Мазмұны

• Қадамдар
• Кеңес
• Сізге не керек

Кеңсе файлдарын ұйымдастыру қарапайым жұмыс емес, әсіресе файлдар мен құжаттарды көптеп жинауға келгенде. Алайда, сіз бұл қиындықты алдын-ала жоспарлау және құжаттар жүйесін таңдау арқылы жеңе аласыз. Бұл сіздің бизнес профиліңізді ұйымдастыруға көмектеседі және маңызды құжаттарды тезірек табуға кепілдік береді. Сіз өзіңіздің миссияңызды бастау үшін кеңсе жазбаларын қалай ұйымдастыруға болатындығы туралы төмендегі мақаланы тексере аласыз.

Қадамдар

3-тен 1-бөлім: Уақытты дұрыс орналастырыңыз

1. 

   Қосымшаны ретке келтіру үшін белгіленген уақытты бөліп, ортада алаңдатпау үшін. Жұмысқа кіріспес бұрын жаңа профиль жасауға картон мен жапсырмаларды дайындаңыз. жарнама

3-тен 2-бөлім: Құжаттар мен жазбаларды жүйелеу

1. 

   
   
   Үйінді құжаттар мен файлдарды кішірек, басқарылатын бөліктерге бөліңіз.
   • Стектерді бір-бірлеп өңдеңіз және санын азайту және артық болуын шектеу үшін қажет емес қағаздарды тазалаңыз немесе жойыңыз.
   • Қалған құжаттар мен файлдарды екі бөлек бөлікке бөліңіз, біреуі алдағы айларда өңделуі қажет файлдар үшін, екіншісі жедел өңдеуді қажет етпейтін архивтік файлдар үшін.

2. 

   
   
   Егер сізде клиент профилі болса, алфавит бойынша папкаларды ұйымдастырыңыз. Мысалы, егер әрбір байланыстырушы адамның немесе компанияның аты болса, сіз жазбаларды сол адамның аты бойынша сұрыптай аласыз. Бұл жағдайда клиенттің толық аты-жөні көрсетілген әрбір профиль картасын жапсыру керек.Мұқабаларыңызды алфавит бойынша реттеңіз, содан кейін қайсы тартпаның белгілі бір әріптен басталатынын көріңіз.

3. 

   
   
   Санаттар бойынша сұрыптау, егер жазбалар бизнестің көптеген бөліктерінде болса. Кейбір жазбалар шот-фактураларға, кепілдіктерге немесе келісімшарттарға қатысты және оларды әртүрлі санаттарға бөлу қажет. Әр жазбаны сәйкесінше жапсырыңыз және барлық тиісті құжаттарды жазбаға салыңыз. Сізге екінші ретті профиль жасау қажет болуы мүмкін, сондықтан әр категорияны белгілеу үшін ілулі қақпақты, ал екінші ретті қақпақты қолданыңыз.
   • Жедел құжаттар портфолиосын жасаңыз, сонда сіз маңызды қағаздарды тез таба аласыз.
   • Өңдеуді қажет ететін файлдарға оңай қол жеткізу үшін уақытша файлдарды жәшіктің артына, ал мұрағаттық файлдарды артына салыңыз.
   жарнама

3-тен 3-бөлім: жазбаларды ай бойынша сұрыптау

1. 

   Жоғарыда келтірілген әдістерді қолданудан басқа, сіз өзіңіздің байланыстырғыштарыңызды ай (және жыл-) бойынша ұйымдастыра аласыз. Егер сіз оны бірден сұрыптап үлгермесеңіз, қағаздарыңызды күндізгі өңдеуге арналған айлық жазбаңызға енгізе аласыз. Бұл қадам құжаттарыңызды қай жерде тезірек сақтау керектігін анықтауға көмектеседі.
   • Ай сайынғы профиль басқа категорияға жатпайтын қағаздарды сақтауға да жарайды.

2. 

   Жыл соңында ай сайынғы жазбада қалған қағаздарды тексеріңіз, сонда сіз жаңа шаблон туралы біле аласыз, сонымен қатар жүйеде жаңа жазбалар тобы (санат атауы) жоқ. Жаңа жылда сол қағаздар үшін профильдер жасаңыз.

3. 

   Қалған қағаздарды айға қысыңыз. Файлды «Аралас» тобында сақтаңыз (Жыл-). жарнама

Кеңес

• Сіздің жазбаларыңызды реттегеннен кейін сізге кеңседе тәртіп сақтау қажет. Іс қағаздарын жүргізу жүйесін түзетіп, қағаздарды орнына қайтарыңыз.
• Іс қағаздарын жүргізудің жаңа жүйесіне зиян келтірмеу үшін қажет емес құжаттарды лақтырып тастаңыз, қайта өңдеңіз немесе жойыңыз.

Сізге не керек

• Шкафтар
• Қақпақ ілулі
• Қатты мұқабалы
• Жапсырмалар
• Маркерлер