Автор:
Monica Porter
Жасалған Күн:
13 Сапта Жүру 2021
Жаңарту Күні:
1 Шілде 2024
Мазмұны
Іскери есеп беру - қазіргі кездегі іскерлік операцияларды хабарлаудың ең тиімді құралдарының бірі. Олардың кең мақсаттарына қарамастан, олар әдетте бизнес немесе жеке тұлға маңызды шешімдер қабылдауы қажет болған кезде қолданылады. Іскери есептерді тиімді жазу үшін алдымен олардың не екенін және оларды қалай қолдануға болатындығын түсінуіңіз керек.
Қадамдар
2-ден 1-бөлім: Жазылатын есептің түрін анықтаңыз
Идеяларды ұсыныңыз. Бұл түрі түсіндірме баяндамалар / ұсыныстар. Бұл есептер компанияның негізгі басшылығына немесе шешім қабылдаушыларға ұсыныстар беру үшін пайдаланылуы мүмкін, әдетте екі бөлімнен тұрады: жиынтық және мазмұн. Түйіндеме сіздің ұсынысыңызды баса көрсетеді. Мазмұн (дене) бөлімі одан әрі артықшылықтарды, шығындарды, тәуекелдерді және т.б. талдайды. онымен бірге жүріңіз.
- Сіз өзіңіздің бөліміңізге 3D принтер ұсынғыңыз келеді делік. Менеджеріңізді осы құрылғыны сатып алуға рұқсат беруге көндіру үшін сізге басшылыққа ресми түрде өтініш жасау үшін түсініктеме / ұсыным есебін жазуыңыз керек.
Белгілі бір мүмкіндікке байланысты тәуекелдерді сипаттаңыз.Тергеу актісі белгілі бір іс-әрекетке байланысты тәуекел дәрежесін анықтауға көмектесу. Есептің бұл түрі компанияға ықтимал салдарын болжауға көмектесуде өте пайдалы. Оған кіріспе, тергеу мазмұны мен қорытындылар кіреді. Кіріспеде қарастырылып отырған мәселе туралы айтылады. Сауалнама мазмұны тергеу фактілері мен нәтижелерін талқылау үшін қолданылады. Қорытынды мәселені қорытындылау үшін қолданылады.- Фармацевтикалық X компаниясы Y фармацевтикалық компаниясымен жұмыс жасағысы келеді, бірақ әлі де алаңдаушылық тудырып отыр делік. X компаниясы қазіргі немесе бұрынғы қаржылық проблемалары бар компаниямен ынтымақтастық жасағысы келмейді. Бұл компания тергеу жүргізеді және тергеу есебін Y компаниясы мен оның директорларының қаржылық ақпаратын терең талқылау үшін қолданады.
Белгілі бір реттеуші агенттікке сәйкестік туралы ақпарат ұсынады. Бұл сәйкестік туралы есеп, компанияға өзінің жауапкершілігін көрсетуге көмектесу үшін қолданылады. Бұл заңдардың / ережелердің сақталуын және басқарушы органдардың (қалалық, провинциялық, үкіметтік және т.б.) алдында компанияның ақылға қонымды шығындарын көрсетеді. Бұл есепке кіріспе, есептің мазмұны және қорытынды кіреді. Кіріспеде әдетте есеп берудегі негізгі мазмұнға шолу жасалады. Мазмұн бөлімі деректерді, оқиғаларды және т.б. ұсынады. Атқарушы органдар білу керек. Қорытынды қорытындылау үшін қолданылады.- Мысалы, Nestle өзінің басқарушы кеңесіне көптеген жылдар бойы қабылдаушы елдің саясаты мен заңдық нұсқауларына сәйкес келетіндігін көрсетуі керек. Нәтижесінде олар жылдық сәйкестік туралы есептерді жыл бойғы қызметі туралы ашық болу үшін пайдаланды.
Ұсынылған идеяның немесе жобаның орындылығының презентациясы. Идеяның практикалық екендігін немесе жоқтығын анықтау үшін қолданылатын барлау есептері деп аталады мүмкін есеп. Бұл есеп екі бөлімнен тұруы керек: мазмұндама және есептің мазмұны. Мазмұн артықшылықтарды, мүмкін проблемаларды, шығындарды және т.б. көрсетеді. ұсынылған идеяның. Компания төмендегідей сұрақтарды зерттеу үшін техникалық-экономикалық есепті қолдана алады:- Бұл жоба бюджет шеңберінде аяқталуы мүмкін бе?
- Бұл жоба тиімді бола ма?
- Бұл жобаны белгіленген мерзімде аяқтауға бола ма?
