Мазмұны

• Қадамдар
• Кеңестер

Сізге үлкен тапсырмалар тізімін алатын конференцияны ұйымдастыру бойынша маңызды тапсырма берілді. Конференция өтетін орын, қонақтар тізімі, материалдар, технологиялар, тіпті ойлануға және жоспарлауға болатын тағамдар бар. Егер сіз бастығыңыздың сізге деген сеніміне өкіне бастасаңыз, оны алыңыз, дем алыңыз және конференцияны қалай ұйымдастыру керектігін білетін барлық дағдыларыңыз бар екенін біліңіз.

Қадамдар

1. 1 Мақсаттарыңыз бен күн тәртібіңізді жазыңыз. Сіз бұл конференцияда қандай нәтижеге қол жеткізгіңіз келетінін нақты білуіңіз керек, себебі бұл сіздің қалған шешімдеріңізді анықтайды. Келесі стресті жеңілдету үшін конференцияны ұйымдастырудың кез келген басқа әрекетін бастамас бұрын, сіз не және кіммен сөйлескіңіз келетінін біліңіз.
2. 2 Бюджетті дамытыңыз. Сіз қанша ақша жұмсау керектігін анықтамайынша, содан кейін конференцияны өткізу орны, материалдар мен баяндамашылардың ақысы сияқты тапсырманы бөліп алғанша ештеңе істеуге болмайды.Бюджетті сақтаңыз, егер сіз жауапкершілікті аутсорсингке берсеңіз, сіздің көмекшілеріңіз де ақшалай шектеулерді ұстанатынына көз жеткізіңіз.
3. 3 Конференция өтетін орынды таңдаңыз. Орын іздеген кезде қатысушылардың санын, орналасу ыңғайлығын, тұрақ пен қоғамдық көлікке, әуежай мен қонақүйге жақындықты ескеріңіз. Сіздің конференция өткізу орнын табудағы мақсатыңыз - қатысушылар үшін конференцияны мүмкіндігінше жеңілдету.
4. 4 Мәзірді анықтаңыз. Сіз конференцияны ұйымдастырған кезде, қатысушылар күні бойы жақсы тамақсыз отырғысы келмейтінін есте ұстауыңыз керек, ал көпшілігі жақын маңда не бар екенін білмейді. Сіз таңғы ас, түскі ас және тағамдар дайындау үшін қоғамдық тамақтандыру қызметін жалдайсыз ба, әлде сіз таңдаған конференция өтетін орын қатысушыларға тамақтануды қамтамасыз ете ме, соны қарастырыңыз.
5. 5 Конференция өтетін орын қызметкерлерінің қолдауын алыңыз. Егер сіз конференциялар өткізу үшін әйгілі орынды таңдасаңыз, онда бұл баға жетпес ресурсты пайдаланыңыз. Бұл қызметкерлер күн сайын жасайды және кез келген сұрақтарға немесе мәселелерге жауап бере алады және қажет болған жағдайда кеңес береді.
6. 6 Репетицияны талап етіңіз. Конференцияға барлық дайындықтарды аяқтағаннан кейін, ешнәрсе қалдырмаңыз және конференция басталғалы жатса, қалған қатысушылармен бірге болыңыз. Конференцияға және қызметкерлер жиналысының орнына бір күн бұрын келіңіз, бәрі орнында екеніне көз жеткізіңіз және соңғы бөлшектерге назар аударыңыз.

Кеңестер

• Подиум, теледидар, үлкен экрандар немесе компьютерлер сияқты олардың спектакльдеріне қандай да бір қосымша жабдық қажет болса, баяндамашылардан алдын ала сұраңыз.
• Мәзір дайындау кезінде сіздің конференцияға қатысушылардың кез -келгенінде диетаға арнайы талаптар бар -жоғын біліңіз.
• Өткізілетін орындардың бағасын салыстыра отырып, тамақ, су, сусындардың бағасы туралы сұраңыз. Олар өте қымбат болуы мүмкін.
• Бөлмені құру кезінде конференцияның мақсатын қарастырыңыз: отыратын аудиторияға немесе жазбалар алуға арналған отыратын орындары мен үстелдері бар бөлмені қамтамасыз етіңіз.