Мазмұны

• Басу үшін
• 2-нің 1-бөлімі: қандай есеп жазу керектігін шешіңіз
• 2-нің 2-бөлімі: Іскери есеп жазу

Іскери есептер - қазіргі іскерлік әлемдегі ең тиімді байланыс құралдарының бірі. Іскери есеп берудің бірнеше мақсаты бар, ал компаниялар немесе жеке тұлғалар оны маңызды шешімдер қабылдау үшін қолдана алады. Іскери есепті тиімді жазу үшін алдымен оның не екенін және оны қалай қолдануға болатындығын түсінуіңіз керек.

Басу үшін

2-нің 1-бөлімі: қандай есеп жазу керектігін шешіңіз

1. Идея ұсыну. Идеяны ұсынған есеп ұсыным есебі / кеңес беру есебі деп аталады. Сіз бұл есептерді басшылыққа немесе басқа маңызды шешім қабылдаушыларға кеңес беру үшін пайдалана аласыз. Бұл есепте қысқаша мазмұны мен мазмұны болады. Түйіндеме сіздің кеңесіңізге баса назар аударады.
   • Сізге бөлім үшін 3D принтер қажет болуы мүмкін. Менеджерді біреуін сатып алуға сендіру үшін сіз менеджмент тобынан принтер сұрап ресми түрде кеңес беру есебін жаза аласыз.
2. Нақты мүмкіндіктің тәуекелдерін көрсетіңіз. Тергеу есебі нақты іс-әрекеттің тәуекелдерін анықтауға көмектеседі. Бұл есеп компанияға қандай ықтимал салдар күте алатынын көруге көмектеседі. Бұл есепте кіріспе, орта бөлім және қорытынды бар. Кіріспеде тергеліп жатқан проблема көрсетілген. Орташа бөлім тергеу фактілері мен нәтижелерін талқылау үшін қолданылады. Қорытынды бәрін жинақтайды.
   • X фармацевтикалық компаниясы Y фармацевтикалық компаниясымен ынтымақтастықта болғысы келеді делік, бірақ бәрібір ескертпелері бар. X компаниясы қазіргі кезде немесе бұрын қаржылық проблемалары болған (болған) компаниямен ынтымақтастық жасағысы келмейді. X компаниясы тергеу жүргізеді және зерттеу есебін Y компаниясы және оның директорлары туралы қаржылық ақпаратты егжей-тегжейлі талқылау үшін қолданады.
3. Сәйкестік туралы ақпаратты басқару органына ұсыныңыз. Сәйкестік туралы есеп деп аталатын бұл есеп компанияларға жауапкершіліктерін көрсетуге көмектеседі. Компания сәйкестік туралы есепті басқарушы органға (қалалық кеңес, үкімет және т.б.) қолданыстағы барлық заңдарға / ережелерге бағынатындығын және ақшаны ақылмен жұмсайтындығын дәлелдеу үшін пайдаланады. Бұл есепте кіріспе, мазмұндама және қорытынды бар. Кіріспеде әдетте есептің маңызды тарауларына шолу жасалады. Ортаңғы бөлімде басқарушы орган білуі қажет нақты деректер, фактілер және т.б. Қорытынды бәрін жинақтайды.
   • CALPERS (Калифорниядағы жұмысшылардың зейнетақы жоспары) басқармаға 2010 жылы барлық қолданыстағы заңдар мен ережелерді сақтағанын көрсетуі керек болды. CALPERS жылдық қызметін көрсету үшін жылдық сәйкестік туралы есеп дайындады.
