Мазмұны

• Басу үшін
• 3-тен 1-бөлім: SOP-ны орнату
• 3-тен 2-бөлім: SOP-ті жазу
• 3-тен 3-бөлім: сәттілік пен дәлдікті қамтамасыз ету
• Кеңестер

Стандартты операциялық процедура (SOP) тапсырманы кезең-кезеңімен орындау туралы ақпаратты қамтиды. Қолданыстағы SOP тек өзгертілуі және жаңартылуы керек, бірақ сіз оны толығымен орнатуға тура келетін жағдайға тап болуыңыз мүмкін.

Басу үшін

3-тен 1-бөлім: SOP-ны орнату

1. Пішімін таңдаңыз. SOP жазудың дұрыс және бұрыс тәсілі жоқ. Бірақ сіздің компанияңызда қажетті қондырғы туралы түсінік алу үшін қарауға болатын бірнеше SOP бар шығар. Мысал ретінде қолданыстағы SOP-тарды қолданыңыз - егер бар болса -. Егер жоқ болса, сізде бірнеше нұсқа бар:
   • Қарапайым қадамдармен орнату. Бұл қысқа, мүмкін болатын нәтиже бермейтін және ақылға қонымды процедураларға жақсы. Шындығында, қажетті құжаттама мен қауіпсіздік техникасынан тыс, бұл жай сөйлемдермен оқырманға не істеу керектігін айтып, тек тізбектен басқа ештеңе емес.
   • Иерархиялық қадамдармен орнату. Бұл шешім қабылдауды, нақтылауды және терминологияны түсіндіруді талап ететін оннан астам қадаммен - ұзақ процедуралар үшін жақсы жұмыс істейді. Әдетте бұл белгілі бір ретпен негізгі қадамдар мен олардың ішкі қадамдарының тізімі.
   • Ағындық диаграммалармен орнату. Егер процедура картаға көбірек ұқсайтын болса, оның нәтижелері әртүрлі болса, блок-схема ең жақсы шешім болып табылады. Нәтижелерді дұрыс болжау мүмкін болмаған кезде сіз осы қондырғыны таңдауыңыз керек.
2. Өз аудиторияңыз туралы ойланыңыз. SOP жазбас бұрын үш маңызды нәрсені ескеру қажет:
   • Сіздің аудиторияңыз не біледі? Сіздің жұртшылық ұйыммен және оның рәсімдерімен таныс па? Олар терминологияны біледі ме? Сіз қолданатын тіл оқырманның білімі мен қосқан үлесіне сәйкес келуі керек.
   • Аудиторияның тілдік қабілеттері. Сіздің SOP «» оқитын болса, сіздің тіліңізде сөйлемейтін адамдар болуы мүмкін бе? Олай болса, суреттерді субтитрлер мен схемалармен қосқан жөн.
   • Аудиторияңыздың саны. Егер сіздің SOP-ті көптеген адамдар (әр түрлі рөлдерде) бір уақытта оқыса, онда сіз құжатты пьесадағы диалог ретінде орнатыңыз: 1-пайдаланушы бірдеңе жасайды, содан кейін 2-пайдаланушы және т.б. Осылайша, кез-келген қолданушы өзінің қалай жұмыс істейтінін білетін тегіс машинада.
3. «Сіздің» біліміңіз туралы ойланыңыз. Төменгі жол: сіз мұны жазатын дұрыс адамсыз ба? Мұның не туралы екенін түсіндіңіз бе? Бұл қалай дұрыс болмауы мүмкін? Бұл қалай қауіпсіз болуы керек? Олай болмаса, жұмысты басқа біреуге тапсырғаныңыз абзал. Нашар жазылған немесе нашар, қате жазылған - SOP өнімділіктің төмендеуіне және ұйымдастырушылық сәтсіздікке әкеліп қана қоймайды, сонымен қатар қауіпті болуы мүмкін және сіздің тобыңыздан бастап қоршаған ортаға әсер етуі мүмкін. Бір сөзбен айтқанда, бұл сіз алғыңыз келетін тәуекел емес.
   • Егер сіз өзіңізді аяқтаймын деп санайтын жоба болса, процедурамен күн сайын айналысатындардан көмек сұраудан қорықпаңыз. Сұхбат жүргізу SOP құру процесінің кең таралған бөлігі болып табылады.
4. Қысқа немесе ұзақ SOP арасында таңдаңыз. Егер сіз хаттаманы, терминологияны және т.б. білетін адамдар тобына SOP жазып немесе жаңартып отырсаңыз және бақылау тізімі сияқты қысқа әрі нақты SOP алғыңыз келсе, оны қысқаша сақтай аласыз.
   • Жалпы мақсаттан және басқа да маңызды ақпараттан (күн, автор, жеке куәлік нөмірі және т.б.) ғана емес, ол тек қадамдар тізімін қамтиды. Егер қосымша мәліметтер немесе түсініктемелер қажет болмаса, бұл жеткілікті.
5. SOP мақсатын есте сақтаңыз. Сіз өзіңіздің ұйымыңызда бірнеше рет қайталанатын процедурамен айналысатыныңыз анық. Бірақ бұл SOP құнды болуының нақты себебі бар ма? Онда қауіпсіздікке баса назар аудару керек пе? Сәйкестік шаралары? Ол жаттығу үшін пайдаланыла ма немесе күнделікті ма? Сіздің SOP командаңыздың жетістігі үшін қажет болатын бірнеше себептер:
   • Сәйкестік стандарттарын сақтауды қамтамасыз ету үшін
   • Өндіріске қажеттілікті барынша арттыру үшін
   • процедураның қоршаған ортаға кері әсерін тигізбеуін қамтамасыз ету
   • Қауіпсіздікті қамтамасыз ету үшін
   • Барлығы кестеге сәйкес жүретініне көз жеткізу үшін
   • Өндірістегі ақауларды болдырмау үшін
   • Оқу құжаты ретінде пайдалану үшін
     • SOP-де нені баса көрсету керектігін білу құжаттың сол нүктелер бойынша құрылымын жеңілдетеді. Сіздің SOP қаншалықты маңызды екенін білу оңайырақ.