Зерттеу нәтижелерінің презентациясы.Зерттеулер туралы тергеу есебі проблема немесе проблема бойынша зерттеу ұсыну. Әдетте бұл белгілі бір тақырыпты терең қарастыру және бөлімдерден тұруы керек: қысқаша мазмұны, кіріспе, зерттеу әдістемесі, алынған нәтижелер, қорытындылар мен ұсыныстар. Тиісті зерттеулерді де осы есепке енгізу керек.- Мысалы, компания қызметкерлердің фойесінде темекі шегуге тыйым салу-тыйым салуға болмайтындығы туралы бүкіл компания бойынша зерттеулер жүргізуі мүмкін. Оператор тергеу-зерттеу есебін дайындайды.
Үнемі бақылау арқылы компанияңызға өзінің саясатын, өнімін немесе бизнес процесін жақсартуға көмектесіңіз. Апта, ай, тоқсан және т.с.с. сияқты белгіленген аралықтарда тұжырымдалған. Мерзімді есептер нәтижелер, пайда мен залал немесе кез келген басқа критерийлер берілген уақыт аралығында егжей-тегжейлі қаралуы мүмкін.- Мысалы, ай сайын фармацевтикалық сату өкілі олардың сатуларына арналған қоңыраулар санын жинақтайтын кесте құруы мүмкін.
Нақты жағдай туралы есеп беру. Белгіленген уақыт кезеңдеріне қарағанда нақты жағдайлар қажет жағдай туралы хабарлау. Мұндағы жағдай семинардан алынған ақпарат сияқты қарапайым немесе табиғи апаттың салдары туралы есеп беру сияқты күрделі болуы мүмкін. Бұл есеп бөлімдерден тұрады: кіріспе, мазмұн және қорытынды. Кіріспені оқиғаны анықтау үшін қолданыңыз және есеп мазмұнында не қарастырылатынын біліңіз. Қорытынды осы жағдайға қажет міндеттемелерді немесе әрекеттерді білдіру үшін қолданылады.- Мысалы, үлкен дауылдан кейін басқарушы кеңеске жағдай туралы есеп қажет болады.
Мәселенің немесе жағдайдың шешімін ұсыныңыз.Салыстыру туралы есеп Берілген жағдайдың бірнеше ықтимал шешімдерін қарастырыңыз. Нәтижелер негізінде жазушы нақты іс-қимыл бағытын ұсынады. Ол әдетте үш бөлімнен тұрады: кіріспе, мазмұн және қорытынды. Кіріспеде есептің мақсаты көрсетілген. Ортаңғы бөлім жағдайды немесе проблеманы және мүмкін шешімдерді / нұсқаларды сипаттайды. Қорытынды оңтайлы шешімді немесе баламаны ашады.
- Автокөлік өндіруші ABC компаниясы Азияда зауыт ашқысы келеді. Компанияға қажеттіліктің негізінде есеп үш елге дейін таңдалуы мүмкін. Содан кейін үш елдің ішіндегі ең жақсы зауыттық сайт деген қорытынды шығады.
2-ден 2-бөлім: Іскери есеп жазу
Есеп мақсаттары мен форматын анықтаңыз. Есеп беру арқылы қандай мақсатқа қол жеткізгіңіз келетінін өзіңізден сұраңыз. Қажетті мақсатыңызға сүйене отырып, жоғарыда көрсетілген тізімнен сәйкес есеп түрін таңдаңыз.
- Қандай жауап болмасын, сіз мақсатыңыздың қысқалығын қамтамасыз етуіңіз керек. Егер мақсат айқын болмаса, есеп тек оқырмандарды шатастырады және оның сеніміне нұқсан келтіреді.
- Мысалы, сіз өзіңіздің бөліміңіз үшін үлкен жарнамалық бюджетті алғыңыз келсе. Содан кейін есеп ағымдағы бюджетке және үлкен бюджетті қалай тиімді пайдалануға болатындығына назар аударуы керек.
Аудиторияны анықтаңыз. Оқырмандарға аутсайдерлер (сіздің компанияда жұмыс жасамайтын адамдар) немесе ішкі адамдар кіре алады. Олардың бар білімдерін немесе мақсатты тақырыбымен таныс болуын ескеріп, есепте көрсетілген ақпаратты қалай қолданатындығы туралы ойланыңыз.
- Есіңізде болсын, сіздің аудиторияңыз кім болса да, сіздің компанияңызға немесе клиенттеріңізге әкеле алатын ақша мөлшерінен сенімді қорытынды жоқ.
