Мазмұны

• Қадамдар
• 3 бөлімнің 1 бөлігі: Меморандумның стилі мен тілін таңдау
• 3 -тің 2 -бөлігі: жадынама жазуға дайындалу
• 3 -тің 3 -бөлімі: Ескертпе жазу

Ескертпе - бұл компания ішінде ақпарат алмасудың бүкіл әлемде қабылданған әдісі. Қызметтік жазбалар екі компания арасындағы хат алмасуда да қолданыла алады. Ескертпе кәсіби болуы керек және ақпаратты анық жеткізуі керек. Егер сіз ешқашан жазбалар жазбаған болсаңыз, уайымдамаңыз - бұл мақала сізге мұны үйретеді.

Қадамдар

3 бөлімнің 1 бөлігі: Меморандумның стилі мен тілін таңдау

1. 1 Бейресми тілді қолданбаңыз. Жазбаның тілі қарапайым, бірақ ресми болуы керек.
   • «Сәлем! Ақыры жұма келді! Мен сізге бір маңызды мәселе туралы айтқым келеді ».
   • Оның орнына мынаны жазыңыз: «Бұл ескерту сізді 319 жобасының барысы туралы хабардар етеді.»
2. 2 Сіздің жазбаңызда бейтарап тонды ұстаныңыз - тым эмоционалды және субъективті болмаңыз. Талап қою кезінде фактілер мен дәлелдерге сүйену үшін бар күшіңізді салыңыз.
   • Мысалы, сіз былай жазбауыңыз керек: «Менің ойымша, егер біз жұма күні қалағанымызша жұмысқа келсек, бәріміз әлдеқайда бақытты боламыз».
   • Оның орнына, барлық қызметкерлер жұма күні кездейсоқ киіммен киінгісі келетінін және бұл корпоративтік этикаға қалай әсер ететінін зерттеңіз.
3. 3 Сигнал тіркестерін қолданыңыз. Дәлел келтіруге немесе дереккөзге сілтеме жасағыңыз келгенде, сөз тіркестерін міндетті түрде қолданыңыз.
   • Мысалы: «Біздің мәліметтер бойынша, ...» немесе «Жүргізілген зерттеулер көрсеткендей ...».
4. 4 Сәйкес қаріп пен өлшемді таңдаңыз. Жазбаны оқу оңай болуы керек, сондықтан тым кіші басылымды пайдаланбаңыз; 11 немесе 12 - стандартты қаріп өлшемі.
   • Сондай -ақ, Times New Roman сияқты қарапайым қаріп стилін таңдау керек. Жазбаңызды Comic Sans сияқты күлкілі немесе сәнді қаріппен жазбаңыз (егер сіз осылай жасасаңыз, олар сізге күледі!).
5. 5 Стандартты өрістерді қолданыңыз. Ескертулер үшін стандартты 2,5 см шеттер болып табылады, дегенмен кейбір мәтіндік редакторларда үлкен жиектері бар жад үлгілері болуы мүмкін (мысалы, 3 см).
6. 6 Қызметтік жазбалар бір жоларалық интервалмен жазылады. Абзацтар мен бөлімдер арасында бос жол қалдырыңыз.
   • Абзацтарды шегінбеңіз.

3 -тің 2 -бөлігі: жадынама жазуға дайындалу

1. 1 Егер сізге бірнеше адамға маңызды нәрсе туралы хабарлау қажет болса (жұмыста), онда оларға жадынама жіберіңіз. Ақпаратты беру фактісі құжатталуы қажет болса, сіз оны бір адамға жібере аласыз.
   • Алайда, кейбір жағдайларда қалаған адамдармен сөйлескен дұрыс.
   • Сонымен қатар, кейбір ақпаратты жазбаша түрде беру мүмкін емес.
2. 2 Берілетін ақпаратқа байланысты жазбаның мазмұны мен форматы әр түрлі болуы мүмкін. Көптеген жазбаларда келесі ақпарат бар:
   • Мәселенің жаңа идеясы немесе шешімі.Мысалы, егер сіз үстеме шығындарды жоспарлаудағы мәселені қалай шешуге болатынын білсеңіз, бұл туралы жадынамаға жазып, бастығыңызға жіберіңіз.
   • Тапсырыстар. Мысалы, меморандум жіберу - сіздің бөлім ұйымдастыратын алдағы конференцияда міндеттерді бөлудің тиімді әдісі.
   • Есеп беру. Сіз сондай -ақ әріптестеріңізді жақында болған оқиға туралы хабардар ету үшін немесе оларға жоба туралы жаңа ақпарат беру үшін немесе зерттеу нәтижелері туралы есеп беру үшін ескертпе жібере аласыз.
3. 3 Мүмкін сіз көптеген жобалармен жұмыс жасап жатқан боларсыз және оларды меморандумда бөліскіңіз келеді. Олай жасамау керек. Қызмет жазбаларында бір нақты мәселе бойынша ақпарат бар (тақырып, жоба және т.б.).
   • Ескертпе қысқа, ақпараттық және оқуға ыңғайлы болуы керек. Осылайша, тек бір тақырыпқа назар аудара отырып, сіз ақпараттың оқылуын және ескерілуін қамтамасыз етесіз.
4. 4 Жазбаның мазмұны мен стилі мақсатты аудиторияға байланысты, сондықтан сіздің жазбаңызды кім оқитыны туралы ойланыңыз.
   • Мысалы, әріптестеріңіз үшін маңызды күнді жоспарлау туралы жадынаманың стилі мен орындалу туралы есеп берілетін бастыққа арналған жазбаның стилі өте өзгеше болады.

