Өтініш беру жүйесін қалай ұйымдастыруға болады

Вызшақ: инструкция по пилотному проекту (Е-өтініш)

Мазмұны

Қадамдар
Кеңестер
Саған не қажет

Шкафты құрудың бірнеше әдісі бар. Таңдау сіздің қажеттіліктеріңізге және таңдаулы іздеу әдісіне байланысты.

Қадамдар

1 Алфавиттік сақтаудың артықшылықтарын қарастырыңыз. Егер сіз адамдардың, авторлардың, фильмдердің атаулары мен кітаптардың аттарын сұрыптасаңыз, алфавиттік жүйе жақсы жұмыс істейді. Егер сіз оңай табылатын құжат атауларын қолдансаңыз, алфавиттік жүйе, бәлкім, сізге ең ыңғайлы және қолдануға ыңғайлы.
2 Тақырыпты бөлуді қолданыңыз. Егер сіз белгілі бір пәндер жиынтығымен оқитын болсаңыз немесе жұмыс жасасаңыз, тақырып бойынша бөлу ақпаратты табуға өте ыңғайлы болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз заңгер мамандығы бойынша білім алып жатсаңыз, сіздің құжаттарыңызды пәндердің атауларына сәйкес бөлуге болады: конституциялық құқық, әкімшілік құқық, халықаралық құқық және т.б.
3 Пайдалану жиілігі бойынша элементтерді бөліңіз. Бұл сіз үнемі пайдаланатын құжаттармен жақсы жұмыс істейді. Бұл жүйе басқалармен жақсы жұмыс істейді, мысалы, алфавиттік. Қолданылатын ақпаратты ықшам түрде жинауға болады, мысалы, қағаз тартпасының алдында.
4 Сандық жүйені қолданып көріңіз. Бұл жүйе сандармен немесе күндермен жақсы жұмыс істейді. Мысалы, егер сіз шот -фактуралармен, чектермен, оқиғалармен жұмыс жасасаңыз, санау жүйесі сізге ақпаратты тез алуға көмектеседі. Оның ішінде айлар мен жылдар бойынша бөлек бөлуге болады. Құжатты сәйкестендіру үшін сандарды қолданатын адамдар үшін, мысалы, медициналық құжаттармен, заңды құжаттармен, сот жазбаларымен және т.б. санау жүйесі шкафта ақпаратты табудың өте практикалық әдісі болар еді.
5 Түстерді қолданыңыз. Мұндай шығармашылық тәсіл визуалды есте сақтау қабілеті жақсы адамдар үшін пайдалы болады. Түс кодын қолдану әр түрлі жобаларға сілтеме жасауға көмектеседі.

Кеңестер

Бұл принциптер компьютерлік сақтау жүйелері үшін де пайдалы.
Алфавиттік емес деректер үшін көрсеткіштерді қолданыңыз. Деректерді тез табу үшін индекстер алфавит бойынша ұйымдастырылуы керек. Меңзер құжатты сақтаудың алдына қойылуы керек.
Құжаттарды сұрыптаудан және сұрыптаудан бастаңыз, кейінірек жіктеу үшін құжаттарды белгілеңіз.
Сізде қол жетімді санаттардың ешқайсысына сәйкес келмейтін құжаттар үшін бөлек орын болуы керек.