Автор:
Laura McKinney
Жасалған Күн:
2 Сәуір 2021
Жаңарту Күні:
1 Шілде 2024
Мазмұны
Сіз банкте, сақтандыру компаниясында, мемлекеттік агенттікте, жұмыс берушіде немесе мектепте қиындықтарыңыз бар ма? Сізге оларға бірдеңе істеуге сендіретін немесе проблема бойынша көмектесуге көндіретін хат жіберу керек пе, бірақ сіз мұны қай жерден бастауға болатындығын білмейсіз бе? Төмендегі мақала тиімді сендіргіш хат жазу әдісі туралы айтады.
Қадамдар
4-тен 1-бөлім: Дайындаңыз
Жоғары идеялар. Хат жазуды бастамас бұрын, хат арқылы не айтқыңыз келетінін, бұл хатты не үшін жазып отырғаныңыз туралы, сондай-ақ алушының сізден кейін білдіруі мүмкін қарсылықтары туралы ойланыңыз. хат оқы. Алдымен ойда болу сізге хаттың негізгі мазмұнын анықтауға, сондай-ақ хат бағытталған тақырыпты түсінуге көмектеседі.
- Хатты сөйлем үлгісімен ашу: мен «оқырманды» «мақсатқа» сендіргім келеді. «Оқырманды» хат жіберіп отырған адаммен және «мақсатты» сендіргіңіз келетін нәрсемен ауыстырыңыз.
- Жоғарыдағы қадамды аяқтағаннан кейін, өзіңізге сұрақ қойыңыз: Неліктен? Оқырманның сіздің тілектеріңізбен келісуін қалайтын себептердің астын сызыңыз.
- Мұның себептерін келтіргеннен кейін, оларды маңыздылығы бойынша жүйелеңіз. Барлық маңызды себептерді бір бағанға және маңызды емес себептерді басқа бағанға салыңыз. Бұл қадам маңызды және маңызды ақпаратты бөліп көрсету үшін ақпаратты қорытындылауға көмектеседі.
Сіздің мақсатыңызды біліңіз. Мақсаттарыңыздың нақты не екеніне көз жеткізіңіз. Сізге қандай нәрселер қажет және сіз оқырмандарға не істегіңіз келеді?- Сонымен қатар, ойланған мәселелерді шешудің шешімдері туралы өзіңіз ойланыңыз.
Мақсатты әріпті түсіну. Тақырыбыңызды талдау және түсіну сіздің хатыңыздың құрамын қалыптастыруға көмектеседі. Мүмкін болса, оқырмандарыңыз сізбен келісетін немесе келіспейтіндігін немесе олар бейтарап жағында болатынын анықтаңыз.Бұл қадам сізге көбірек ойыңызды қайда қою керектігін анықтауға көмектеседі.- Сіз хат жіберген адамның шынайы жеке басын анықтауға тырысыңыз. Олар кім және олар сізге шынымен көмектесуі керек деп сендіретін не? Сіздің хатыңыз елеусіз қалады ма немесе ол қарастырыла ма? Алушы жоғары позицияда ма немесе осы мәселені шешу функциясы бар ма? Алушының жағдайына байланысты әр түрлі тұжырымдар болады.
- Оқырманның талқыланатын тақырыпқа қатысты пікірлері мен ойлау тәсілдерін білуге тырысыңыз. Сіз бен сіздің оқырмандарыңыз арасында қарама-қайшы пікірлер туындауы мүмкін бе? Мұндай көзқарастарды қалай ресми түрде ұсына аласыз?
- Оқырманыңыз сіздің тақырыбыңызға не қызықтыратынын біліңіз. Олардың қарым-қатынас жасау қабілеті бар ма? Оларға осы тақырып тікелей әсер ете ме? Оларды қарастыруға қанша уақыт жұмсау керек?
- Оқырманды сендіру үшін эсседе келтіретін дәлелдер түрлері туралы ойланыңыз.