4. Идеяның немесе ұсынылған жобаның орындылығын көрсетіңіз. Идеяның жұмыс істейтінін немесе істемейтінін анықтайтын зерттеу есебі техникалық-экономикалық негіздеме деп аталады. Бұл есеп қысқаша мазмұнын және мазмұнын қамтуы керек. Түйіндеме идеяны ұсынады. Дене идеяның артықшылықтарын, ықтимал проблемаларын және онымен байланысты шығындарды қамтиды. Компания келесі сұрақтарға жауап беру үшін техникалық-экономикалық негіздемені қолдана алады:
   • Бұл жоба бюджет шеңберінде аяқталуы мүмкін бе?
   • Бұл жоба тиімді ме?
   • Бұл жоба мерзімде аяқталуы мүмкін бе?
5. Басқа зерттеулердің нәтижелерін көрсетіңіз. Мұндай зерттеу есебі белгілі бір проблеманы тергеуді ұсынады. Бұл өте нақты проблеманың егжей-тегжейлі перспективасын ұсынады. Есепте реферат (конспект), кіріспе, әдістер, нәтижелер, қорытынды және ұсыныстар болуы керек. Сондай-ақ, келтірілген зерттеулердің дереккөздеріне сілтеме жасау керек.
   • Мысалы, компания қызметкерлерге арналған демалыс бөлмесінде темекі шегуден бас тарту керектігін анықтау үшін компанияға тергеу жүргізе алады. Зерттеуді жазған адам зерттеу туралы есеп беруі керек.
6. Мониторинг жүргізу арқылы компанияға саясатты, өнімдерді немесе процестерді жақсартуға көмектесіңіз. Мерзімді есеп деп аталатын бұл есеп жиі, мысалы, апталық, айлық, тоқсандық және т.с.с. жазылады, онда тиімділік, пайда мен зиян немесе таңдалған аралықтағы басқа өлшенетін сандар зерттеледі.
   • Мысалы, фармацевтикалық компаниядағы серіктес ай сайынғы өзінің сату қоңыраулары туралы қысқаша мәлімет бере алады.
7. Нақты жағдай туралы есеп беру. Нақты жағдай - белгілі бір интервалға қарағанда - жағдайлық талдауды қажет етеді. Жағдай конференцияда берілген ақпарат сияқты қарапайым немесе табиғи апаттың зардаптары туралы есеп беру сияқты күрделі болуы мүмкін. Бұл есептерде кіріспе, мазмұндама және қорытынды бар. Іс-шараны сипаттау үшін кіріспені қолданыңыз және орта бөлімде не талқылайтыныңызға қысқаша шолу жасаңыз. Қорытындыда жағдайға байланысты немесе қажет әрекеттер талқыланады.
   • Мысалы: мемлекеттік орган дауылды жағдайдан кейін ситуациялық талдау / есеп алғысы келеді.
8. Мәселеге немесе жағдайға әртүрлі шешімдер ұсыныңыз. Белгілі бір жағдайға байланысты әр түрлі шешімдер ұсыну үшін бағалау есебін пайдаланыңыз. Нәтижелер негізінде жазушы белгілі бір әрекетті немесе әрекетті ұсына алады. Есепте кіріспе, мазмұндама және қорытынды болуы керек. Кіріспеде есептің мақсаты көрсетілген. Ортаңғы бөлім жағдайды немесе проблеманы, содан кейін ықтимал шешімдер / баламаларды ұсынады. Қорытынды оңтайлы шешімді немесе баламаны ашады.
   • Мысалы: VDL Nedcar Азияда зауыт ашқысы келеді. Есеп бизнестің қажеттіліктеріне негізделген үш елдің нұсқаларын ұсына алады. Содан кейін есепте үш елдің қайсысы жаңа зауыт үшін ең жақсы орын екендігі туралы қорытынды жасалуы мүмкін.