- Сіз өзіңіздің бөліміңізде жұмысты бөлісу бағдарламасын іске асырғыңыз келеді және мұнда аудитория адам ресурстары жөніндегі бас офицер, бас атқарушы директор және бас менеджер екенін анықтаңыз дейік. Олардың осы бағдарламаға деген қызығушылық деңгейін ескеріңіз. Жауап есеп реңктерін қалыптастырады. Егер компания ешқашан мұндай бағдарламаны қарастырмаған болса, онда бұл есеп стратегиялық және ақпараттық сипатта болады. Керісінше жағдайда есеп аз ақпараттылығы және сенімділігі болуы керек.
Нені үйрену керектігін анықтаңыз. Ең қиыны жазу бөлімінде емес, қорытынды жасауда және оны қолдауға қажетті деректерді жинауда. Бұл көптеген дағдыларды қажет етеді, соның ішінде мәліметтер жинау және нарықты талдау. Беріліп отырған тақырып бойынша шешім қабылдау үшін сіз, содан кейін басшылық нені білуіңіз керек?
Есепке қажетті деректерді алыңыз. Деректеріңіз жақсы зерттелгені маңызды. Әйтпесе, есеп сенімсіз болуы мүмкін. Деректер жинағының өзі сіз жазған есеп түріне байланысты. Деректердің таңдалған параметрлері қысқаша және есеп нүктесімен сәйкес келетініне көз жеткізіңіз.
- Деректер ақпараттың ішінде болуы мүмкін, яғни оны тез жинауға болады. Мысалы, сату бөлімін сату бөлімінен тек бір қоңырау арқылы алуға болады. Басқаша айтқанда, сіз деректерді алып, оны есепке тез енгізе аласыз.
- Сыртқы деректерді ішкі сақтауға да болады. Егер белгілі бір бөлімдер тұтынушылардың талдамалық деректерін жинаса, олардан сұраңыз. Бұл тергеуді өзіңіз жасаудың қажеті жоқ. Әр түрлі бизнес түрлерінде гетерогенді болмауы мүмкін болғанымен, іскери репортер үшін тікелей тергеу жүргізу қажет емес.
- Айталық, сіз түсіндірме / ұсыныс туралы есеп жазып жатырсыз. Содан кейін сіз өзіңіздің ұсыныстарыңыздан келетін барлық артықшылықтарды зерттеп, сол зерттеулерді өз есебіңізге қосуыңыз керек.
Есептер ұйымдастырыңыз және жазыңыз. Макетті қалай таңдау және есеп жазу сіздің мақсатыңызға байланысты. Мысалы, сәйкестік туралы есептің орналасуы техникалық-экономикалық есептіліктің орналасуынан өзгеше болады. Есепті қалай ұйымдастыру керек екенін білгеннен кейін, сіз өзіңіздің мазмұныңыздан бастауға болады.
- Байланысты деректерді бөлек бөліктерге бөліңіз. Іскери есептерді көптеген мәліметтер мен ақпараттармен араластыруға болмайды. Деректерді бөлек бөліктерге бөлу - бұл бизнес туралы есепті сәтті жүргізудің кепілі. Мысалы, сату деректерін тұтынушыларды талдау деректерінен бөліп, оларға бөлек тақырыптар қоюға болады.
- Есепті дербес зерттеу сияқты тез пайда болатын, сонымен бірге есептің негізгі мақсатын қолдайтын тиісті айдарлармен орналастырыңыз.
- Кейбір бөлімдер талдауға немесе басқаларының енгізілуіне байланысты болуы мүмкін болғандықтан, талдау нәтижелерін күте отырып, әр бөлікте бөлек жұмыс жасауға болады.
Нақты ұсыныстармен қорытынды жасаңыз. Жасалған қорытынды нақты болуы керек және есепте келтірілген деректерді мұқият тексеруден алынған ақылға қонымды нәтиже болуы керек. Қажет болса, сол тұжырымдарға сүйене отырып, ең жақсы іс-әрекетті нақты ұсыныңыз.
- Әрбір мақсат нақты және өлшенетін әрекеттерді қамтуы керек. Жаңа жоспарды аяқтау үшін жұмыс сипаттамасындағы, кестедегі немесе шығындардағы кез-келген өзгерістерді жазыңыз. Әрбір шағымда тікелей жаңа тәсілдер ұсынылуы керек - есепте көрсетілген мақсат / шешімді орындауға көмектеседі.
Жобаның қысқаша мазмұнын жазыңыз. Жобаның қысқаша мазмұны сіздің есебіңіздің бірінші беті болуы керек, бірақ сонымен бірге сіз жазған соңғы нәрсе болуы керек. Бұл түйіндемеде зерттеу нәтижелері мен тұжырымдары, сондай-ақ егер оқырман есепті толықтай оқуды қаласа, не ұсынылатыны туралы қысқаша шолу келтірілген. Бұл фильмнің трейлері немесе ғылыми мақаланың абстракциясы сияқты.
