Мазмұны

• Қадамдар
• 3 -ші әдіс 1: Жиналысқа дайындық
• 3 -ші әдіс 2: Жиналыс кезінде
• 3 -ші әдіс 3: кездесуден кейін
• Кеңестер
• Ескертулер
• Саған не қажет

Корпоративтік хатшы немесе директорлар кеңесінің хатшысы, мүмкін шағын кәсіп иесі ретінде сізге корпоративтік кездесулердің хаттамаларын жүргізу қажеттілігі туындауы мүмкін. Бұл тапсырма өте маңызды, өйткені бұл тек заңды талап емес, әсіресе коммерциялық емес ұйымдар үшін: бұл хаттамалар компанияның, оның тарихының ресми жазбаларының құрамына кіреді. Егер белгілі бір ережелер мен формат сақталса, хаттамаларды оңай жасауға болады.

Қадамдар

3 -ші әдіс 1: Жиналысқа дайындық

1. 1 Кездесуге қатысатын кез келген адамға алдын ала (бірнеше апта бұрын) кездесудің күні, уақыты, орны мен мақсаты көрсетілген хабарлама жіберіңіз.
2. 2 Басқарманың әр мүшесі үшін арнайы пакет дайындаңыз, оған мыналар кіреді: кездесу туралы хабарлама, алдыңғы кездесу хаттамасы, байланыс ақпараттарының тізімі және жиналыста ұсынылатындар (мысалы, талдаулар мен бюджеттік есептер). Егер ақпарат құпия болса, оны қызметкерлер (кейбір жағдайларда) мен қонақтар үйден шыққаннан кейін ғана жеткізіңіз.
3. 3 Қолыңызда жазу құралдары бар екеніне көз жеткізіңіз, мысалы: блокнот, қалта, ноутбук немесе дыбыс жазғыш.
4. 4 Кездесу күні барлық қатысушылардың жазбаша материалдары, төсбелгілері (қажет болса) мен сергіткіштер бар екеніне көз жеткізіңіз.

3 -ші әдіс 2: Жиналыс кезінде

1. 1 Келесі ақпаратты жазып алыңыз:
   • Ұйымның атауы мен кездесу түрі.
   • Кездесу туралы хабарлама жіберілді ме, егер болса, қашан.
   • Кездесу күні және оның болған жері.
   • Кездесу басталған уақыт.
2. 2 Кездесудің себебін жазыңыз, мысалы: тоқсандық алқа мәжілісі немесе офицерлерді жыл сайын сайлау.
3. 3 Тізімде болуы керек:
   • Кеңес мүшелері, отырысқа қатысқан офицерлер мен қызметкерлер және олардың міндеттері.
   • Қатыспағандар.
   • Қатысатын қонақтар, оларды шақырған адамдар және іс -шараға не себептен келгендері.
   • Жиналыс төрағасының аты -жөні мен лауазымы.
   • Жиналыс хаттамасын жүргізетін адам.
4. 4 Кворумға қажетті мүшелердің санын және бұл санға жеткенін көрсетіңіз.
5. 5 Соңғы жиналыстың хаттамасын қабылдау, қайта қарау немесе одан шығу үшін дауыс беру нәтижелерін жазыңыз.
6. 6 Алдыңғы хаттамаларды қажет болған жағдайда өзгертіңіз.
7. 7 Алдыңғы хаттаманың нақты сұрақтарын айтып, оларды талқылау барысын, дауыс беру нәтижелерін немесе жалпы нәтижені жазыңыз.
8. 8 Кез келген басқа дауысты, мысалы, офицерлерді сайлауды және жақтаған, қарсы немесе қалыс қалған дауыстардың санын жазыңыз. Қалыс қалғандардан басқа, адамдардың аты -жөнін және олардың қалай дауыс бергенін жазып алудың қажеті жоқ. Дауыс беруден бас тартудың себебін және осы дауыс беру кезінде біреудің бөлмеден шығып кеткенін айтыңыз.
9. 9 Күн тәртібіндегі мәселелерді тізімдеңіз және жазбалар жазу үшін олардың арасында бос орын қалдырыңыз.
10. 10 Күн тәртібіндегі мәселелерді, не айтылғанын және кім айтқанын талқылаңыз.
11. 11 Кездесуде талқыланған барлық өзекті мәселелерді, сондай -ақ келесі кездесуде сөз сөйлеуге мәжбүр болатын адамдарды тізімдеңіз.
12. 12 Күн тәртібінде жоқ мәселелерді және оларды кім сұрағанын, сондай-ақ осы талқылаулардың нәтижесі туралы кез келген талқылауға назар аударыңыз.
13. 13 Қайта қарау, жаңарту немесе дауыс беру үшін ұсынылған шешімдердің нәтижесін көрсетіңіз. Ресми шешімнің өзі жеке құжат ретінде ұсынылады.
14. 14 Келесі кездесудің күні мен уақытын көрсетіңіз.
15. 15 Назар аударыңыз, жиналыс көпшілік дауыспен немесе бірауызды шешіммен жабық деп жарияланды. Кездесудің аяқталу уақытын көрсетіңіз.

