Мазмұны

• Қадамдар
• Кеңестер
• Ескертулер

Кеңседе жұмысты дұрыс ұйымдастыру үшін құжаттарды есепке алу мен сақтаудың тиімді жүйесінің болуы өте маңызды. Құжаттарға қол жеткізе алатын адамдардың санына қарамастан, жүйені әркім қажетті құжатты таба алатындай етіп ұйымдастыру керек. Егер құжаттарды тіркеу мен сақтау жүйесін қолдану қиын болса, онда сіз барлық құжаттарды тапсыру шкафында жоғалтып алудан қорқып, қолыңызда қалдыра бастайсыз, нәтижесінде сіздің үстеліңіз үйілген қағаздарға толады.

Қадамдар

1. 1 Өтініш беру жүйесін таңдаңыз. Қандай болса да, біріншіден, ол логикалық болуы керек, сонда сіз әр құжаттың нақты орнын білесіз. Мүмкін болатын шешімдер:
   • Алфавиттік. Егер сіздің құжаттарыңыздың көпшілігінде клиенттердің, емделушілердің немесе клиенттердің аты -жөндері болса, бұл жүйе жақсы жұмыс істейді.
   • Тақырып немесе санаттар: Көптеген жүйелер тақырып немесе санат бойынша ұйымдастырылған, олар дұрыс ұйымдастырылған кезде жақсы жұмыс істейді, бірақ дұрыс ұйымдастырылмаған кезде өте шатастырады.
   • Нөмірленген / хронологиялық. Бұл жүйе сатып алу тапсырыстары немесе рецепттер сияқты нөмірленген немесе мерзімі өткен құжаттар үшін жақсы жұмыс істейді.
2. 2 Шкафтарда ілулі қалталарды қолданыңыз. Аспалы қалталар алынбайды, олар конверттерді ұстағыш ретінде әрекет етеді, оларды сіз қораптардан шығарасыз.
3. 3 Құжаттарды санаттар бойынша стектерге бөліңіз. Егер стек биіктігі 5 см -ден жоғары болса, оны ішкі санаттарға бөліңіз. Егер стек тым төмен болса, оны басқа стекпен біріктіріп, атын өзгертіңіз. Стектердің атаулары олардың қайсысы белгілі бір құжатты жібергіңіз келетінін оңай анықтауға мүмкіндік беруі керек.
4. 4 Әр буманы қағаз конвертке салып, белгісін анық қойыңыз. Құжаттарға таза көрініс беру үшін біркелкі емес, орталықтандырылған қалталарды пайдалану жақсы.
5. 5 Конверттерді ілулі қалталарға салыңыз. Құжаттардың көпшілігінде тұрақты ілінетін қалталар жұмыс істейді, бірақ қалың немесе кіші санаттағы құжаттар үшін жалпақ түбі бар қалталарды пайдаланыңыз. Сіз қалталарды кез келген тәртіпте орналастыра аласыз, бірақ әдетте бұл үшін алфавиттік жүйе қолданылады.
6. 6 Конверттердің атымен ілулі қалталарды белгілеңіз. Егер сіз пластикалық шкафты пайдаланбасаңыз, қалтаның сол жағындағы барлық пластикалық ілгектерді орналастырыңыз. Соңғы жағдайда, қалталарды алдыңғыдан артқа емес, ашық тартпада солдан оңға қарай қойғанда, қойындыларды оң жаққа қойыңыз.
7. 7 Қосалқы қалталар мен конверттерді беру шкафының жанында бүктеу керек, осылайша қолыңызда бар қалталарға жатпайтын құжат болған кезде қалтаны тез қосуға болады. Тым қалың немесе жұқа қалталарды пайдаланбаңыз. Құжаттарды қайта орналастыру кезінде қалта атауларын өзгертуді ұмытпаңыз.
8. 8 Жылдың соңында барлық қалталарды алып тастаңыз, жаңа қағаз қалталарын сол санаттағы атаулармен белгілеңіз және оларды шкафтарға қойыңыз. Қажетті құжаттарды ағымдағы қалталарға ауыстыру үшін ескі қалталарды қарап шығыңыз, ал қалғандарын мұрағатқа жіберіңіз.

Кеңестер

• Файлдар шкафының әсерлі көрінуі үшін компьютерде түрлі түсті тегтерді басып шығару арқылы түсті кодталған қалталар қажет болуы мүмкін. Бірақ, мысалы, бір қалтаны өзгерту қажет болған кезде, сіз дұрыс түсті қалталар таусылғанын және қалтаға қол қоюға тура келетінін білсеңіз, көңіліңіз түсуі мүмкін. Қарапайымдылық - ең қауіпсіз нәрсе.

Ескертулер

• Ешқашан «Әртүрлі» деп аталатын стек жасамаңыз, әйтпесе сіз бұл құжаттарды ешқашан санаттамайсыз.
• Тапсыру жүйесін ұйымдастырғаннан кейін тапсырыс беру шкафында тәртіпті сақтаңыз. Күн сайын үстелден құжаттарды сұрыптауға және алып тастауға уақыт бөліңіз. Құжаттар қорапшасының үстіне терең құжат себетін қоюға азғырылуға қарсы болыңыз, әйтпесе сіз оны толтырып, лас қоймаға айналасыз.