3 -тің 3 -бөлімі: Ескертпе жазу

1. 1 Жазбаны атау. Титулдық құжаттарға іскерлік хат алмасу кең таралған.
   • Мысалы, беттің жоғарғы жағына «Ескертпе» немесе «Жазба» деп жазыңыз.
   • Тақырыпты ортасына қоюға немесе беттің сол жағына басуға болады. Бұрын алған жазбаларды қарап, олардың форматын көшірген дұрыс.
2. 2 Жазбаңызға тақырып жазыңыз. Ол келесі ақпаратты қамтуы керек:
   • КІМ: Жазбаны жіберіп отырған адамдардың аты -жөнін жазыңыз.
   • ОТ: атыңызды және атыңызды жазыңыз.
   • КҮНІ: Жылды қосқанда нақты күнді жазыңыз.
   • ТАҚЫРЫП: Ескертпе не туралы болатынын қысқаша, бірақ дәл сипаттаңыз.
   • Назар аударыңыз, «Тақырыптың» орнына «Сілтеме» деп жазуға болады.
3. 3 Жазбаны алушылар тізімінде оны жіберетін барлық адамдарды міндетті түрде енгізіңіз. Жазбаны алушыларды ондағы ақпарат әсер ететін адамдармен шектеңіз.
   • Бөлімдегі немесе компаниядағы барлық адамдарға жазбаны жібермеңіз, егер ондағы мәселе тек бірнеше адамға қатысты болса.
   • Егер сіз жазбаларды компанияның барлық қызметкерлеріне бірден жіберсеңіз, онда олар жазбалармен бомбаланады және оларды мұқият оқымайды, немесе мүлде оқымайды.
4. 4 Жазбаны алушылардың тізіміне толық аты -жөні мен атауын енгізіңіз. Егер сіз бастығыңызбен қысқа аяқта болсаңыз да, іскерлік хат алмасуда формальды тонды ұстаған жөн. Мысалы, сіз оның кеңсесіне барған кезде оны «Владимир» деп атай аласыз, бірақ жазбаңызда оны «Дмитриев мырза» немесе «Владимир Николаевич» деп атаңыз.
   • Жазбаны алушыларды тізімдеу кезінде осыны есте сақтаңыз - толық аты мен атауын қосыңыз.
5. 5 Егер сіз басқа компаниядан біреуге жазбаны жіберіп жатсаңыз, олармен байланысудың дұрыс формасын анықтау өте маңызды. Бұл адам туралы ақпаратты табуға уақыт бөліңіз; Сірә, мұны оның компаниясының сайтында жасауға болады.
   • Мысалы, егер адамның докторлық дәрежесі болса, оны міндетті түрде қосыңыз.
   • Сондай -ақ, бұл адамның алатын орнын тауып, оны жазбаңызға енгізуді ұмытпаңыз.
6. 6 Жазбаңыздың тақырыбы туралы ойланыңыз. Ол қысқа да нұсқа болуы керек.
   • Мысалы, «Жаңа клиенттер» - бұл өте түсініксіз тақырып, және егер біреу сіздің жазбаңызды бірнеше күн немесе апта ішінде тапқысы келсе, онда оны орындау қиынға соғады.
   • Ең жақсы тақырып: «Тұтынушылардың кеңеюі туралы есеп».
7. 7 Әдетте, қызметтік жазбаларда сәлемдесу жазылмайды. Бірақ, егер қаласаңыз, жазбаның мәтінін «Құрметті Дмитриев мырза» немесе «Құрметті әріптестер» деп бастауға болады.
   • Жазба қысқа және ақпараттық болуы керек, сондықтан сәлемдеуден бас тартуға болады.
8. 8 Жазбаның кіріспе бөлімін жазыңыз. Онда жазбаны жазу мен жіберудің мақсатын нақты көрсетіңіз.
   • Мысалы, «мен ... жазамын». Жазбаның кіріспе бөлігінде онда берілген ақпаратқа қысқаша шолу болуы керек.
9. 9 Кіріспе бөлім қысқа болуы керек. Онда егжей -тегжейлер мен басқа да мәліметтерді берудің қажеті жоқ.
   • Бірнеше қысқа сөйлемдердің кіріспе бөлімін жасаңыз (қысқа абзац).
10. 10 Негізгі ақпаратты ұсыну стилі туралы шешім қабылдаңыз. Ол 2-4 абзацқа қосылуы керек. Презентация стилі ақпараттың өзіне байланысты болады.
    • Мысалы, сіз ақпаратты маңыздылығы бойынша немесе сіздің жобаңыз бұзылған процестерге сәйкес ұсына аласыз.
