Мазмұны

• Қадамдар
• Кеңес
• Ескерту

Кәсіби және сыпайы жұмыс хатын жазу керек пе? Көптеген жұмыс хабарламалары алдын-ала пішімделген және көшіруге оңай келеді, сізге хабарламаның мазмұнын өзгерту қажет. Іскери пошта әрдайым күнді, жіберуші, алушы туралы ақпаратты және хабарламаның негізгі бөлігінде болуы керек. Сіз сурет жазғыңыз келеді, төмендегі қадамдарды орындаңыз және сіздің компанияңыздың стандарттарына сәйкес келетін пункттерді түзетіңіз.

Қадамдар

4-тен 1-бөлім: Хабарламаны ашу

1. 

   Пішімін түсініп алыңыз. Сіздің хатыңыз қандай болмасын, хаттың пайда болуының бірнеше стандарттары бар, олар сізге сәйкес келуі керек. Іскерлік хаттар Arial немесе Times New Roman сияқты танымал қаріптермен теріліп, жазылуы керек. Хабарлардағы абзацтарды қолмен бөлектеу керек. Демек, сіз «абзац» пернесін екі рет теру арқылы жаңа абзацты бастайсыз. Абзацтарды бөлектеу үшін шегініс командасын пайдаланбаңыз.
   • Барлық шеттерде шетінен шамамен 2 см қалдырыңыз.
   • Электрондық пошта танымал қаріптермен жазылуы керек. Жұмыс поштасындағы ақ пен қара қоспағанда, қолжазбаны имитациялайтын немесе түрлі-түсті қаріптерді пайдаланбаңыз.

2. 

   
   
   Дұрыс қағаз түрін таңдаңыз. Жұмыс хаты 22 см x 28 см қағаз өлшемінде («әріп өлшемі») басылуы керек. Егер сіз АҚШ-та болмасаңыз, сіз A4 өлшемді қағазды пайдалана аласыз. Кейбір ұзын келісімшарттарды 22 см x 36 см қағазға басып шығаруға болады («заңды өлшем»).
   • Егер сіз пошта үшін басып шығаратын болсаңыз, онда оны фирмалық бланкке басып шығарғаныңыз жөн. Бұл хатқа кәсіби көрініс береді, сонымен қатар сіздің компанияңыздың логотипі мен байланыс ақпаратын ұсынады.

3. 

   
   
   Сіздің компанияңыз туралы ақпарат беріңіз. Компанияның атауы мен мекен-жайын көрсетіңіз, онда мекен-жайдың әр бөлігі әр түрлі жолда жазылады. Егер сіз меншік иесі болсаңыз немесе жеке кәсіпкер болсаңыз, компания атауын өз атыңызбен ауыстырыңыз немесе жоғарыда өз атыңызды жазыңыз.
   • Егер сіздің компанияңызда алдын-ала жасалған бланкі бар болса, оны фирманың аты мен мекен-жайын терудің орнына қолдануға болады.
   • Егер сіз мекен-жайды өзіңіз теріп жатсаңыз, сізге және сіздің компанияңыздың қалауына қарай парақтың жоғарғы жағында не оңға, не солға туралануыңыз керек.
   • Егер сіз халықаралық хаттарды жіберіп жатсаңыз, елдің атауын бас әріптермен теріңіз.

4. 

   
   
   Күнді қосыңыз. Күнді толық жазу - бұл ең кәсіби таңдау. Мысалы, сіз «1 сәуір 2012 жыл» немесе «1 сәуір 2012 жыл» деп жаза аласыз. Күні жөнелтушінің мекен-жайынан бірнеше жол төмен, негізді қалуы керек.
   • Егер сіздің хатыңыз бірнеше күн ішінде жазылған болса, хатты аяқтайтын күнге рұқсат етіңіз.

5. 

   Алушы туралы ақпарат беріңіз. Алушының толық аты-жөнін, тақырыбын (бар болса), компанияның атын және пошталық мекен-жайын жазып, осы ақпаратты бөлек жолдарға бөліңіз. Қажет болса, анықтама нөмірін қосыңыз. Алушы туралы ақпарат күннің астында бірнеше жолмен негізделуі керек.
   • Ең дұрысы, анықталған адамға хат жіберу керек. Осылайша сіз хабарлама жіберген адам сіздің хабарламаңызға жауап бере алады. Егер сіз пошта арқылы жіберілетін адамның атын білмесеңіз, біраз тексеріңіз. Сіз адамның нақты аты-жөні мен лауазымын сұрау үшін олардың компаниясына қоңырау шала аласыз.

