, маңызды ақпаратты жоғалтуға болмайды.
   • Хат мәтінінде тіркемелердің нақты санын көрсеткеніңізге көз жеткізіңіз. Мысалы: «Сіз менің түпнұсқа түбіртегімнің көшірмесін, сонымен қатар шаш кептіргіштің кепілдік талонының көшірмесін және сериялық нөмір туралы ақпаратты таба аласыз.»
5. Оларға мәселені шешу үшін белгілі бір уақыт беріңіз. Ол сізге проблеманың шешілуін қалайтын нақты уақытты беруге көмектеседі. Бұл сізге тыныштық сыйлап, мәселені тез шешуге көмектеседі.
   • Уақыт шегін белгілеу сонымен қатар сіздің хатыңыздың жоғалуын немесе ұмытылуын болдырмауға көмектеседі, бұл сіздің және компанияның арасындағы келеңсіздіктер мен реніштерге әкелуі мүмкін.
   • Сіз берген уақыттың ақылға қонымды екеніне көз жеткізіңіз.Әдетте бір-екі апта жеткілікті, бірақ сіздің сұранысыңызға байланысты әр түрлі болады.
6. Хатты құрметпен аяқтаңыз. Алушыға көрсеткен көмегі үшін алғыс айтыңыз және мәселені шешу үшін сізге және қашан хабарласуға болатындығын біліңіз. Бұл олардың жұмысын едәуір жеңілдетеді, нәтижелі нәтиже күтуге мүмкіндік береді.
   • Әріпті аяқтаңыз Ізгі ниетпен немесе Сізге шын берілген (соңғысы формалды). «Сәлемдесу» сияқты формальды емес жабылу формулаларынан аулақ болыңыз.

3-тен 2-ші әдіс: Дұрыс тон мен форматты қолдану

1. Сыпайы болыңыз. Сіз ашуланған шығарсыз, мүмкін сіздікі дұрыс, бірақ дөрекілік алушыны тек қорғанысқа айналдырады. Құрметті тонмен жазыңыз және қорқыту, ашуланшақтық немесе мысқылмен пікір айтудан аулақ болыңыз. Есіңізде болсын, сіздің хатыңызды оқыған адам болған оқиғаға тікелей жауапты болмады және олар ашуланған, айыптаушыға қарағанда әлдеқайда жағымды және сыпайы, сыпайы клиентке көмектесуге дайын болады.
   • Сіз жазған компания сізге бағытталмағанын ұмытпаңыз. Көптеген компаниялар өз клиенттерін бақытты етуге мүдделі.
   • Егер сіз алушыны зиянды деп санамай, сізге көмектескісі келетін адам ретінде қарасаңыз, сіз әлдеқайда табысты боласыз.
   • Ашуланған кезде жазба. Хатыңызды жазбас бұрын тыныштықты күтіңіз. Немесе қаласаңыз, хат сіздің құлағыңыздан шыққан кезде жазыңыз, содан кейін оны жібермес бұрын бір-екі күн күтіңіз. Мүмкін, сіз шетін алу үшін заттарды қайта құрғыңыз келетін шығар.
2. Қысқаша болыңыз. Клиенттерге қызмет көрсету мамандары күніне жүздеген хаттар қабылдай алады, сондықтан сіз оқуды бастағаннан-ақ олар немен айналысатындығын нақты білуі үшін тез арада нүктеге жетуіңіз керек. Егер сіздің хатыңыз тым ұзақ немесе егжей-тегжейлі болса, оқырман оны бүкіл әлемде оқиды және ақыр соңында нақты проблема немесе қажетті шешім туралы нақты түсінікке ие болмайды.
   • Шамадан тыс бөлшектерден немесе ұзақ тирадалардан немесе монологтардан аулақ болыңыз.
   • Хатыңызды бір жағынан шектеуге тырысыңыз, немесе 200 сөзден аз.
3. Командалық құрмет. Сіздің хатыңыздағы сыйластықты сақтау дұрыс тонды белгілейді және компанияға сіздің шағымыңызға байыпты қарау керек екенін жеткізеді. Бұл, әсіресе, елеулі қаржылық зардаптарға әкелуі мүмкін неғұрлым ауыр шағымдарға қатысты.
   • Сыйластықты қамтамасыз ету тілдің сапасы, сіздің өзіңіздің құқықтарыңыз бен компанияның міндеттері туралы білуіңіз, сондай-ақ хатты кәсіби түрде ұсыну сияқты бірқатар мәселелерден тұрады.
   • Мұның бәрі сізге сенімділік береді, бұл сіздің хатыңызға жауап беруге оң әсер етуі керек.
4. Хатыңызды нақты, дұрыс етіп ұйымдастырыңыз. Жоғарыда айтылғандай, сіздің хатыңызды кәсіби деңгейде орналастыру сіздің шағымыңыздың қабылдануына оң әсер етеді, сол жақта өзіңіздің атыңызды, мекен-жайыңызды және күніңізді, содан кейін сіз жазған адамның аты-жөнін немесе лауазымын жазыңыз. компанияның мекен-жайы хат мәтінінің дәл үстінде.
   • Әрдайым хатыңызды компьютерге теріңіз, бұл оқуды жеңілдетеді және ұқыпты көрінеді. Егер сіз өзіңіздің хатыңызды қолмен жазуыңыз керек болса, сызылған сөздер мен сия дақтары жоқ, сіздің жазуларыңыздың түсінікті және түсінікті екендігіне көз жеткізіңіз.
   • Өз қолтаңбаңызды жазу үшін төменде бос орын қалдырыңыз Ізгі ниетпен немесе Сізге шын берілген қол қоюға болатын жерге. Осы бос орынға өз атыңызды анық оқылатындай етіп теріңіз.
   • Параграфтарды шамамен бірдей абзацтармен мұқият және мұқият ұйымдастырыңыз.
5. Емле мен грамматиканы тексеріңіз. Дұрыс емле мен грамматика сіздің шағымыңыздың қабылдануына кері әсерін тигізуі мүмкін. Хатты басып шығармас бұрын компьютеріңізде емле тексергішін қолданыңыз немесе оны жібермес бұрын басқа біреу оқып берсін.