11. 11 Қызметтік жазбаны оқырмандар ақпаратты оңай игеруі үшін бөлімдерге (параграфтарға) бөлу керек; Сонымен қатар, бөлімдер оларға жазбадағы маңызды сәттерді анықтауға көмектеседі.
12. 12 Әр бөлімге тақырып қою; абзацтың атауында ондағы ақпарат анық көрсетілуі тиіс.
    • Мысалы, сіз алдағы офистік жылжыту жазбасын келесі бөлімдерге бөле аласыз: жаңа кеңсе орны, жабдықтар мен құжаттарды орау жөніндегі нұсқаулық және қоныс аудару кестесі.
13. 13 Әр бөлімнің бірінші сөйлемі оқырмандарға бұл тармақтың не туралы екенін айтуы керек.
    • Жазбаңыздың жеке параграфтары немесе бөлімдері қарастырылатын тақырып бойынша белгілі бір нүктеге бағытталуы керек.
14. 14 Маңызды сәттерді бөлектеу үшін тізім немесе тізім жасаңыз. Бұл оқырмандарға негізгі мәселелерге назар аударуға және ақпаратты тезірек оқуға және қабылдауға көмектеседі.
15. 15 Жазбаның көлемі 1-2 беттен аспауы керек.
    • Бұл стандартты жад өлшемі, бір жол аралығы мен параграфтар арасындағы бос жол.
16. 16 Ұсынылған ақпаратты қорытындылайтын абзац енгізуді қарастырыңыз. Көп жағдайда бұл қажет емес, әсіресе егер сіз қысқа жазба жазсаңыз.
    • Бірақ егер ұсынылған ақпарат өте күрделі болса немесе жазбаның көлемі стандарттыдан үлкен болса, онда ұсынылған ақпаратты (атап айтқанда, негізгі ойларды) қорытындылайтын шағын абзацты қосқан дұрыс.
17. 17 Сізге қажет деп ойламасаңыз да, соңғы параграфты енгізуді ұмытпаңыз. Мыналарды қарастырыңыз:
    • Жазбаның мақсаттары қандай? Оқырмандарды бірдеңе жасауға шақырасыз ба? Жұмысшылар уақытында есеп беруі керек пе? Олай болса, мұны соңғы абзацта анық көрсетіңіз.
    • Егер басқа әрекет қажет болмаса, келесі тұжырымды жазыңыз: «Мен бұл мәселені талқылауға қуаныштымын» немесе «Егер сізде осы тақырып бойынша сұрақтарыңыз немесе түсініктемелеріңіз болса, мен оларға қуана жауап беремін».
18. 18 Қаласаңыз, жазбаның соңына атыңызды немесе қолтаңбаңызды қойыңыз (бірақ бұл міндетті емес). Егер бұлай болса, басқа қызметкерлерден алған жазбаларға қараңыз.
    • Егер олар жазбаларға қол қоятын болса (мысалы, «Құрметпен, Иванов А.А.), дәл осылай жасаңыз.
    • Егер сіз жазбаға қол қойғыңыз келмесе, құжаттың соңына инициалдарын қоюға болады.
19. 19 Ескерткішке кестелер, графиктер немесе есептер қосылған болса, кез келген тіркемелер туралы еске салғыш жасаңыз. Ол үшін құжаттың соңында, мысалы, «Қосымша: 1 -кесте» деп жазыңыз.
    • Қосымшалар жазбаның негізгі мәтінінде көрсетілуі керек.
    • Мысалы, егер сіз жаңа кеңсеге жақында көшу туралы жазсаңыз, сіз келесідей жаза аласыз: «Біз көшуді тоқсанның соңына дейін аяқтауды көздеп отырмыз. Толық қозғалу кестесі үшін берілген 1 кестені қараңыз. »
20. 20 Жазбаны жібермес бұрын оны міндетті түрде тексеріңіз. Сөйлемдердің грамматикалық тұрғыдан дұрыс екеніне, жазбада орфографиялық немесе синтаксистік қателердің жоқтығына және ақпараттың мағыналы екеніне көз жеткізіңіз.
    • Жазбаны бірінші рет тексергеннен кейін жібермеңіз (әрине, бұл шұғыл ескерту болмаса). Құжатты бір жаққа қойып, бір сағаттан кейін қайта тексеріңіз. Мүмкін сіз бұрын жіберіп алған жаңа қателер мен дәлсіздіктерді таба аласыз.
    • Егер жазбада құпия ақпарат болса, сіздің компанияңыздың құпиялылық саясатын тексеріңіз және сіздің жазбаңызды қарайтын адамның аты -жөнін біліңіз және оның белгіленген ережелерге сәйкестігі туралы пікір беріңіз.