Мазмұны

• Басу үшін
• 2-ден 1-әдіс: 1-бөлім: Дұрыс дағдыларға ие болу
• 2-нің 2-әдісі: 2-бөлім: Өкіл болыңыз
• Кеңестер
• Ескертулер

Келушілерді қабылдайтын кез-келген компанияға ресепшн қажет. Ресепшн - бұл компанияның немесе мекеменің сөресінде қонақтарды қабылдайтын адам. Әдетте бұл келуші кездесуі керек бірінші адам, және сіз білетіндей, алғашқы әсер әрқашан өте маңызды. Қабылдаушы келушіні сыпайы қабылдап, дұрыс жауап беруі керек, сонымен қатар телефон немесе электронды пошта арқылы. Бұл, мысалы, компанияның визит картасы.

Басу үшін

2-ден 1-әдіс: 1-бөлім: Дұрыс дағдыларға ие болу

1. Өте жақсы ұйымдастырушылық қабілеттерге ие болыңыз. Сіз ресепшн ретінде сіз компанияның визит карточкасы болып табыласыз, - сіз клиент бірінші сөйлесетін адамсыз және оған қызметкерлер ақпарат пен жоспарлау үшін келеді. Қоңыраулар қабылдауға және келушілерге сілтеме жасаудан басқа, сіз көбінесе клиенттермен жұмыс істеуге, барлық іс-шараларды ұйымдастыруға, кездесулерді ұйымдастыруға және т.б. мәжбүр боласыз, себебі бұл көптеген жауапкершіліктерді талап етеді, сондықтан сіз ресепшн ретінде өзіңіздің ұйымшылдығыңызбен жұмыс жасай аласыз. бір уақытта бірнеше нәрсені жасаңыз. Егер сіз бір уақытта бірнеше тапсырманы орындай алмасаңыз және оларды дұрыс тәртіпте орындай алмасаңыз, сіз қабылдаушы ретінде ұзақ өмір сүре алмайсыз.
   • Ұйымдастырудың жақсы тәсілі - жұмыс істеуге болатын архивтік жүйеге ақша салу. Басшыңызға, әріптестеріңізге және клиенттеріңізге қандай қағаздар мен ақпарат қажет болуы мүмкін екенін білу маңызды. Барлық осы ақпаратты әртүрлі қалталарда - компьютердің жұмыс үстелінде немесе қағазда сақтаңыз. Жүйеңізді сізге ыңғайлы етіп ұйымдастырыңыз - егер сізге неон жабысқақ жазбалар қажет болса, бұл да жақсы.
   • Ұйымдастырушылық сонымен қатар сіз өзіңізді ынталандыруға болатындығын білдіреді - сізге бірдеңе қалай жасау керектігін айтатын немесе дұрыс жолда ұстайтын ешкімнің қажеті жоқ. Егер сіз ұйымшыл болсаңыз, сіз бір күнде қандай тапсырмаларды орындауыңыз керектігін және қандай істердің басымды болатынын білесіз.
   • Қолыңызда (мысалы) телефон нөмірлерінің бар екеніне көз жеткізіңіз, мысалы, әріптестер, мердігерлер, сатушылар, төтенше жағдайлар қызметтері және т.б. Сізге олардың барлығы белгілі бір уақытта қажет болады. Телефон нөмірлерін арнайы компьютерлік бағдарламада немесе Rolodex-те сақтаңыз.
2. Сізде кішкене техникалық білім бар екеніне көз жеткізіңіз. Ресепшнмен жұмыс жасайтын ең маңызды технология - бұл телефон - және онымен байланысты барлық түймелер мен сызықтар. Компьютерде жұмыс істеу дағдылары да таптырмас - ресепшндердің көпшілігі электрондық пошта хабарларын жіберуді және мәтіндік процессорды қолдануды білуі керек. Электрондық кесте құруды және сіз жұмыс істейтін компанияға тән бағдарламаларды қалай қолдануды білсеңіз де пайдалы болады.
   • Көшірме, сканер және принтермен жұмыс істеу мүмкіндігі болуы керек екенін ұмытпаңыз (және сіздің жұмысшыларыңыз осы құрылғылармен жұмыс істеген кезде кездесетін ақаулықтарды жою). Егер сіз қандай жабдықты қолданатыныңызды білсеңіз, ең көп кездесетін мәселелерді шеше алатындай нұсқаулықпен танысыңыз.