3-тен 3-ші әдіс: Бақылау

1. Өткен уақытты күтіңіз. Бірінші хатта көрсетілген уақыт аяқталғанға дейін шыдамды болыңыз және ештеңе жасамаңыз. Егер бұл күн өтіп кетсе және сіз әлі ештеңе естімеген болсаңыз, хаттың келген-келмегенін тексеру үшін телефон қоңырауын немесе электрондық поштаны қадағалаңыз. Әрдайым компанияға күмәнданудың пайдасын тигізу жақсы.
   • Егер сіз әлі де сіздің хатыңызға қатысты ақпарат алмаған болсаңыз немесе сізде болғанымен, бірақ жағдай қанағаттанарлықсыз шешілмеген болса, сіз шағымыңызды жоғары дәрежелі адамға жіберу арқылы жалғастыра аласыз.
2. Командалық құрылымда жоғары қарай жұмыс жасаңыз. Егер сіз клиенттерге қызмет көрсету директорымен қарым-қатынаста сәтсіз болсаңыз, кім жоғары тұрғанын біліп, сол адамға жазыңыз. Баспалдақпен көтерілген сайын, клиенттерге қызмет көрсету өкілінен директордан директордың орынбасарына, бас директорға дейін болсын, алдыңғы деңгейдегі хат-хабарларды қосыңыз. Осылайша сіздің компаниядағы жаңа сату өкілі не болып жатқанын біледі және мәселе сот ісінсіз шешілуі мүмкін.
   • Төбеге көтерілмей, төбеге көтерілмей тұрып, тұтынушыларға қызмет көрсету бөлімінен бастағаныңыз жөн. Себебі, клиенттерге қызмет көрсету бөлімі осы шағымдарды қарау тәжірибесімен айналысады, ал бас директорға жолданған хаттар бәрібір осы бөлімге жіберілуі мүмкін.
   • Егер солай болса, клиенттерге қызмет көрсету өкілдері автоматты түрде сіздің бастарыңыздан өтуге тырысқаныңыз үшін сізді қолайсыз жағынан көре бастайды.
   • Есіңізде болсын, егер сіз бас директорға немесе бас менеджерге хат жазып жатсаңыз, онда ол нақты, нақты және жақсы жазылған болуы керек, өйткені олар оқиға туралы әлі білмейді.
3. Егер сіз сотқа шағым түсіргіңіз келсе, адвокатқа барыңыз. Ол не істеу керектігін білетін болады. Есіңізде болсын, сот ісі соңғы шара болып табылады және оны сіздің хатыңызда бірден терістеу пайда болады және өтемақы туралы талаптарды қараудан бас тартуға қауіп төндіреді. Егер олар сіздің блуфинг жасап жатқаныңызды байқаса, бұл сіз үшін жағымсыз болуы мүмкін.

