Мазмұны

• Басу үшін
• 2-ден 1-бөлім: Іскери хат құрастыру
• 2-ден 2-бөлім: Іскерлік хат жазу
• Кеңестер

Кәсіппен айналысқанда, сіз өзіңіздің клиенттеріңізге хат жазуға тура келетін шығарсыз. Сізге оларға жаңа іс-шаралар немесе арнайы ұсыныстар туралы айтуыңыз қажет болуы мүмкін, немесе сіздің бизнесіңіз атынан шағымы бар тұтынушыға жауап беруіңіз керек болуы мүмкін. Хаттың себебі қандай болмасын, әрқашан кәсіби тонды қолданыңыз.

Басу үшін

2-ден 1-бөлім: Іскери хат құрастыру

1. Кәсіби бланкіні қолданыңыз. Іскери хат сіздің компанияңызды білдіреді. Сондықтан ол ерекше болып көрінуі және сапалы болуы керек. Онда компанияның логотипі немесе бренді болуы керек.
   • Microsoft Word-та макеттерімен бланк жасауға болады. Бланкта бар логотипті немесе брендті қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
2. Мәтінді өңдеу бағдарламасын ашыңыз. Сіз әрқашан компьютерде іскери хат жасауыңыз керек.
   • Жаңа құжат жасаңыз және құжат шеттерін 1 дюймге қойыңыз.
   • Times New Roman, Джорджия немесе Ариэль сияқты серифтік қаріпті қолданыңыз. Қаріптің өлшемін 12-ден үлкен емес, бірақ 10-нан кіші емес етіп қолданғаныңызға көз жеткізіңіз, бұл әріп қате немесе өлшемі дұрыс емес болғандықтан оны оқу қиын болмауы керек.
   • Бір аралықты қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
3. Блок пішінін қолданыңыз. Блок формасы - іскери хаттардың ең кең тараған форматы. Бұл сонымен бірге жұмыс істеу оңай. Әрбір тақырып сол жақ жиекке қарсы тұруы керек және әр тақырыптан кейін бос орын қалады. Жоғарыдан төмен қарай сіздің іскери хатыңызда келесі тақырыптар болуы керек:
   • Ағымдағы күн немесе сіз хат жіберетін күн. Күн маңызды, өйткені ол сіздің және адресаттың жазбаларында қолданыла алады. Содан кейін оны заңды түрде қолдануға болады. Сондықтан күннің дұрыс екеніне көз жеткізіңіз.
   • Жіберушінің мекен-жайы. Бұл сіздің мекен-жайыңыз, стандартты форматта форматталған. Егер сіздің мекен-жайыңыз бланкіде болса, сіз бұл қадамды өткізіп жібере аласыз.
   • Алушының мекен-жайы. Бұл сіз хат жазып отырған адамның аты-жөні мен мекен-жайынан тұрады. Мырзаны / ханымды пайдалану міндетті емес. Мәселен, мысалы, Нина де Фризге хат жазсаңыз, сіз Mevrouw бөлігін тастап кете аласыз.
   • Кіріспе. Бұл «Құрметті де Фриз ханым» немесе «Құрметті Нина де Фриз» болуы мүмкін. Егер сіз хатты кім оқитынын білмесеңіз, «Құрметті мырза немесе ханым» қолданыңыз. Сіз сондай-ақ «L.S.» -ді қолдана аласыз, бірақ сіздің хатыңызды кім оқитыны туралы түсінік болмаса ғана, соңғы шара ретінде қолдануға болады.
   • Хаттың негізгі бөлігі. Біз осы мақалада кейінірек осыған тоқталамыз.
   • Хаттың жабылуы, қолымен. Бұл «шын жүректен» немесе «шын жүректен» болуы мүмкін.