- Басқарушы қысқаша мазмұны жоғарыда аталған, өйткені бос кеңестің мүшесі оқитын жалғыз нәрсе. Мұнда бастығыңызға маңызды нәрселердің барлығын ұсыныңыз, максимум 200-300 сөз. Қалғаны, егер олар көбірек білгісі келсе, мұқият зерттелуі мүмкін.
Қажет болса, пайдалану үшін инфографиканы пайдаланыңыз. Кейбір жағдайларда сандық мәліметтерді диаграмма немесе график арқылы беру пайдалы болады. Өз презентацияңызда түстерді қолданыңыз, өйткені олар көп көңіл аударады және ақпаратты ажыратуға көмектеседі. Мүмкіндігінше оқуды жеңілдету үшін оқ нүктелерін қолданыңыз, сандарды қолданыңыз немесе деректерді жиектеңіз. Осылайша, сіз есептің қалған бөлігінен деректерді бөліп, оның мағынасын көрсетесіз.
- Тұтастай алғанда, визуалды эффекттер өте жақсы фактор болып табылады, егер мәтін мен фигуралар салыстырмалы түрде құрғақ болса, іскери есептерді қызықты етеді. Бірақ алысқа бармаңыз, тек орынды және қажет болған жағдайда ғана қолданыңыз.
- Мәтінге толы, кестелер мен суреттер жоқ бет шаршатуы мүмкін. Мазмұнды сол жақта құрастырыңыз. Ақпараттық терезе сіздің презентацияңызды тиімді қорытындылай алады.
Қажет болған жағдайда дереккөздерді келтіріңіз. Жүргізіліп жатқан зерттеу түріне байланысты сізге ақпарат көзін түсіндіру қажет болуы мүмкін. Іскери есепте құжат парағының немесе анықтамалық ақпарат көзінің мақсаты - басқалар көбірек білуі немесе қаласаңыз, деректерді табуы үшін ақпарат көзін ұсыну.
- Сіздің салаңызға байланысты дәйексөздер туралы есеп беру үшін дұрыс пішімді қолданыңыз.
Оны екі рет қайталап оқыңыз. Орфографиялық немесе грамматикалық қателер оқырмандардың сіздің есеп беруде жеткілікті күш жұмсамай жатқаныңызды сезінуіне және зерттеу нәтижелерінің сенімділігіне күмәндануына әкелуі мүмкін. Сонымен қатар, ақпаратты нақты, нақты түрде жеткізуді ұмытпаңыз.
- Мысалы, сәнді сөздерді асыра алмаңыз немесе өте ұзақ сөйлемдерді қолданбаңыз.
- Жаргондарды қолданудан аулақ болыңыз.
- Егер есеп те, оқырман да белгілі бір саламен тығыз байланысты болса, сіз техникалық жаргон немесе терминологияны қолдана аласыз. Бірақ сақ болыңыз, оларды асыра алмаңыз.
- Жалпы, іскери есептер пассивті формада жазылады және неғұрлым пассивті болған жағдайлардың бірі болып табылады.
- Сіз жұмысты қайта қарау кезінде қателіктер жібере аласыз, өйткені сіз өзіңізді жазған сәттен бастап таныс сезінесіз. Бөлмеде басқа біреудің болуын қарастырыңыз, ол да жетістік туралы есеп бергісі келеді, оқыды. Алынған кері байланысқа ашық болыңыз. Қатені басшылардың орнына әріптестері көрсеткенде жақсы. Әр түсініктемені қарап шығыңыз және есепті қайта жазыңыз.
Мазмұн кестесін құрыңыз. Іскери есептерді мүмкіндігінше ресми түрде пішімдеңіз, жеңіл бақылау және жылдам оқуға арналған мазмұн кестесін құрыңыз. Барлық маңызды бөлімдерді, әсіресе басқарудың қысқаша мазмұны мен қорытындысын қосыңыз.
Бизнес есебінің мұқабасын жасаңыз. Жақсы, мұқият тергеу хаттамасын толтырудың ең жақсы тәсілі - оны тиісті түрде қамту. Сіз байланыстырғыш материалды, манжеттерді немесе жақсы қағазды пайдалана аласыз. Мұндағы түйін: іскерлік есеп оқырмандардың қызығушылығын тудыратындай көзге көрінетін, оңай көретін болуы керек.
- Бұл есепке енгізілген барлық кестелер мен графиктерге де қатысты.