6. 

   Сәлемдесуді таңдаңыз. Сәлемдесу дегеніміз - хатты алушыға деген құрмет және қандай сәлемдесу сіз хабарлама жіберіп отырған адамды білетіндігіңізге, оларды қаншалықты білетініңізге және хаттың қаншалықты салтанатты екеніне байланысты. . Сіз келесі опцияларды қарастыра аласыз:
   • «Бұл кімге қатысты болуы мүмкін» (қатысы бар адамдарға) тек қашан Сіз кімге, әсіресе кімге хабарлама жібергіңіз келетінін білмейсіз.
   • Егер сіз өзіңіздің поштаңызды алушыны білмесеңіз, «Құрметті мырза / ханым» (Құрметті мырза / ханым) деп басталса, бұл қауіпсіз нұсқа болып табылады.
   • Сіз сонымен қатар алушының атауы мен атын қолдана аласыз, мысалы «Құрметті доктор Смит» (Құрметті профессор Смит).
   • Егер сіз пошта алушысын жақсы білсеңіз және олармен тығыз қарым-қатынаста болсаңыз, оларды «Құрметті Сьюзан» сияқты есімдерімен атай аласыз.
   • Егер сіз хабарлама алушының жынысына сенімді болмасаңыз, онда толық атын жазыңыз, мысалы «Құрметті Крис Смит» (Сәлем Крис Смит).
   • Сәлемдеуден кейін үтір немесе «кімге қатысты болуы мүмкін» деген нүктеден кейін көп нүкте қоюды ұмытпаңыз.
   жарнама

4-тен 2-бөлім: Хабарлама мазмұнын құру

1. 

   Мәселеге тура. Уақыт дегеніміз - ақша, деп айтады максимум, кәсіпкерлердің көпшілігі уақытты босқа өткізуді жек көреді. Сондықтан хаттың мазмұны қысқаша және кәсіби түрде ұсынылуы керек. Алушы оны тез арада оқи алатын жерге хат жазып, тікелей нүктеге жетіп, бірінші абзацтағы өз пікіріңізді қорытып жазыңыз. Мысалы, сіз әрқашан «Мен сізге ... туралы жазып отырмын ...» деп бастап, сол жерден бастауға болады.
   • Текстураланған тілді, үлкен джабтарды немесе ұзын, дөңгелек сөйлемдерді қолданбаңыз - айтқыңыз келген нәрсені мүмкіндігінше ықшам әрі анық жеткізіңіз.
   • Оны сенімді түрде білдіріңіз. Хат жазудағы мақсаттың көпшілігі оқырманды бірдеңе жасауға көндіру: ойларын өзгерту, қатесін түзету, ақша жіберу немесе қандай-да бір әрекет жасау сияқты. Хабарлама алушыны сіз қалаған нәрсені жасауға көндіруге тырысыңыз.

2. 

   Есімшені қолданыңыз. Ең дұрысы, сіз өзіңіздің хатыңызда «Мен» (I), «біз» (біз) және «сіз» (сіз) есімдіктерін қолданғаныңыз жөн. Оны «мен» деп сипаттаңыз (мен) және оқырманды «сіз» деп атаңыз (дос / атасы / әжесі / ағасы / қарындасы).
   • Егер сіз ұйым атынан жазсаңыз, ескертіңіз. Егер сіз өзіңіздің компанияңыздың өсу перспективаларын берсеңіз, онда сіз оқырмандарға компания атынан сөйлейтіндігіңізді білдіру үшін «бізді» (бізді) пайдалануыңыз керек. Егер сіз өзіңіздің жеке пікіріңіз туралы жазсаңыз, «Мен» (мен) сөзін қолданыңыз.

3. 

   
   
   Түсінікті, нақты және нақты жазыңыз. Оқырмандарыңызға нақты не айтқыңыз келетінін білуге ​​мүмкіндік беріңіз. Оқырмандар сіздің хабарламаңызға мазмұны анық болған жағдайда ғана тез жауап береді. Атап айтқанда, егер сіз оқырмандардың сіздің хатыңызға қорытынды шығарғанын немесе шара қолданғанын қаласаңыз, оларға айтыңыз. Диссертацияны барынша қысқа етіп түсіндіріңіз.