Тақырыпты зерттеңіз. Жоғары сенімді тіл нақты дәлелдер мен байланысты ақпаратты қамтуы керек. Басқа жағынан қарағаныңызға көз жеткізіңіз. Мәселені өз көзқарасыңызбен зерттеп қана қоймай, қарсы пікірлер мен олардың фактілерін атап өтіңіз.- Шағымыңызды растау үшін нақты фактілерді, логикалық дәлелдерді, статистикалық мәліметтерді және тиісті дәлелдемелерді қолданыңыз.
- Қарсылас тараптың позициясы дұрыс емес деп талап етудің орнына, сіздің позицияңыздың неге дұрыс екенін және оны қарастыруға лайық екенін түсіндіріңіз.
4-тен 2-бөлім: Хатты пішімдеу
Блок пішімін қолданыңыз. Іскери хаттар ерекше форматқа ие. Дұрыс форматта жазылған хатты оқығанда, оқырман сол немесе басқа жолмен алаңдамайды. Керісінше, егер сіз дұрыс ұйымдастырмасаңыз, хат оқырманның алдында сіз туралы жағымсыз әсер қалдырады және олар сіздің хатыңызды шетке тастауы мүмкін.
- Жол үзілімдері мен бөлек абзацтарды қолданудан бастаңыз.
- Әр абзацты туралап көрейік. Басқаша айтқанда, параграфты проза немесе эссе жазуындағыдай шегіндірмеңіз.
- Абзацтар арасындағы бір жол.
- Стандартты қаріпті қолданыңыз, әдетте Times New Roman немесе Arial қаріптің өлшемі 12.
Хаттың басында мекен-жай бөлек орналастырылады. Хаттың жоғарғы сол жақ бұрышына мекен-жайыңызды теруден бастаңыз. Атыңызды енгізбеңіз, тек көше мекен-жайын, қаланы, провинцияны (АҚШ сияқты штаттары бар елдер үшін «штатты» қолданыңыз ...) және аймақ кодын ғана қосыңыз. Сондай-ақ, телефон нөмірін және электрондық поштаны төмендегі бөлек жолдарға енгізуге болады. Егер сіз Ұлыбританияда тұрсаңыз, мекен-жай оң жақта болуы керек. Содан кейін бір жол.
- Күнді енгізіңіз. Айлар хат түрінде жазылады, содан кейін сәйкесінше күні мен жылы көрсетіледі. Ескерту: бұл әдіс ағылшын тілінде сөйлейтін елдерде қолданылады. Вьетнамда «Күн ... ай ... жыл ...» тәртібін қолдана отырып). Бір жол.
- 2013 жылғы 4 маусым
- Алушының аты мен мекен-жайын теріңіз. Алушының жеке басын көрсетуге тырысыңыз. Бір жол.
Хатты сәлемдесу арқылы ашыңыз. «Құрметті» - алушының аты-жөні, кіріспенің таныс түрі. Алушының аты-жөні дұрыс терілгеніне көз жеткізіңіз, сонда құттықтаудағы ат хабарлама тақырыбындағы алушының атына сәйкес келеді.
- Мистер (мырза), ханым (ханым), профессор (доктор) сияқты атауларды алушының аты-жөнімен бірге фамилияға қатысты қолданыңыз. Егер сіз әйелге қандай есім қою керек екенін білмесеңіз, онда «ханым (ханым)» деп айтыңыз
- Тақырыптан кейін әрдайым қос нүкте қойыңыз.