3-тен 2-бөлім: SOP-ті жазу

1. Қажетті материалға сипаттама беріңіз. Техникалық SOP, әдетте, процедураның өзіне қосымша, төрт элементтен тұрады:
   • Титулдық бет. Оған 1) рәсімнің тақырыбы, 2) СО сәйкестендіру нөмірі, 3) шығарылған немесе өзгертілген күн, 4) СОП жататын компанияның, бөлімшенің немесе бөлімнің атауы және 5) қолдар СОП дайындаған және мақұлдаған адамдар. Сіз бұл парақты қалағаныңызша орната аласыз, егер ақпарат анық болса.
   • Көрсеткіш. Бұл сіздің SOP ұзақ болғанда ғана қажет, сонда сіз оны оңай іздей аласыз. Қарапайым стандартты қондырғы - бұл сізге қажет нәрсе.
   • Сапа мен сапаны бақылау. Егер оны тексеру мүмкін болмаса, процедура жақсы болмайды. Оқырман қалаған нәтижеге қол жеткізгендігін тексеруі үшін қажетті материалдар мен мәліметтердің бар екеніне көз жеткізіңіз. Бұл, мысалы, бағалау мысалдары сияқты басқа құжаттар түрінде болуы мүмкін.
   • Анықтама. Сізде барлық келтірілген немесе келтірілген анықтамалықтардың тізімі бар екеніне көз жеткізіңіз. Басқа SOP-қа сілтеме жасағанда, қосымшада қажетті ақпараттың болуын қадағалаңыз.
     • Мүмкін сіздің ұйымыңыз бұдан басқа хаттамаларды қолдануы мүмкін. Егер сіз бұрыннан бар SOP-қа сілтеме жасай алсаңыз, осы құрылымды жіберіп, бар нәрсеге сүйеніңіз.
2. Процедураның өзінде келесілерді ұстанғаныңызға көз жеткізіңіз:
   • Қолдану аясы және қолдану мүмкіндігі. Басқаша айтқанда, процестің мақсатын, оның шекарасын сипаттаңыз, сонымен бірге ол қалай қолданылатындығын сипаттаңыз. Стандарттарды, ережелерді, рөлдер мен жауапкершіліктерді, кіріс пен нәтижені қосыңыз.
   • Әдістеме және рәсімдер. Бұл сүйектердегі ет - барлық егжей-тегжейлі, соның ішінде қажетті бөлшектерді және барлық қажетті құралдарды тізімдеңіз. Келесі процедуралар мен шешім қабылдау факторларын қосыңыз.«Егер ... егер» тармақтарын анықтасаңыз және кез келген ықтимал бұзушылықтар немесе қауіпсіздікке қатысты мәселелер туындаса.
   • Терминологияны нақтылау. Жалпы тілде жоқ қысқартулар мен сөз тіркестерін анықтаңыз.
   • Денсаулық және қауіпсіздік техникасы туралы ескертулер. Оларды бөлек тарауға келтіріңіз, сонымен қатар олар қатысты қадамдардың жанына келтіріңіз. Бұл заттарды ұсақ-түйек етпеңіз.
   • Жабдықтар мен материалдар. Қажетті және қандай жабдықты немесе жабдықтың стандарттарын қашан және қай жерден таба алатындығыңызды көрсетіңіз.
   • Ескертулер мен мәселелер. Сонымен проблемалар бөлімі. Қате болуы мүмкін кез-келген нәрсе туралы сөйлесіңіз, нені іздеу керек және соңғы, мінсіз өнім үшін қандай проблемалар болуы мүмкін.