4. 

   
   
   Белсенді сөйлемдерді қолданыңыз. Жағдайды сипаттағанда немесе сұрау салғанда пассивті емес, белсенді қолданыңыз. Пассивті сөйлемдер сіздің хатыңызды түсініксіз етуі немесе қатысы бар адамды көрсетпеуі мүмкін. Сонымен қатар, белсенді сөйлем ықшамдалған және қарапайым. Мысалға:
   • Пассив сөйлем: күннен қорғайтын көзілдірік олардың беріктігіне байланысты жасалынбаған немесе жасалынбаған.
   • Проактивті мәлімдеме: Сіздің компанияңыз күннен қорғайтын көзілдіріктердің дизайнын жасайды және олардың беріктігін ескермейді.

5. 

   
   
   Тиісті түрде ашық болсын. Хаттарды адамдар жазады және адамдарға бағытталған, сондықтан мүмкіндігінше қатаң әріптерден аулақ болыңыз. Сіз жеке емес хатпен және ашықтықтың болмауымен жаңа қатынас орната алмайсыз. Алайда, ауызекі тілді немесе «сіз білесіз» (сіз білесіз), «мен айтқым келеді» (айтқым келеді) немесе «келгіңіз келеді» (жасағыңыз келеді - «қалауды» қысқартыңыз) тіркестері сияқты жаргондарды қолданудан аулақ болыңыз. үлкен '). Сіздің тоныңызды байсалды, бірақ мейірімді және ынта-жігерлі ұстаңыз.
   • Егер сіз алушыны жақсы білсеңіз, онда сіз оларға бейресми түрде жағымды тілектер тілегін айтуыңыз керек.
   • Өзіңізді қаншалықты білдіру керектігін шешкенде өз пікіріңізді қолданыңыз. Кейде сәл әзіл сізге сәтті келісім жасауға көмектеседі, бірақ оны мазақ еткенде абай болыңыз, бұл қате болуы мүмкін.

6. 

   Сыпайы және сыпайы. Шағымдану немесе мазасыздық білдіру үшін хат жазсаңыз да, сіз сыпайы бола аласыз. Өзіңізді ресивердің орнына қойып, кез-келген идеяны оқырмандарға ақылға қонымды етіп, сіздің әрқашан ынта-жігеріңізбен көмектесуге дайын екеніңізді көріңіз.
   • Мысалы, сіз келесідей қатаң шағым жасай аласыз: «Менің көзілдірігім жаман деп ойлаймын және оны енді ешқашан сатып алмаймын». Алайда, сіз сыпайы түрде жаза аласыз: « Мен сіздің компанияңыздың күннен қорғайтын көзілдірік өнімі үшін көңілім қалды және болашақта көзілдірік сатып алуды жоспарлап отырмын.

7. 

   Қосымша беттер үшін «екінші бет» тақырыбының шаблонын пайдаланыңыз. Іскери хаттардың көпшілігі бір парақта қысқа болуы керек. Бірақ егер сіз айтып отырған мәселе келісімшарт немесе заңды мәселе сияқты ұзағырақ болса, сізге тағы бірнеше бет қажет болуы мүмкін. Әдетте қысқартылған мекенжайы және бірінші парақтың фирмалық бланкімен бірдей қағаз түріне ие «екінші парақтың» бланкісін пайдаланыңыз.
   • Беттің жоғарғы жағында екінші және кейінгі беттермен парақтың нөмірленуі. Сіз сондай-ақ алушылардың аттары мен күндерін қоса аласыз.

8. 

   Мазмұнның қысқаша мазмұны. Қорытынды абзацта негізгі ойларды қорытып, іс-қимыл жоспарындағы қадамдарды немесе хабарлама алушыдан не күтуге болатындығын нақты көрсетіңіз. Алушы сізден сұрау немесе сөйлесу үшін сізбен байланысуы мүмкін екенін ескеріңіз, хатқа және сіздің мәселеңізге қызығушылық танытқандары үшін алғыс білдіріңіз. жарнама

4-тің 3-бөлімі: Хаттардың аяқталуы

1. 