2-нің 2-бөлімі: Іскери есеп жазу

1. Сіздің мақсатыңыз бен форматыңызды анықтаңыз. Есеппен қандай жетістікке жеткіңіз келетінін өзіңізден сұраңыз. Қажетті мақсат негізінде жоғарыда айтылғандай есептердің бірін таңдаңыз.
   • Жауапқа қарамастан нақты мақсат қойыңыз. Егер ол араласып кетсе, сіздің есеп беруіңіз оқырманды шатастырып, есептің сенімділігіне әсер етеді.
   • Мысалы, сіз өзіңіздің бөліміңізге жарнамалық бюджеттің көбірек болуын қалайсыз. Есепті ағымдағы жарнамалық бюджетке және үлкен бюджетті қалай тиімді пайдалануға болатындығына шоғырландырыңыз.
2. Сіздің оқырманыңыз кім екенін анықтаңыз. Сіздің оқырманыңыз сыртқы тарап (сіздің компанияңызда жұмыс жасамайтын адам) немесе сіздің компанияңызда болуы мүмкін. Оқырманыңыздың тақырыпты қаншалықты білетіндігі және оның оған қаншалықты сенімді екендігі туралы ойланыңыз. Сондай-ақ, есеп берудегі оқырман ақпаратты қалай қолданатыны туралы ойланыңыз.
   • Есіңізде болсын, сіздің оқырманыңызға қарамастан, компанияға немесе клиентке ақшадан гөрі ешнәрсе айқын сөйлемейді.
   • Мысалы, сіз өзіңіздің бөліміңізге функционалды міндеттер бөлінетін бағдарламаны іске асырғыңыз келеді делік. Сіз мақсатты аудиторияңызды компанияның HR директоры, бас директор және COO құрайды деп шешесіз. Бағдарламалардың осы түрлері туралы олар қаншалықты білетінін ойлаңыз. Бұған жауап есеп берудің реңкін анықтайды. Егер компания бұрын-соңды мұндай бағдарлама туралы ойламаған болса, онда есеп әрі ақпараттық, әрі стратегиялық болуы керек. Егер компания бұл туралы бұрын ойланған болса, есеп аз ақпараттылығы және сенімді болуы керек.
3. Нені үйрену керектігін шешіңіз. Іскери есеп жазудың ең қиын бөлігі - бұл жазбаның өзі емес. Бұл қорытынды жасау және сол тұжырымды растайтын қажетті мәліметтерді жинау. Бұл үшін әртүрлі дағдылар қажет, соның ішінде мәліметтер жинау және нарықты талдау. Тақырып бойынша негізделген шешім қабылдауға қабілетті болу үшін сіз - және ақыр соңында менеджмент нені білуіңіз керек?
4. Есептің дұрыс деректерін жинаңыз. Деректеріңіздің мұқият зерттеуден шығуы маңызды; әйтпесе сенімділікке әсер ету қаупі бар. Деректер жиынтығы сіз жазып жатқан есеп түріне байланысты. Есептің мақсатына сәйкес келетін нақты көрсеткіштерді қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
   • Сіз деректерді ішкі жағынан таба аласыз, яғни оны тез арада жинай аласыз.Мысалы, сіз өзіңіздің есептеріңіздегі деректерді жылдам өңдей алатындай етіп сату бөліміне қоңырау шала аласыз.
   • Сыртқы деректер ішкі қол жетімді болуы мүмкін. Егер бөлім клиенттерге талдау жасап үлгерген болса, оны қарызға алуға болады. Зерттеуді өзіңіз жасаудың қажеті жоқ. Бұл әр түрлі компанияға байланысты өзгереді, бірақ іскери есепті жазушыға алғашқы зерттеуді қажет етпейді.
   • Мысалы, егер сіз ұсыныс / кеңес беру есебін жазып жатсаңыз, ұсынылған идеяның барлық артықшылықтарын зерттеп, сол нәтижелерді өз есебіңізге қосыңыз.
5. Есептеріңізді құрастырыңыз. Есепті қалай құрастыру сіздің мақсатыңызға байланысты. Мысалы, сіз сәйкестік туралы есепті ТЭН-ге қарағанда басқаша жасайсыз. Есепті қалай құрастырғыңыз келетінін білгеннен кейін, мазмұнды жаза аласыз.
   • Тиісті деректерді әртүрлі тарауларға бөліңіз. Іскери есеп сандар мен ақпараттың тасқыны болмауы керек. Мәліметтерді бөлек тарауларға бөлу іскерлік есепті сәтті жазу үшін маңызды. Мысалы, сату көрсеткіштерін тұтынушы талдауларынан бөлек ұстаңыз және оларға жеке тақырып беріңіз.
   • Есепті құрылымдау үшін тақырыптарды пайдаланыңыз, сонда ол есептің негізгі мақсатын қолдай отырып, дербес зерттеу ретінде тез оқылады.
   • Кейбір бөліктер талдауға немесе басқалардың кірісіне байланысты болғандықтан, сіз анализді күте отырып, көбінесе бөліктермен бөлек жұмыс істей аласыз.
6. Нақты ұсыныстармен қорытынды жасаңыз. Есептегі мәліметтерден қисынды түрде шығатын нақты тұжырымдар жасаңыз. Қорытындыға сүйене отырып, ең жақсы саясат туралы нақты ұсыныс беріңіз.