3. Сенімді болыңыз. Қабылдаушы әрдайым оның жұмыс үстелінде болады деп күтілуде - егер телефонға ешкім жауап бермесе немесе күту уақыты өте ұзақ болса, компания жаман атқа ие болады. Сенімді болуды бірінші кезектегі міндет етіңіз - егер сіздің бастығыңыз сізге сенім арта алатынын және сіз әрқашан көмектесуге дайын екеніңізді білсе, сіз өзіңізді таптырмас адам етесіз.
4. Жақсы тыңдаушы болыңыз. Қабылдаушы болудың маңызды бөлігі - басқа адамдарды тыңдау - телефон арқылы, клиент жұмыс үстелінде сұрақ қойғанда немесе сізге ақпарат жіберілгенде. Егер сіз жақсы тыңдаушы болсаңыз, онда сіз тиімдірек жұмыс жасай аласыз - егер сіз біреудің сізден не сұрап жатқанын бірден түсініп алсаңыз және сіз клиенттерге көмекке болатын бөлімге жақсырақ жүгірсеңіз, мәселелерді оңай шеше аласыз.
5. Барлығын жазып алыңыз. Сіздің бастығыңыз сізден бірдеңе жасауды сұрағанда, егжей-тегжейлерін жазып алыңыз. Клиент қоңырау шалған кезде міндетті түрде олардың ақпаратын (аты-жөні, байланыс деректері, не қалайтынын және т.б.) жазып қойыңыз. Жазбалар сізге жинақы болуға көмектеседі және бір күнде болатын барлық ұсақ-түйектерді еске түсіреді. Жазбаларыңызды дәптерге немесе дәптерге жазып, әрдайым өздеріңізде сақтаңыз. Сіз мұның қаншалықты пайдалы екеніне таң қаласыз, әсіресе бес сағат бұрын қоңырау шалған адамның не қалағанын білгіңіз келсе.
   • Хабарларды егжей-тегжейлі жазғаныңызға және жазғандарыңызды оқығаныңызға көз жеткізіңіз. Дұрыс ақпаратыңыз бар екеніне көз жеткізу үшін хабарламаны және / немесе байланыс мәліметтерін жазып жатқанда қайталаңыз.
6. Телефонға сыпайы түрде әдеттегі сәлемдесу арқылы жауап беріңіз, мысалы «Қайырлы таң, сіз ____ (сіздің атыңызбен) ____ бастап (компанияның аты) сөйлесесіз, мен сізге қалай көмектесе аламын?Бір немесе екі қоңырау шыққаннан кейін телефонға жауап бергеніңізге көз жеткізіңіз, адамдарды бір минуттан артық ұстауға болмайды (бұл сіз ойлағаннан да ұзақ).
   • Қоңырау шалып отырған адамның атын мұқият тыңдаңыз. Егер көз жеткізгіңіз келсе, қайталаңыз. Түсіну қиын болса, қоңырау шалушының атын жаза алатынын сұраңыз.
   • Әңгімелесуді «сәл күте тұрыңыз, мен сізді мистер Смитке жеткіземін» деген сияқты әдеттегі фразамен аударыңыз. Немесе егер адам сөйлесіп жатса: «Смит мырза қазір сөйлесуде. Сіз күткіңіз келе ме немесе хабарламаны жіберейін бе?». Қоңырауға сыпайы түрде алғыс айтып, қоңырауды аударыңыз.
7. Сәлемдеме жеткізушілерімен кез-келген келушілер сияқты кәсіби және ілтипаттылықпен амандасыңыз. Сізге жеткізу үшін қол қою керек болуы мүмкін. Сіздің қолтаңбаңыздың анық екеніне көз жеткізіңіз. Жеткізушіге пакетті салатын нұсқаулар қажет болуы мүмкін. Осындай мәселелер бойынша дұрыс қызметкерлермен байланысқаныңызға көз жеткізіңіз.
8. Бизнеске келетін клиенттерді тиімді және сыпайы қабылдаңыз. Келуші сізге олардың кім екенін және кім іздейтінін айтқаннан кейін, сіз сол адаммен байланыс орнатып, кім бар екенін айтыңыз. Бұл үшін сіз қолдана алатын стандартты сөйлем: «Смит мырза, XYZ б.в. Жансен ханым, сағат 2-ге жазылуға келді». Әрдайым аты мен тегін және олар ұсынатын компанияны беруге тырысыңыз. Оның кездесуі бар-жоғын сұраған пайдалы. Содан кейін Смит мырза клиентті қайда күтуге болатындығы және қанша уақытты алатыны туралы қосымша нұсқаулар береді. Содан кейін келушіге: «Смит мырза бір минуттың ішінде болады» деп айта аласыз. Немесе: «Смит мырза кездесуді аяқтап жатқанын және ол 5 минуттан кейін болатынын айтады. Отырыңыз».