2-ден 2-бөлім: Іскерлік хат жазу

1. Мақсатты аудиторияңыздың кім екенін анықтаңыз. Хаттың үні сіздің мақсатты аудиторияңызға қарамастан әрдайым кәсіби болуы керек. Сізге тілді немесе алушыға байланысты сөз таңдауды өзгерту керек болуы мүмкін. Егер сіз басқа компанияның кадр жұмысы бөліміне хат жазсаңыз, сіз өз тіліңізде ресми түрде сөйлеуіңіз керек. Егер сіз белгілі бір клиентке хат жазып жатсаңыз, сіз кездейсоқ немесе кездейсоқ тілдерді қолдана аласыз.
   • Мақсатты топты анықтау сіздің мақсатты топқа қатысты түсінікті болуыңызды білдіреді. Оқырманыңыз түсінбейтін терминологияны қолданудан аулақ болыңыз. Мысалы, тапсырыс беруші сіздің компанияңыздың ғарыштық бағдарламасында қолданылатын қысқартуларды білмейтін шығар, сондықтан хатта көрсетілгендерді қолданбаңыз.
   • Жақсы іскерлік хат жазудың алтын ережесі - анық, нақты және сыпайы болу.
2. Бірінші сөйлемдегі әріптің мақсатын көрсетіңіз. Хаттың мақсатын қарастырыңыз. Бұл сіздің клиенттеріңізге жаңа орналасқан жеріңіз туралы хабарлау ма? Бұл клиентке төленбеген шот немесе өтелмеген қалдық туралы еске салу ма? Немесе клиенттің шағымына жауап беру үшін бе? Осы мақсатты ескере отырып, оқырманға хаттың не туралы екенін бірден білуге ​​мүмкіндік беретін алғашқы сөйлемге жоба жасаңыз. Хаттың мақсаты туралы түсініксіз болмаңыз. Тікелей болыңыз.
   • Егер сіз бизнес иесі ретінде өз пікіріңізді білдіргіңіз келсе, «Менен» бастаңыз. Компания немесе ұйым атынан жазу кезінде «Біз» дегенді қолданыңыз.
   • Тікелей мәлімдемеге назар аударыңыз, мысалы: «Осы хатпен біз сізге хабарлағымыз келеді» немесе «Осы хатпен біз сізден сұрағымыз келеді». Сондай-ақ, сіз хатты кәсіп иесі ретінде жазып жатсаңыз, «Мен» мәлімдемесін қолдануға болады. Мысалы: «Мен сізге байланысты болып жатырмын» немесе «Мен жақында мұны естідім ... және ... туралы көбірек білгім келеді».
   • Мысалы, егер сіз (кәсіп иесі ретінде) Нина де Фризге өткен айдағы төленбеген шот туралы хат жазсаңыз, келесіден бастауға болады: «Мен сізбен осы хат арқылы байланысып жатырмын, себебі сіздің шотыңызда 2015 жылдың наурыз айынан бергі төлем қалды. . «
   • Немесе, бір компанияның қызметкері ретінде, егер сіз компанияның ғарыштық бағдарламасы туралы тапсырыс берушінің шағымына жауап берсеңіз, хатты «Біз сіздің Марсқа ғарыштық бағдарламамызға қатысты шағымыңызды алдық» деп бастауға болады.
   • Мүмкін сіз хатты клиентке конкурста жеңіп алғанын немесе оқу курсынан орын алғанын хабарлау үшін жазасыз. «Мен сізге хабарлауға қуаныштымын ...» немесе «Біз сізге бұл туралы хабарлаймыз ...» сияқты сөйлемнен бастаңыз.
   • Егер сізге жағымсыз жаңалықтар жеткізуге тура келсе, «Сізге хабарлағанымызға кешірім сұраймыз ...» немесе «Мұқият ойластырып, мен ... емес деп шештім ...» сияқты сөйлемнен бастаңыз.
3. Пассив дауыстың орнына белсенді дауысты қолданыңыз. Жалпы тілде біз пассивті форманы жиі қолданамыз. Бірақ енжар ​​форма жазғаныңызды жалықтырады және шатастырады. Белсенді форма іскери хатта әлдеқайда тиімді, өйткені ол әлдеқайда талапшыл үнді белгілейді.
   • Пассивті форманың мысалы, мысалы: «Сізге қандай нақты шағымдарды шеше аламын?» Сөйлемнің тақырыбы, тапсырыс беруші («сіз») басында емес, сөйлемнің соңында орналасқан сөйлемнің.
   • Белсенді форманың мысалы ретінде, мысалы: «Сіздің шағымдарыңызды шешу үшін не істей аламын?» Белсенді формадағы сөйлемнің бұл нұсқасы оқырманға түсінікті және түсінікті болады.