   Аяқталатын сөйлемді таңдаңыз. Қорытынды, сәлемдесу сияқты, алушының құрметі мен хаттың салтанаттылық дәрежесін көрсетеді. «Сіздің құрметіңізбен» немесе «Шын жүректен» әдетте бұл қауіпсіз таңдау; сіз «Сәлеммен», «Құрметпен» (Құрметпен), «Құрметпен» және «Сізге шын жүректен» (Құрметпен) сияқты басқа нұсқаларды қарастыра аласыз. Сіз сондай-ақ сәл де болса ресми емес, бірақ «барлық жақсылықтар», «жақсы тілектер» сияқты кәсіби аяқталуды таңдай аласыз. , «Жылы ықыласпен» және «Рахмет» және «Рахмет». Сөйлемнен кейін үтірлерді қолданыңыз.

2. 

   Қол қою. Төрт жолды бос қалдырыңыз, содан кейін оған қол қойыңыз. Хатты басып шығарғаннан кейін қолтаңбаңызға қол қойыңыз немесе электрондық пошта арқылы жіберген болсаңыз, қолтаңба суретін сканерлеп, хабарламаның осы бөлігіне қойыңыз. Қол қою үшін көк немесе қара сияны таңдау керек.
   • Егер сіз біреудің атынан хатқа қол қоятын болсаңыз, қолыңыздың алдына “pp:” деп жазыңыз. «Pp» «әр сатып алу» дегенді білдіреді (мысалы «агенттік бойынша» немесе «атынан»).

3. 

   Атыңызды және байланыс ақпаратын теріңіз. Өзіңіздің қолыңыздың астына аты-жөніңізді, атыңызды, телефон нөміріңізді, электрондық пошта мекен-жайыңызды және кез-келген байланыс тәсілдерін теріңіз. Әр ақпарат бөлек жолға жазылады.

4. 

   Машинистің аббревиатурасын қосыңыз. Егер сізден басқа біреу хат терген болса, сіз бұл адамның инициалдарын қолтаңбаның астына қосуыңыз керек. Кейде, хатты жазған адамның инициалдары енгізілген. Сондықтан хат жазған адам мен хат терген адамды ажырата білу керек.
   • Мысалы, егер сіз машинистің инициалын жай ғана қосқан болсаңыз, оларды кіші әріптермен жазыңыз: mj
   • Егер сіз жазушының қысқартуларын қоссаңыз, оларды бас әріптермен, машинистің аббревиатурасын кіші әріптермен жазыңыз: RW: mj. Сондай-ақ, екі қысқартудың арасында көлбеу сызықты қолдануға болады: RW / mj.

5. 

   Қосылған құжаттарға ескерту жасаңыз. Егер сіз алушы көруі үшін құжатты тіркеп жатсаңыз, онда құжаттың нөмірі мен түрін атап, байланыс ақпаратының астында бірнеше жолға түсініктеме беріңіз. Мысалы, сіз: «Қосымшалар (2): түйіндеме, брошюра» («Қосымша (2): түйіндеме, брошюра») деп жаза аласыз.
   • Сіз сондай-ақ «қоршауды» «қоршау» деп қысқартуға болады. немесе «Enc.».

6. 

   Алушыларды қосыңыз. Егер сіз хаттың көшірмесін басқа адамға жіберген болсаңыз, онда сіз бұл адамның атын хатқа қосуыңыз керек. Сіз «қоршау» жолының астына «cc:» теріп, түсініктеме бере аласыз, «cc» «сыпайы көшірме» дегенді білдіреді, адамның аты-жөні мен атауы («cc» үшін) «Көміртегі көшірмесі» (көміртегі көшірмесі) көміртекті қағазға әріп терілгенде).
   • Мысалы, жазыңыз: «cc: Мэри Смит, маркетинг жөніндегі вице-президент» («Құрметті: Мэри Смит, маркетинг жөніндегі менеджердің орынбасары»).
   • Егер сіз басқа алушыны қосқыңыз келсе, екінші адамның атын тікелей бірінші адамның аты астына теріңіз және оған «cc:» қажет емес.
   жарнама

4-тің 4-бөлігі: Орындалды

1. 