2-нің 2-әдісі: 2-бөлім: Өкіл болыңыз

1. Позитивті көңіл-күйде болыңыз. Жоғарыда айтылғандай, ресепшн - бұл компанияның визит картасы - алдымен клиенттер сізді көреді және кеңсеге келе алмайтын адамдардың сұрақтарына жауап береді. Ешкім қышқыл немесе ашулы бетпен амандасқысы келмейді. Әрқашан жүзіңізден күлкі кетпесін, ақжарқын мінезіңіз болсын. Қиын клиенттерге, егер олар сіздің жүйкеңізге түсіп кетсе де, оларға шыдамды болыңыз.
   • Егер сізде өте қиын клиент болса да, өзіңіздің күшті, бақытты мінезіңіз бар екенін еске сала беріңіз. Олар сізге өз реніштерін қабылдап жатыр деп айтыңыз, бірақ біліңіз, егер сіз оларды орналастыру үшін бар күшіңізді салсаңыз, сіз дұрыс емес нәрсе істеп жатқан жоқсыз. Жарылып кетуден гөрі салқындаған жақсы.
2. Сәлемдесуге дайын болыңыз. Клиенттерді жылы шыраймен қарсы алу әрқашан маңызды. Клиентке көмектесуден бұрын бірдеңені аяқтау керек болса да, олармен амандасу маңызды, сондықтан олар олардың көргенін және оларға көмектесетінін біледі.
   • Мысалы, сіз: «Қайырлы таң! Егер сіз отырсаңыз, мен сізбен бірге боламын!» Деп сәлемдесуге болады.
3. Сыпайы болыңыз. Сыйлы бол. Барлығына бүгін кеңсеге кіру үшін ең маңызды адам сияқты қараңыз. Бұл сіздің жұмысыңыз - сіздің бүгін таңертең кептелісте бірнеше сағат өткізгеніңіз немесе жаңа былғары аяқ киіміңізге кофе құйғаныңыз ешкімге маңызды емес. Жеке уайымдарыңызды үйде қалдырыңыз. Тұтынушыны жайлы сезініп, сізбен әңгімелесуден рахат алыңыз.
4. Киім өкілі. Сіз компанияны ұсынасыз, сондықтан сіз ұқыпты көрінуіңіз керек. Инвестицияны корпоративті мәдениетке сәйкес келетін киімге салыңыз. Егер сіз белгілі бір бизнес түріндегі ресепшн болсаңыз (мысалы, киім бренді) сол брендтің киімдерін кигеніңіз дұрыс болар. Егер сіз сән немесе басқа факторлар маңызды жерде жұмыс жасамасаңыз, консервативті жағына ұмтылыңыз.
   • Сіздің компанияның киімге қатысты арнайы ережелері бар-жоғын тексеріңіз. Сіздің компанияңыз ресми жұмыс киімдерімен жақсы болуы мүмкін, бірақ сізді ешқашан ұмытпаңыз дейін ресми түрде киіну (спорттық шалбар бағаланбауы мүмкін).
5. Әрқашан ұқыпты болып көріну керек.

Кеңестер

• Жеке заттарды жұмыстан бөлек ұстаңыз. Бұл сіздің жеке сөйлесулеріңіз бен электрондық поштаңызбен жұмыс істемейтіндігіңізді білдіреді. АТ бөлімі сіздің компьютердегі әрекеттеріңізді бақылай алады.
• Менеджерлермен жақсы қарым-қатынаста болыңыз, сізде ештеңе болмаған кезде оларға көмектесе аласыз ба?
• Сіздің жалақыңызды кім беретінін ұмытпаңыз және оларды әрдайым құрметтеңіз.
• Дәретханаға бару керек кезінде, түскі асқа, демалысқа шыққанда және т.б. жұмыс үстелін немесе телефонды бақылайтын адамды табыңыз, осылайша сіз қайтып оралғанда сізді ашуланған адамдар күтіп тұрған жоқ.
• Әріптестеріңізден бірдеңе көмектесе алатынын сұраңыз. Сіз шағымдану арқылы дұшпандарға қарағанда көмектесу арқылы жақсы достар таба аласыз.
• Поштамен жұмыс істеу көбінесе сіздің жұмысыңыздың бөлігі болып табылады. Бірінші күні қайда бару керек екенін, кім және қашан жеткізетінін бірден анықтаңыз.
• Әрдайым жаңа тапсырманы білуге ​​дайын болыңыз. Жан-жақтылық сізге көп нәрсе әкелуі мүмкін.
• Хабарламаны екі данада жазып, оның көшірмесін хабарлама тағайындалған адамға беріңіз. Немесе күнделік қолданыңыз, бұл нәрсені табуды жеңілдетеді, әсіресе аты-жөнін немесе телефон нөмірін іздесеңіз.

Ескертулер

• Ешқашан «жоқ» деп айтпаңыз. Сонда сіз тез жұмыссыз қаласыз.
• Өзіңді сүйкімді етіп көрсетпе. Адамдар оны дұрыс көреді. Шынайы қызығушылықпен, сыпайы және сыйлас болыңыз. Егер сіз мұны жасай алмасаңыз, сіз рецепшн болмауыңыз керек. Сіз компанияның беделін түсіресіз. Одан кейін көпшілік алдына шығудың қажеті жоқ кеңсе жұмысын іздеңіз.
• Тұтынушымен немесе қоңырау шалып жатқан адаммен дауласпаңыз. Оны бастыққа жіберіңіз.