- Сәлемдесу мен бірінші абзацтың арасына сызық қалдырыңыз
- Құрметті профессор Браун:
Хатты қорытындымен жабыңыз. Соңғы сөйлемді жазбас бұрын, хаттың тонын ойлаңыз. «Рахмет!» - бұл жабылатын сөйлемдердің негізгі түрлерінің бірі, ал «Құрметпен» сияқты сөйлемдер мейірімді. Сіздің хатыңыз құрметпен немесе достықпен аяқталады ма деп ойлаңыз. Қандай тұжырымды таңдамасаңыз да, бірінші сөз бас әріппен жазылып, келесі сөз кіші әріппен жазылуы керек деген ережені ұстану керек. Аяқталған сөйлемнен кейін үтір қойылады.- Ресми поштаның форматы үшін «Ізгі ниетпен» (Құрметпен) таңдаңыз. «Ізгі ниетпен», «Мейірімділікпен», «Рақмет, (Рахмет,)» немесе «Сізге деген шындық», жабылатын нысандар. электрондық поштаға арналған стандарт. «Ең жақсы құрмет», («Жақсы») «,» Ізгі тілек «немесе» Қайырлы күн «- бұл жақын сөздер. және онша алыс емес сезім.
- Өз атыңызды термес бұрын қолтаңбаңызға төрт жол қойыңыз.
- Рақмет сізге,
4-тен 3-бөлім: Хат жазу
Қысқаша және қысқа. Сендіретін хаттар қысқа және сыпайы болуы керек. Кәсіпкерлер парақтан асатын немесе ренішті реңктегі хатты сирек оқиды. Еркелетпеңіз, жайылмаңыз. Түсінікті, дәйекті сөйлемдерді қолдануға тырысыңыз. Тақырыптан тыс болыңыз, қажет емес, маргиналды немесе шамадан тыс ақпарат беріңіз.- Шамадан тыс сөйлемдерді қолданудан аулақ болыңыз. Өте сенімді түсіндірме сөйлемдерді қолдану қажет. Сөйлемдер қысқа, түсінуге және оқуға жеңіл болуы керек.
- Абзацтарды тым ұзақ жазбаңыз. Әр абзацқа тым көп ақпаратты енгізбеңіз, өйткені ол хатты оқығанда көңіл күйін түсіреді, тақырыптан шықпаңыз немесе мәселені шатастыруға тырысыңыз. Әр параграфта тығыз байланысты ақпаратқа сүйеніп, жаңа идеяны дамыта отырып, екіншісіне ауысыңыз.
Алғашқы екі сөйлемдегі негізгі ойды айтыңыз. Жеңіл және қарапайым ашылатын сөйлемнен бастаңыз. Алғашқы екі сөйлемде өз тілектеріңізді (яғни, негізгі идеяны) айтыңыз.- Бірінші абзац тек екі-төрт сөйлемнен тұруы керек.
Екінші абзацта хаттың мақсаты көрсетілуі керек. Осы абзацта өз ойларыңызды, талаптарыңызды немесе мақсаттарыңызды сипаттаңыз. Нақты себептер, ақпарат немесе мазмұн берудің орнына, өз ұстанымыңызды, өз ойларыңызды, қызығушылықтарыңызды немесе өтініштеріңізді толығымен түсіндіріп, мәселенің маңыздылығын түсіндіріңіз. сізді әрекетке мәжбүр ететін қаншалықты ықпалды.
- Өзіңіздің мазмұныңызды шынайы сөйлемдермен ақылға қонымды, сыпайы түрде орналастыруды ұмытпаңыз. Шамадан тыс эмоционалды тілді қолданудан аулақ болыңыз, мәжбүрлі сөздерді қолданбаңыз, оқырмандармен әдепсіз сөйлемдерді қолданбаңыз (мұнда оқырмандар жеке адамдар немесе ұйымдар болуы мүмкін), сонымен қатар қарсы жаққа дөрекілік танытпайды.