     • Әрбір тақырыпқа жеке тарау беріңіз (әдетте нөмірленген), сіздің SOP тым лингвистикалық және түсініксіз болып қалмас үшін және заттар қол жетімді болуы үшін.
     • Бұл толық тізім емес; бұл процедуралық айсбергтің бір шеті ғана. Сіздің ұйым басқа аспектілерге назар аударуды қажет ететінін көрсете алады.
3. Жазбаларыңызды қысқаша және оңай оқыңыз. Мүмкін, сіздің аудиторияңыз оларды ермек үшін оқымайды. Қысқа және тәтті етіп жазыңыз - әйтпесе сіз назарыңызды жоғалтасыз, әйтпесе олар құжатты қабылдау қиын және түсінуге қиын болады. Сөйлемдерді мүмкіндігінше қысқа ұстаңыз.
   • Міне, біреу жаман мысал: Қолданар алдында ауа кіретін жерлердегі барлық шаңдарды алып тастаңыз.
   • Міне, біреу жақсы мысал «: Қолданар алдында ауа кіретін шаңдардың барлығын шаңсорғышпен тазалаңыз.
   • Жалпы, «сіз» туралы айтпаңыз. Бұл өзі туралы айтады. Белсенді сөйлеп, сөйлемдеріңізді бұйрықпен бастаңыз.
4. Қажет болса, процеске қатысқан қызметкерлерден жұмысты қалай орындайтыны туралы сұраңыз. Соңғы нәрсе - мағынасы жоқ SOP жазу. Сіз өзіңіздің командаңыздың қауіпсіздігіне, тиімділігі мен уақытына қауіп төндіресіз және қолданыстағы процедураларды ескермейсіз - сіздің әріптестеріңіз сізге ризашылық білдірмейді. Қажет болса, сұрақтар қойыңыз! Мұны дұрыс жасау керек!
   • Егер түсініксіз болса, әртүрлі адамдардан барлық рөлдер мен жауапкершіліктерді сезінуін сұраңыз. Команданың бір мүшесі SOP ұстанбауы мүмкін, ал екіншісі тек кейбір әрекеттерге қатысуы мүмкін.
5. Мәтіннің үлкен бөліктерін сызбалармен және схемалармен бөліктерге бөліңіз. Егер сіз әсіресе күрделі бір-екі қадаммен айналысатын болсаңыз, оны диаграмма немесе диаграмма арқылы оқырмандарыңызға жеңілдете аласыз. Оқу оңайырақ болады және бұл ақыл-ойға бәрін түсінуге тырысудан бас тартуға мүмкіндік береді. Сізге ол толық және жақсы жазылған болып көрінеді.
   • Оларды дәмдеу үшін немесе SOP-ны әсерлі ету үшін қолданбаңыз; мұны мағынасы болған жағдайда немесе тілдік тосқауылды жеңуге тырысқанда ғана жасаңыз.
6. Әр парақтың дұрыс кодталғанына көз жеткізіңіз. Сіздің SOP сөзсіз көптеген SOP бірі болып табылады. Сол себепті сіздің ұйымыңыз белгілі бір индекстеу жүйесі негізінде барлығы сақталатын мәліметтер қорын сақтауы керек. Сіздің SOP индекстеудің бөлігі болып табылады, сондықтан оны алу үшін кодтаудың кейбір түрлері қажет. Сондықтан оны нақты айту керек.
   • Әр бетте қысқа тақырып немесе жеке куәлік нөмірі, күні мен парақтың нөмірі болуы керек. Сізге ескертулер қажет болуы мүмкін; бұл сіздің ұйымыңыздың осыған байланысты саясатына байланысты.