   Хабарыңызды өңдеңіз. Сыртқы түр - кәсіби хат жазушының негізгі элементі. Әрине, оқырман хаттағы ең кішкентай кемшіліктерді түзету арқылы сіздің сауатты және жауапты екеніңізді оңай көреді. Емле пәрменін сөз бойынша емлені тексеру үшін іске қосуға болады, бірақ хатты жіберер алдында мұқият оқып шығу арқылы тексеруге болады.
   • Хаттың түсінікті және түсінікті болғандығына таң қалу. Ұзындығы үш-төрт сөйлемнен асатын абзац бар ма? Олай болса, қажет емес абзацтарды жоя аласыз ба?
   • Егер хат шынымен маңызды болса, сіз досыңыздан немесе әріптесіңізден оны тез тексеруді сұрай аласыз. Кейде оқуға бірнеше секунд уақыт бөлу қателерді немесе сіз көрмеген ыплас сөздердің қолданылуын анықтауға көмектеседі.

2. 

   Поштаны қапсырмаңыз. Егер хабарламада көптеген беттер болса, хабарламаны қапсырмаңыз. Егер сіз парақтардың дұрыс сызылғанына көз жеткізгіңіз келсе, жоғарғы сол жақтағы қысқышты қолданыңыз.

3. 

   Пошта арқылы жіберу. Егер сіз пошта арқылы жіберсеңіз, іскери конвертті пайдаланыңыз. Егер сіздің компанияңыздың логотипі бар конверт болса, оны қолданыңыз. Қайтару мекен-жайы мен алушының мекен-жайын нақты басып шығарыңыз. Хатты үш бөлікке бүктеңіз, сонда алушы хабарламаны ашқанда, хабарламаның бірінші бөлігі жоғарғы жағында бүктеліп, содан кейін төменгі бүктемеге ашылады. Маркалар жеткілікті екеніне көз жеткізіп, оны жіберіңіз.
   • Егер сіз өзіңіздің қолыңызбен жазылған мекен-жайдың сызылғанын және сіздің кәсіби стиліңізге сәйкес келмейтінін сезсеңіз, мекен-жайды сөзбен теріп, конвертті принтерге салыңыз да, мекен-жайды конвертте басып шығарыңыз.
   • Егер хат өте маңызды және / немесе шұғыл болса, оны курьер арқылы жіберуіңіз керек.
   • Егер сіз хабарламаны электрондық пошта арқылы жібергіңіз келсе, оны HTML форматына ауыстырыңыз немесе пішімді сақтау үшін хабарламаны PDF түрінде сақтаңыз. Қағаз жөнелтілімдері жақсы, дегенмен.
   жарнама

Кеңес

• Хаттарға қол қою үшін жақсы қаламды қолданыңыз.
• Жылдам. Егер сіз бір апта ішінде жөнелтушінің сұрауына жауап бере алмасаңыз, оған бұл туралы айтып, қашан сізден жауап ала алатынын хабарлаңыз.
• Оң жағына назар аударыңыз. Сіз жасай алмайтын нәрселер туралы емес, жасай алатын нәрселер туралы сөйлесіңіз. Мысалы, егер сізде қоймада жоқ болса, тапсырыс берушіге олардың тапсырысын орындай алмайтыныңызды айтпаңыз, оның орнына өнім танымал болғандықтан, сіздің тарапыңызда жоқ деп айту керек. . Содан кейін оларға өнімді ұсынуға болатын уақытты айтыңыз.
• Егер сіз көп мазмұнды хат жазсаңыз, алдымен сол заттарды тізімдеуіңіз керек.
  • Сіз жапқыңыз келетін барлық нәрселерді тізімдеңіз. Тапсырыс туралы алаңдамаңыз.
  • Әр мазмұн үшін негізгі сөздерді, мысалдарды, аргументтер мен фактілерді келтіріңіз.
  • Сіздің контурыңыздағы мазмұнды сіздің мақсатыңызға және аудиторияңызға сәйкес келетін етіп қарап шығыңыз.
  • Кез-келген байланысты емес мәселелерді алып тастаңыз.
  • Ақпаратты оқырманға қолайлы ретпен орналастырыңыз.

Ескерту

• Жаман сөйлемдермен хат жазуға болмайды. Нағыз мақтау мақтауға тұрарлық, бірақ егер сіз мұны шамадан тыс жасасаңыз, оқырман сіздің жұмысыңыз сіздің қабілетіңізбен емес, мақтау арқылы сезіледі.
• Өте қатал және әсерлі тонды қолданбаңыз. Есіңізде болсын, сіз іскери хатпен кәсіби қарым-қатынасты нығайтуға немесе бастауға тырысасыз.