   • Пассивті форманы қолдану қателікке немесе күмәнді жағдайға назар аудармай өз хабарламаңызды жеткізудің тамаша тәсілі болуы мүмкін. Бірақ мұны тек содан кейін ғана қолданыңыз. Жалпы, іскери хаттарда белсенді форма әлдеқайда тиімді.
4. Қажет болса, алдыңғы оқиғаны немесе оқырманмен сөйлесуді көрсетіңіз. Сіз осы айдың басында Нина де Фризге хабарласып, оның төленбеген шоты туралы ескерту жасаған боларсыз. Мүмкін, өткен айда өткен конференцияда клиент ғарыш бағдарламасына көңілі толмайтынын білдірді. Егер сіз оқырманмен араласқан болсаңыз, мұны мойындаңыз. Бұл оқырманға сіздің бұрынғы байланысыңызды еске түсіреді және іскери хатты жедел әрі маңызды етіп көрсетеді.
   • «Сіздің төленбеген шотыңыз туралы менің хатымнан» немесе «Наурызда төлегеніңіз үшін рақмет» сияқты сөз тіркестерін қолданыңыз. Немесе «Мамыр конференциясында ғарыштық бағдарламаға қатысты сіздің позицияңызды есту өте пайдалы болды».
5. Сұраныс жасаңыз немесе көмек ұсыныңыз. Оқырманмен сыпайы өтініш жасау арқылы немесе ынтымақтастық қарым-қатынас түрінде көмек көрсету арқылы жағымды үн орнатыңыз.
   • Сіз клиенттен шотты төлеуді сұрайтын кәсіп иесі екеніңізді айтыңыз. «Егер сіз төленбеген төлемді тезірек өтесеңіз, мен сізге ризамын» деген сөз тіркесін қолданыңыз.
   • Сіз өзіңіздің компанияңыздың атынан жазып отырсыз деп айтыңыз. Мына сөйлемді қолданыңыз: «Біз сіздермен және біздің кадрлар бөлімінің қызметкерімен жүзбе-жүз кездесу ұйымдастыруға қуаныштымыз».
   • Сіз сондай-ақ оқырмандарыңызда туындаған сұрақтарға немесе сұрақтарға жауап беруді ұсына аласыз. «Сіздің аккаунтыңызға қатысты кез-келген сұрақтарыңызға немесе сұрақтарыңызға жауап беруге қуаныштымын» немесе «Сізге бағдарлама туралы толығырақ ақпарат бергіңіз келе ме?» Сияқты сөйлемді қолданыңыз.
6. Хатты жабыңыз. Өзіңіз үшін де, оқырман үшін де әрекетке шақыру қосыңыз. Бұл белгілі бір күнге дейін төлем туралы өтініш немесе оқырманмен ресми кездесуді тағайындау туралы жазба болуы мүмкін.
   • Болашақта адресатқа сөйлейтін сөйлемді қосыңыз. «Мен сізді келесі аптадағы бюджет жиналысында күтемін.» Немесе «мен штабқа барған кезде сіздермен осы туралы талқылауды асыға күтемін».
   • Хатыңызға қосқыңыз келетін құжаттарға назар аударыңыз. «Қосымшаларда сіз көрнекі шот-фактураны табасыз» немесе «Сізге ғарыш бағдарламасының көшірмесін табасыз» сияқты сөйлемді қосыңыз.
   • Хатты қорытынды сөйлеммен аяқтаңыз. Тұтынушыларға немесе клиенттерге «шын жүректен» қолданыңыз.
   • Сізге таныс емес адамдарға ресми хаттарда «шын жүректен» қолданыңыз.
   • Жақсы білетін немесе жұмыс істейтін адамға хат жазған кезде ғана «Ізгі тілектер» немесе «Ізгі тілектер» сөздерін қолданыңыз.
7. Хатты қайтадан оқып шығыңыз. Егер сіздің хатыңыз орфографиялық қателерге толы болса, сіздің барлық дәл форматтауыңыз бен сөздеріңіз бекер болады!
   • Пассивті форманың кез-келген қолданысына назар аударыңыз және сөйлемді белсенді түрге ауыстыруға тырысыңыз.
   • Кез келген ұзақ, түсініксіз және күрделі сөйлемдерге назар аударыңыз. Іскери хатта әдетте көбінесе аз болады, сондықтан мүмкіндігінше сөйлемдеріңіздің ұзақтығын қысқартыңыз.

Кеңестер

• Әріпті басып шығарған кезде A4 бос орнын пайдаланыңыз. Хат жіберген кезде оны үштен екіге бүктеп, стандартты конвертте жіберіңіз.