Келесі абзацтарда тірек ойларды келтіріңіз. Келесі бірнеше абзац ілеспе ақпарат пен қосымша мәліметтерді келтіре отырып, сіздің ойыңызды дәлелдейді. Логикалық, нақты, ақылға қонымды, практикалық және заңды мәліметтерді ұсыныңыз. Тек эмоционалды, наным-сенімге немесе жай жеке қалауға негізделген пікірлерді ұсынбаңыз. Оқырманды ұзақ әңгіме оқуға мәжбүр етпеңіз; ұпайларды тез және дәл жасау керек. Бұған көмектесетін бірнеше шағын тактика:
- Оқырмандарды қызықтыру үшін нақты статистика мен оқиғаларға сілтеме жасау. Ұсынылған статистика мен фактілердің сенімді, заңды дереккөздерден екендігіне және статистика мен фактілердің бастапқы контексте сіз шынымен қолданатынына көз жеткізіңіз. .
- Зерттеу сарапшыларына сілтеме жасай отырып, олардың осы мәселе бойынша сізге деген көзқарасы ұқсас екенін және қарама-қарсы жақтың көзқарасына қарсы екендіктерін көрсетіңіз. Бұл сарапшылар өздері зерттейтін салада сенімді позицияны иеленуі керек және қарастырылып отырған мәселе бойынша нақты пікір айтуға қабілетті болуы керек.
- Сіздің сұрауыңыздың мақұлдануының себептерін келтіріңіз. Біреуге бір нәрсені не үшін сенетіндігіңізді түсіндіру арқылы сендіру әдісі, олар тек бір нәрсе жасауды сұраудан гөрі өз ойларын тиімді өзгерте алатындай етіп жасалуы керек. . Ағымдағы жағдайды және оны неге өзгерту керек екенін түсіндіріңіз.
- Қарастырылып отырған мәселе бойынша егжей-тегжейлеріңізді, сипаттамаларыңызды және түсінігіңізді келтіріңіз. Мәселелерді шешуге арналған өткен әрекеттер туралы немесе қандай-да бір әрекеттің болмауы туралы айтыңыз.
- Қарастырылып отырған мәселеге қатысты дәлелдемелер мысалмен бірге жүруі керек. Оқырманға мәселенің маңыздылығын анықтайтын дәлелдер келтіріңіз.
- Абзацта не айту керектігін шектеуді ұмытпаңыз. Сіздің жағдайыңыз бен жағдайыңызды қарапайым түрде айтуыңызды өтінемін. Егжей-тегжейлі терең емес, бірақ жеткілікті негізгі мазмұн беру керек. Тек сәйкес статистиканы, сарапшыларды және пікірлерді таңдаңыз.
Қарсыластың пікірін жоққа шығарыңыз. Біреуді тиімді түрде сендіре алудың кілті керісінше пікірлерге қарсы тұру болып табылады. Егер сіз қарсылықты дәлелдер немесе оқырмандардың сұрақтары туралы болжам жасағыңыз келсе, хатта келтірілгендерді атап өтуге болады. Қарсы тараппен ортақ тіл табыңыз немесе өз пікіріңізді дәлелдеу үшін сенімді көзқарастар ұсыныңыз.
- Сіздің көзқарасыңыздың екінші тараппен арасындағы айырмашылықты ашық түрде мойындағаныңызға көз жеткізіңіз. Оларды жасыруға тырысу сіздің дәлеліңізді әлсіретеді. Керісінше, қарама-қарсы тараппен ортақ құндылықтар, тәжірибелер мен мәселелерге назар аударыңыз.
- Айыптау сөздерін қолданудан аулақ болыңыз. Тым көп эмоцияны сөзбен жеткізу сіздің дәлелдеріңіздің әділдігін төмендетеді. Шамадан тыс негативті және хатпен жазылған хат сіздің оқырмандарыңыздың сіздің пікіріңізбен келісуіне кедергі келтіруі мүмкін.
Өтінішіңізді қайталау арқылы хатты жабыңыз. Хабарламаның соңында сұрауыңызды немесе пікіріңізді қайталаңыз. Бұл абзацта сіз шешім ұсына аласыз немесе мәселені шешу үшін әрекет жасай аласыз. Хатта осы хатты телефон, электрондық пошта немесе өзін-өзі тексеру арқылы қадағалайтындығыңызды ескертіңіз.