   • Кез келген мақсаттар нақты және өлшенетін әрекеттерді қамтуы керек. Жаңа жоспарды жүзеге асыруға қажетті лауазымдық нұсқаулықтардағы, кестелердегі немесе шығындардағы барлық өзгерістерді жазыңыз. Әрбір мәлімдеме жаңа әдістің есепте келтірілген мақсатқа / шешімге жетуге қалай көмектесетінін бірден көрсетуі керек.
7. Басқарманың қысқаша мазмұнын жазыңыз. Орындаушының қысқаша мазмұны есептің бірінші бетінде болуы керек, бірақ ол сіз жазған соңғы нәрсе болуы керек. Қысқаша мазмұнда сіздің нәтижелеріңіз бен тұжырымдарыңыз көрсетілуі керек, егер біреу есепті толығымен оқығысы келсе, не оқитыны туралы қысқаша шолу берілуі керек. Фильмдегі трейлер немесе академиялық очерктегі реферат сияқты.
   • Атқарушы қысқаша мазмұны осылай аталған, сондықтан бос менеджер оқитын жалғыз нәрсе болуы мүмкін. Бастығыңызға 200-300 сөзден аспайтын негізгі ойларды айтыңыз. Егер сіздің бастығыңыз қызық болса, ол есептің қалған бөлігін оқи алады.
8. Қажет болса, деректер үшін инфографиканы қолданыңыз. Кейбір жағдайларда сандық мәліметтерді ұсыну үшін графиктерді немесе сызбаларды қолдану пайдалы болуы мүмкін. Түсті пайдаланыңыз, өйткені ол назар аударады және ақпаратты ерекшелендіреді. Есепті оқуды жеңілдету үшін мүмкіндігінше таңбалауыштарды, сандарды немесе мәтін ұяшықтарын қолданыңыз. Бұл сіздің деректеріңізді есептің қалған бөлігінен ерекшелендіреді және оның мағынасын күшейтеді.
   • Жалпы, визуалды сандар бизнес-есептер үшін жақсы идея болып табылады, өйткені мәтін мен мәліметтердің өзі аздап құрғақ болуы мүмкін. Бірақ оны асыра алмаңыз. Барлық инфографика өзекті және қажет болуы керек.
   • Кестелер мен кескіндерсіз көп мәтінді парақтарда мәтіндік жақтауларды қолданыңыз. Мәтіннің толық беті оқырманды шаршатуы мүмкін. Мәтіндік терезе негізгі ойларды қорытындылау үшін де тиімді болуы мүмкін.
9. Қажет болса, дереккөздеріңізді келтіріңіз. Сіз жүргізген зерттеу түріне байланысты ақпаратты қайдан алғаныңызды түсіндіруіңіз керек. Іскери есептегі библиографияның немесе ресурстар парағының мақсаты - басқаларға деректерді өздері көргісі келетін жағдайда ақпарат көзін беру.
   • Сіздің салаңызға сүйене отырып, есеп берудегі дереккөздерді дәйектеудің сәйкес әдісін қолданыңыз.
10. Есепті қайтадан оқып шығыңыз. Орфографиялық қателер немесе қарапайым грамматикалық қателер оқырмандарға сіз жеткілікті күш жұмсамағандай әсер қалдыруы мүмкін. Бұл қателіктер сіздің нәтижелеріңіздің сенімділігіне күмән келтіруі мүмкін. Сондай-ақ, ақпаратыңызды нақты, нақты түрде ұсынғаныңызға көз жеткізіңіз.
    • Мысалы, қымбат сөздермен немесе күрделі сөйлемдермен асыра алмаңыз.
    • Диалект немесе жаргоннан аулақ болыңыз.
    • Егер сіздің есебіңіз бен аудиторияңыз белгілі бір салаға байланысты болса, сіз жаргон немесе техникалық терминдерді қолдана аласыз. Бірақ оны жиі қолданбау үшін абай болу керек.
    • Жалпы, іскери жазу пассивті формада жақсы, және бұл пассивті форма белсенді формаға қарағанда жақсы болатын жағдайлардың бірі.
    • Сіз өзіңіздің жұмысыңызды қайталап оқып жатқанда қателіктерді жіберіп алуыңыз мүмкін, себебі сіз оған тым таныссыз. Есеп беру сіздің бөліміңізде кімге пайдалы екенін және оны сіз үшін оқи алатындығын ойлаңыз. Кері байланысқа дайын болыңыз. Қателіктерді бастықтан емес, қызметкерден есту жақсы. Әрбір түсініктемені оқып, ескертулерді ескере отырып, есепті қайта жазыңыз.
11. Мазмұнын жазыңыз. Іскери есепті мүмкіндігінше формальды етіп жасаңыз және мазмұны ашық болсын, сондықтан адамдар тарауға жылдам айнала алатындай етіп жасаңыз. Барлық тарауларды, әсіресе қысқаша мазмұнын және қорытындысын қосыңыз.
12. Бизнес есебіңізді біріктіріңіз. Мұқият, мұқият зерттелген есеп әдемі презентациямен жақсы үйлеседі. Мұнда жақсы папка, кітап түптеуіш немесе қағаз болуы мүмкін. Мәселе сіздің бизнес туралы есепіңіздің өткір болып көрінетіндігінде, оқырман оны оқуға ынталы.
    • Бұл есептегі кез келген графиктер мен диаграммаларға қатысты.