3-тен 3-бөлім: сәттілік пен дәлдікті қамтамасыз ету

1. Процедураны тексеріңіз. Егер сіз өзіңіздің процедураңызды тексергіңіз келмесе, сіз оны жеткіліксіз жазған боларсыз. Процесті «шектеулі түсінетін» адамнан (немесе қарапайым оқырманның біреуінен) сіздің SOP пайдалануыңызды және оны басшылыққа алуыңызды сұраңыз. Олар қандай проблемаларға тап болады? Егер бар болса, сіз оларды шешіп, қажетті түзетулер енгізуіңіз керек.
   • SOP-ны бірнеше адам тексерген дұрыс. Әр түрлі адамдар әртүрлі нәрселерге тап болады, бұл сізге көптеген (үмітпен пайдалы) жауаптар береді.
   • Процедураны ешқашан жасамаған адам тексергеніне көз жеткізіңіз. Алдын-ала білетін біреу сіздің жұмысыңызға бірінші кезекте емес, алға ұмтылуға ұмтылады, сонда ол белгі қалдырады.
2. SOP процедураны нақты жасайтындармен бағалансын. Бұл түбінде маңызды емес шын сіздің басшыларыңыз SOP туралы не ойлайды. Бұл жердегілер туралы шын мәнінде ынтымақтастық керек. Сондықтан оны жоғарыдағы бастықтарға жібермес бұрын, жұмысты істейтіндерге немесе істейтіндерге өз қаламыңыздың жемісін көрсетіңіз. Нені табыңыз ол оның?
   • Оларды тарту және оларды процестің бір бөлігі ету арқылы олар бұл SOP-ны қабылдауы ықтимал. Олардың керемет идеялары бар екені сөзсіз!
3. Кеңесіңізді және сапаны бақылау бөлімінде сіздің SOP тексеріңіз. Топ жақсы болғаннан кейін, сіз оны кеңесшілеріңізге жібере аласыз. Олар шығарманың өзі туралы азырақ айтуы мүмкін, бірақ қондырғының дұрыс екендігі туралы, егер сіз бірдеңе ұмытып қалсаңыз, сізге бәрін ресми және жүйенің бір бөлігін қалай жасауға болатындығын білуге ​​мүмкіндік береді.
   • Құжаттарды мақұлдау үшін ресми маршруттау жүйелерін пайдаланыңыз, осылайша мақұлдау беру процесі дұрыс аяқталғанына сенімді бола аласыз. Бұл әр ұйымнан ерекшеленеді. Сіз тек әркімнің өз пікірін айтқанына және барлық ережелердің сақталғанына көз жеткізгіңіз келеді.
   • Төменде қолтаңбалар болуы керек. Енді компаниялардың көпшілігі электронды қолтаңбамен қиындық көрмейді.
4. Бекітілгеннен кейін SOP қолдануды бастаңыз. Мүмкін сізге алдымен қызметкерлерді оқытуды ұйымдастыру қажет болуы мүмкін, бірақ бұл сіздің қағазыңыз дәретханаға ілулі тұрғанын білдіруі мүмкін. Мүмкіндігінше болыңыз, сіздің жұмысыңыздың пайдаланылғанына көз жеткізіңіз! Сіз мұны жасадыңыз. Аздап танылатын уақыт!
   • Сіздің SOP жаңарғанына көз жеткізіңіз. Егер бұл енді болмаса, дереу жаңартуды ұйымдастырыңыз, жаңартулардың мақұлданғанын және құжатталғанын тексеріп, SOP қайта жіберіңіз. Сіздің командаңыздың қауіпсіздігі, өнімділігі және табысы осыған байланысты.

Кеңестер

• Қадамдарды түсіндіру үшін жай голланд тілін қолданыңыз.
• Мүмкіндігінше мүдделі тараптарды тартуды ұмытпаңыз, сонда жазбаша процесс нақты процеске сәйкес келеді.
• SOP ескі нұсқасының бар-жоғын тексеріңіз. Мүмкін сіз өзіңізді бірнеше жылдам түзетулермен шектей аласыз. Оларды да дұрыс құжаттағаныңызға көз жеткізіңіз!
• Әрбір жаңа нұсқасында құжат тарихы болуы керек.
• Оқырман процесті дұрыс қадағалай алатындай етіп, схемалар мен кескіндерді қолданыңыз.
• Айқындыққа назар аударыңыз. Бірнеше түсіндіру мүмкін емес екеніне көз жеткізіңіз. Онымен таныс емес адамға процедураны көрсетіп, одан не ойлайтынын сұраңыз: сіз әлі де тосын сыйларға тап болуыңыз мүмкін.
• Сіз құжатыңызды мақұлдамас бұрын тексеріп алыңыз.