Мазмұны

• Басу үшін
• 2-ден 1-бөлім: Есептеріңізді орнату
• 2-нің 2-бөлімі: Барлығын біріктіру

Мәртебе туралы есеп күрделі болып көрінуі мүмкін, бірақ оны жазу іс жүзінде басшылықпен байланыс орнатудың жақсы мүмкіндігі болуы мүмкін. Қай жобада жұмыс жасасаңыз да, сіз жобаның бюджеті мен барысын сипаттайтын нақты мәліметтер беруге назар аударуыңыз керек. Маңызды ақпаратты қысқаша мазмұнға салыңыз. Содан кейін жобаны нәтижелер мен қиындықтар тұрғысынан сипаттайтын негізгі бөлшектермен жалғастырыңыз. Қысқа, бірақ ақпараттылықты сақтаңыз және басшылық қуанады.

Басу үшін

2-ден 1-бөлім: Есептеріңізді орнату

1. Шығындар мен кестеге назар аударыңыз. Қай жобада жұмыс жасасаңыз да, менеджерлер бюджет пен прогресс тұрғысынан жағдайдың қалай жүріп жатқанын білгісі келеді. Жобаның қаржылық жағдайы туралы ақпарат жинау үшін өз есебіңізді құрыңыз. Сонымен қатар, жобаның уақытында жүріп жатқан-жатпағандығы туралы бірнеше ескертулер жасаңыз.
2. Проблемалар туралы шыншыл болыңыз. Егер сіз жобаның құны мен алға басу проблемалары бар екенін білсеңіз, оларды жасырмаңыз. Бұл кейінірек үлкен проблемаларға әкеледі. Керісінше, бұл проблемалардың жақсы болып жатқан нәрселерге қатысы туралы ойлаңыз.
   • Мысалы, егер сіздің жобаңызда 1000 футболканы 1000 долларға шығару және жөнелту қарастырылған болса, сіз 300 жасасаңыз да, 500 доллар жұмсаған болсаңыз, сізді алаңдатуы мүмкін.
   • Сіз сондай-ақ өзіңізді кестеден екі күн бұрын тауып, оған түсініктеме бере аласыз.
3. Мәселелерді шешуді ұсыныңыз. Күй туралы есеп берудің бір бөлігі менеджерге келесі қадамдарды шешуге көмектесу болып табылады. Сіз өзіңізді байқаған кейбір мәселелерді шешудің жолдарын ұсына отырып көмектесе аласыз. Есепті құра отырып, сіздің шешімдеріңіздің шығындар мен прогреске қаншалықты сәйкес келетіндігі туралы жазып алыңыз.
   • Мысалы, егер сіздің футболкалар бизнесіңіз мерзімінен бұрын және бюджеттен артта болса, сіз мұны өндірісті ұлғайтуға және жағдайды тепе-теңдікке келтіруге себеп ретінде қарастыруыңыз мүмкін.

