Мазмұны

• Қадамдар
• 1 әдіс 1: кездесуге дайындал
• Кеңестер
• Ескертулер

Кездесу сәтті өтуі үшін оған мұқият дайындалу өте маңызды.Кездесулер көптеген кәсіби салаларда үлкен рөл атқарады. Келесі кездесуді сәтті өткізу үшін мына қадамдарды орындаңыз.

Қадамдар

1 әдіс 1: кездесуге дайындал

1. 1 Кездесуге қалай дайындалу керектігін білу барлық қызметкерлер үшін, әсіресе кез келген менеджер немесе супервайзер үшін өте маңызды. Кездесудің болмайтынын білу де маңызды.
2. 2 Кездесудің қай түрін өткізетінін шешіңіз:
   • Ақпараттық
   • Шығармашылық
   • Шешім қабылдау үшін
   • Мотивациялық
3. 3 Рөлдерді тағайындаңыз және мүшелерді тағайындаңыз. Рөлдер келесідей болуы мүмкін:
   • Басшылыққа алыңыз
   • Көмекші / ұйымдастырушы
   • Хатшы (іс қағаздарын жүргізу)
   • Уақытты сақтаушы (уақытты есептейді)
   • Қатысушылар
4. 4 Кездесудің күнін, уақытын, күн тәртібін және орнын қамтитын хабарландыруларды дайындаңыз. Барлық қатысушыларға алдын ала хабарлама жіберіңіз.
5. 5 Алдыңғы кездесуді талқылауға уақыт бөліңіз (егер болған болса). Осылайша, қатысушылар түсініксіз жерлерді түсіндіре алады немесе келіспеушіліктерін білдіре алады.
6. 6 Қажетті заттарды орынға қойыңыз. Үстел мен орындықтарды алдын ала реттеңіз. Әр адамға қалам мен қағаз беріңіз. Сөздің ортасына су құйғышын қойып, көзілдірікті реттеңіз.
7. 7 Барлығын тапсырыс беруге шақырыңыз. Бұл кезде төраға барлығын сөйлесуді тоқтатуға шақырады және жиналыстың басталғаны туралы хабарлайды. Мақсаттарды анықтаңыз. Күн тәртібі - бұл тақырыпқа және олардың әрқайсысына бөлінген уақытқа қатысты тақырыптардың тізімі. Мысалы: «1. Алдыңғы мақсаттардың орындалуын бағалаңыз (15 минут), 2. Әрі қарайғы мақсаттарды ретімен талқылаңыз (20 минут), 3. 5 негізгі мақсатты таңдаңыз (10 минут).
8. 8 Жиналыс алдында арнайы кітапшаны немесе жай ғана қағазды шеңберге қойып, қатысушыларға өз есімдерін жазыңыз. Бұл есімдер минут бойынша жоспарланады.
9. 9 Хатшыдан кездесудің маңызды сәттерін жазуды сұраңыз, олар кейінірек қамтылуы мүмкін.
10. 10 Кездесудің соңында басқа тақырыптар бойынша сұрақтарыңыз бар ма деп сұраңыз. Келесі кездесудің күнін белгілеп, оның аяқталуын жариялаңыз.

Кеңестер

• Төраға жиі жылдық жалпы жиналыста тағайындалады. Төраға жиналысты басқарады, тәртіпті сақтайды және барлығының күн тәртібінде қалуын қадағалайды.
• Егер төраға сайланбаған болса, осы рөлді орындауға дайын адамды табыңыз.
• Кездесу бейресми болса да, сіз адамдарға күні мен уақыты туралы алдын ала хабарлама жіберуіңіз керек. Мысалы, сіз электрондық поштаны барлығына жібере аласыз.
• Бұл хат жазатын хатшыға да қатысты.
• Бұл нұсқаулар ресми кездесулерге де қатысты.
  • Күн тәртібі жиналысты реттеп отырады және адамдардың бір тақырыпты ұзақ талқылауына жол бермейді.
• Болашақта даулар болмауы үшін уақытты қадағалау өте маңызды.

Ескертулер

• Кездесуді сауатты өткізу үшін төраға құрметті және әділ адам болуы керек.