- Жақсы құрылған сөйлеммен аяқтау оқырманды сізге қарай ұмтылуға сендіруге көмектеседі немесе ең болмағанда мәселені сіздің көзқарасыңыз бойынша айқынырақ көруге көмектеседі.
- Өзіңіздің шешімдеріңізді немесе әдістеріңізді келтіріңіз. Келісуге келісіңіз немесе екі тарап та бір қадам артқа шегінеді. Сіз оқырманға не істегеніңізді және жағдайды шешуге дайындалып жатқаныңызды көрсетіңіз.
4-тен 4-бөлім: Қорытынды қадамдар
Қателіктерді тексеріңіз. Орфографиялық қателер мен нашар грамматикалық құрылымдар - бұл оқырмандарға сіз туралы жаман әсер ететін бірінші нәрсе. Мақалада қателіктер болмаған кезде ғана оқырман назар аударуға болатын мазмұн мен идеяға назар аудара алады. Жіберу түймесін басар алдында хатты бірнеше рет оқып шығыңыз. Жақсы болып жатқанын есту үшін хатты дауыстап оқыңыз.
- Қажет болған жағдайда біреудің хатыңыздағы орфографиялық қателерді тексеруін сұраңыз (немесе сіз емлені тексеру бағдарламасын пайдалана аласыз).
Нақты қолтаңбаңызбен қол қойыңыз. Электрондық поштаның орнына жіберсеңіз, хатқа тікелей қол қойыңыз. Бұл хатты жекелендіруге және хаттың сіз жазғанын тексеруге көмектеседі.
Басқа маңызды адамдарды көшіріңіз. Егер сіздің компанияңыздағы немесе басқа ұйымдағы басқа адамдар сіздің хатыңызды оқуы керек болса, оларға оның көшірмесін жіберіңіз. Бұл дегеніміз жіберуге тиісті адамдардың санын басып шығару, көшірмелерге нақты қол қою және жіберу.
Жіберушілер оның көшірмесін сақтауы керек. Әрдайым сіздің жазбаңызды қашан жіберілгені туралы және алушының ақпараты туралы жазып отырыңыз. Мәселе шешілгенше мәселені шешу үшін келесі уақытта не істеу керектігін жазып алыңыз. жарнама
Кеңес
- Ресми түрде жазу керек. Егер сіз кездейсоқ немесе бейресми сөйлесу тілін қолдансаңыз, хат алушы сізге сенбейді.Ресми тілді қолдану, сонымен қатар, мағынасыз сленгтерді қолданудан гөрі хатты сыпайы етуге көмектеседі!
- Нәзік тілді қолданыңыз. Адамдар мейірімді адамдарға көмектесуге бейім.
- Тақырыптан тыс емес. Сіз айтып отырған тақырыпқа сәйкес келмейтін қосымша ақпарат қоспауға тырысыңыз. Керісінше, тиісті мазмұнды ұстаныңыз және мәселені қиындатпаңыз. Оларды ерекше етіп көрсету үшін нақты фактілерді қолданыңыз.
- Кейбір қадамдар, әрекеттер немесе ұсыныстар нақты көрсетілуі қажет болса, тек ортаңғы абзацта тек қана таңбаларды пайдаланыңыз.
- Хат жазу үшін стандартты ағылшын тілін қолданыңыз (ағылшын тілінде сөйлейтін елдер үшін). Бұл мәтін немесе әлеуметтік медиа емес; бұл ресми хат. Қысқартулар, жаргондар мен эмотикондар сіздің хабарламаңызды қабылдай алады.
- Фокустық нүктелерді компаниялардың немесе агенттердің түсініктеріне сәйкес реттеңіз. Коммерциялық емес және ірі корпорация басқаша ойлауы мүмкін.
- Оқырмандарыңызға олар сізге қарыздар және сізден бірдеңе сұрағандай қарамаңыз. Керісінше, оларды достық және кәсіби тілде сендіріңіз.