2-нің 2-бөлімі: Барлығын біріктіру

1. Есепке тақырып беріңіз. Өзіңіздің жазбаша есебіңізді қысқаша мазмұндамадан, тақырыптан және датадан бастаңыз. Күй туралы есептер қысқа болуы керек болғандықтан, олар жеке титул парағында болудың қажеті жоқ. Егер сіз есепті электронды пошта арқылы жіберетін болсаңыз, менеджеріңіз электронды пошта туралы не білетіні туралы нақты тақырып болуы жеткілікті.
   • «Parker Transport 2017 жылдың тамыз айындағы есебі» сияқты нәрсе жақсы.
   • Әрқашан қандай мерзім туралы есеп беріп отырғаныңыз анық болатындай етіп мәліметтер беріңіз.
   • Егер сіздің компанияңыз есеп берудің нақты форматтарын қолданса, оны да қолданғаныңызға көз жеткізіңіз.
2. Түйіндемені бастаңыз. Менеджерлер бос емес және ең маңызды ақпаратты дереу көру керек. Есеп берудің басында бірнеше жолдар мәселенің өзегіне айналады, бюджеттің және прогрестің тұрғысынан жобаның қалай жүріп жатқанын қысқаша түсіндіреді.
   • Есепті оқудың алғашқы минутында менеджеріңіз барлық ақпаратты көретініне көз жеткізіңіз.
   • Мысалы, сіз өз есептеріңізді бірден «мысалы, Parker Transport кестеден озып кетті. Біз бюджеттің 50% -ын жұмсадық және өнімнің 30% -ын өндірдік. Өндірісті жеделдету арқылы шығындарды азайта аламыз ».
   • Егер менеджерлер басында көрген нәрселеріне риза болса, олар жеткілікті білуі мүмкін. Егер түйінде қандай да бір проблеманы көрсететін нәрсе болса, олар тез арада сол жерден есептің астына сәйкес ақпаратқа ауыса алады.
3. Маңызды мәліметтерді келтіріңіз. Осы уақытқа дейінгі маңызды нәтижелерді атап өтіңіз, маңызды кезеңдерге және негізгі деректерге назар аударыңыз. Менеджеріңізге іс-әрекеттерден гөрі нәтижелер туралы хабарлаңыз.
   • Мысалы, «Біздің өндіріс көшбасшылары Фрэнк пен Сандра жақсы жұмыс жасады. Бізде Фрэнк әрдайым өте ерте, ал бізде уақытында өндірілген заттардың бар екендігіне көз жеткізу үшін Сандра әрқашан соңғы болып кетеді ».
   • Мұның орнына негізгі деректерге назар аударыңыз: «Біз өндіріс көшбасшылары (Фрэнк және Сандра) өндіріс уақытын күніне екі сағатқа арттырғандықтан, біз кестеден 20% озып кеттік».
4. Фактілерді ұйымдастырыңыз. Мұнда сіз есепті менеджердің стиліне сәйкес келтіре аласыз. Егер менеджердің жұмыс тәсілін білсеңіз, есепті сәйкесінше бейімдей аласыз. Егер сіз сенімді болмасаңыз, онда сіз өзіңіз жақсы білетін стильде қысқа, тікелей түйіндемеге назар аударыңыз.
   • Егер сіздің менеджеріңіз үлкен оқиғаны көргісі келсе, сіз бір тарауды «Нәтижелер» деп, екінші тарауды «Қиындықтар» және үшінші «Шешімдер» деп атай аласыз.
   • Заттарды хронологиялық түрде көруді ұнататын менеджер үшін «Осы аптадағы прогресс» тарауын, одан кейін «Келесі қадамдар» бөлімін қолданып көріңіз.
5. Оқтарды қолданыңыз. Менеджерлерге қажет ақпарат тез және оңай оқылатын түрде берілуі керек. Параграфтар негізгі ақпаратты оқып, жасыру үшін тым ұзын. Бірақ тізімдермен есепті қарап шығу оңай.
   • Егер сіздің менеджеріңіз немесе компанияңыз толығымен жазбаша есеп беруді сұраса, сіз әрине сол тілекті орындауыңыз керек.
6. Қажет болса, визуалды элементтерді қосыңыз. Кейбір менеджерлерге жобаның қалай жүріп жатқанын түсіндіру үшін визуалды белгілерді қосу пайдалы болады. Мысалы, шығындар туралы оқтың жанына жасыл шамды қоюға болады, егер бұл жақсы болса, бірақ сәл артта қалуыңыз мүмкін болса, прогресс туралы қызғылт сары шамды қоюға болады.
7. Есепті менеджерге тапсырмас бұрын қажет болған жағдайда қарап шығыңыз және өзгертіңіз. Емле қателері мен жұмыс істемейтін сөйлемдер ешқашан, тіпті қысқа, салыстырмалы түрде бейресми мәртебе туралы есепте де жарамсыз. Тек электрондық емле мен грамматика тексерушілеріне сенбеңіз. Есепті қысқа және тікелей жүргізу үшін нені алып тастауға болатындығын қарастырыңыз (қажет емес үстеулер мен сын есімдер сияқты).
   • Мысалы, «Мари мен Сэмнің керемет күш-жігерінің арқасында тамыз айындағы сатылым жақсы, ең жақсы ай» деген сияқты сөйлемдерден аулақ болыңыз.
   • Сіз мұны анағұрлым қысқаша айта аласыз: «Мари мен Сэмнің қажырлы еңбегінің арқасында тамыздағы сатылымдар ең жақсы».
8. Егер сізде басқа нұсқаулар болмаса, кем дегенде айына бір рет есеп беріңіз. Сіздің компанияңыз сізден мәртебе туралы есептерді белгілі бір мерзімге сәйкес, мысалы, апта сайын немесе екі аптада бір рет беруіңізді сұрауы мүмкін. Айына кем дегенде бір рет есеп беру менеджеріңізге ақпарат беріп отыру үшін жақсы. Күй туралы есептер қашан болатынын білмесеңіз, онымен байланысыңыз.
   • Егер сіздің менеджеріңіз есептерді сирек алғысы келсе, сіз, әрине, сіз сұрағандай боласыз.