Кеңестер

• Жазбас бұрын, сәл уақыт бөліп, не болғанын ойлаңыз. Сіз бәрін ойластырып, нені қалайтыныңызды және оны қалай сұрағыңыз келетінін білгенде, сіз өз хатыңызды жазуға дайын боласыз.
• Атыңыздың, мекен-жайыңыздың, электрондық поштаңыздың және телефоныңыздың (үй, жұмыс және мүмкін болса ұялы телефон) хатыңызда екеніне көз жеткізіңіз. Сондай-ақ, оқырман туралы егжей-тегжейлі сұраңыз, сонда сіз де шағымыңыз бойынша кез-келген ілгерілеуден хабардар бола аласыз.
• Қайта оқып, бәрінің шын, шынайы және тексерілетіндігіне көз жеткізіңіз.
• Ант етпе. Есіңізде болсын, сіз өтемақы немесе шешім алғыңыз келеді, және оқырманыңызды ренжіту бұған ықпал етпейді. Егер сіз анағұрлым күшті тіл қолданғыңыз келсе, пассивті дауыстан аулақ болыңыз және тікелей және сипаттайтын сөздерді қолданыңыз. Мүмкін сіз болған шығарсыз шок немесе тіпті киіз жиіркеніш, қарапайым сөздерден гөрі күшті сөздер көңілі қалған.
• Шағымыңызды жазбаша түрде жіберу компанияға электрондық пошта, факс немесе өз блогында немесе веб-сайтында түсініктеме жіберуден гөрі күшті әсер етеді. Көптеген компаниялар ресми жазбаша шағымдарды басымдықпен қарастырады.
• Егер сіз нақты бір адамға шағымдану үшін жазып жатсаңыз, хатыңызды олардың кемшіліктерімен шектеңіз және жалпы ұйымға шағымданбаңыз. Егер сіз компания саясатына шағымдану үшін жазсаңыз, тыңдаушыны немесе саясатты қорламаңыз. Тек өзіңіздің проблемаңызды және оны қалай шешуді қалайтыныңызды айтыңыз.
• Куәлардың мәлімдемелерін антпен жібермеңіз. Шындығында, егер сіз сотқа жүгінемін деп ойласаңыз, онда сіз айғақтарды ғана емес, оның атын да жасырғыңыз келуі мүмкін. Сондай-ақ, сотқа бару арзан емес екенін ұмытпаңыз. Көп жағдайда бейресми түрде немесе көп жағдайда даулар жөніндегі комитет арқылы келісімге келген дұрыс.
• Шағымдарды жіберуге және басқалардың дәл сол компаниямен осындай жағдайға тап болғанын көруге болатын тұтынушылық веб-сайттар бар.
• Барлық хат-хабарлардың көшірмелерін және сіздің хаттарыңыздың жіберілген күндерін сақтаңыз.

Ескертулер

• Физикалық зорлық-зомбылық, мүлікті жою немесе денсаулығына немесе қауіпсіздігіне қол сұғу қаупі бар хат жазу заңсыз болып табылады. Қауіп-қатер қорқыту деп түсіндірілуі мүмкін және сот ісін жүргізуге негіз бола алады, айыппұл төлеуге немесе тіпті бас бостандығынан айыруға жатады. Өзіңізге жақсылық жасаңыз және қатерлер туралы ұмытыңыз. Оларды қағазға салмаңыз немесе жібермеңіз!