3 -ші әдіс 3: кездесуден кейін

1. 1 Протоколды мүмкіндігінше толық толтырыңыз және мүмкіндігінше ертерек жасаңыз.
2. 2 Кез келген дауыс беру нәтижелерін, күн тәртібінің сұрақтары мен қабылданған шешімдерді қалың түрде бөлектеңіз.
3. 3 Хаттаманың көшірмелерін жиналыстың барлық қатысушыларына олардың мазмұны бойынша кері байланыс алу үшін мүмкіндігінше тезірек таратыңыз. Егер өзгертулер ұсынылмаса, хаттаманы ресімдеңіз, содан кейін оларды корпоративтік кездесулерге арналған арнайы қалтаға салыңыз. Хаттаманың соңғы нұсқасының көшірмелерін жиналысқа қатысушылардың барлығына және оған қатыспаған адамдарға таратыңыз.

Кеңестер

• Егер сіз бір нәрсені түсінбесеңіз, талқылау дұрыс жазылуы үшін бірден тиісті сұрақтарды қойыңыз. Түсініктеме алу үшін хаттаманың толық жобасын жасағанша күтудің қажеті жоқ.
• Қабылданған шешімдер мен дауыс беру нәтижелері хаттамада көрсетілуі тиіс, бірақ олардың көшірмелері бөлек папкада өрттен, судан және басқа факторлардан қорғалған жерде сақталуы тиіс. Электрондық көшірмелер де осы қалтада сақталуы керек.
• Кездесу кезінде әр сөзді қысқартуға тырыспаңыз: не айтылғанын жалпы түрде жазыңыз. Сіз хаттаманы толтыруды аяқтағаннан кейін талқылау барысын толығырақ ашуға болады.
• Сіздің компанияңыздың саясаты электронды байланысты қолдануға тыйым салуы мүмкін. Енді бұл сирек кездеседі - бәрі ережелер жазылған уақытқа және жылдар бойы қайта қаралғанына байланысты. Сондықтан, кездесуге қатысушылармен осылай сөйлеспес бұрын, ештеңені бұзбайтындығыңызға көз жеткізіңіз. Сіз сондай -ақ, егер олар ескірген болса, осындай ережелерге түзетулер енгізуді ұсына аласыз.

Ескертулер

• Хаттаманың жобасын жиналысқа қатысушыларға қарау және қайта қарау үшін жібергенде абай болыңыз, себебі бұл оларға айтқандарын өзгертуге мүмкіндік береді. Хаттама толығымен аяқталғаннан кейін, оған енгізілген өзгерістер туралы барлығының хабардар екеніне көз жеткізіңіз: осылайша ақпарат дұрыс түсіндіріледі және ешкім жаңылыстырылмайды.

Саған не қажет

• Қалталар
• Жазу құралдары (блокнот, қарындаш немесе қалам, ноутбук немесе дауыс жазғыш)
• Белгілер, қажет болған жағдайда
• Жиналысқа қажетті барлық ақпаратты қамтитын пакеттер
• Жиналысқа қатысушыларға арналған блокноттар мен қаламдар / қарындаштар
• Сусындар