Мазмұны

• Басу үшін
• 2-ден 1-әдіс: Ұйымдық өзгерістерді басқару жоспарын құрыңыз
• 2-ден 2-әдіс: Жобадағы өзгерістерді қадағалау
• Кеңестер

Өзгерістерді басқару жоспарларының екі түрі бар. Біреу өзгерістің ұйымға тигізетін әсері мен өтпелі кезеңді жұмсартады. Екіншісі бір жобаға өзгертулер енгізіп, өнім деңгейіне енгізілген түзетулердің немесе өзгерістердің нақты жазбасын шығарады. Екі жоспар да нені дұрыс және дәл орындау керек екендігі туралы нақты хабарлауға бағытталған.

Басу үшін

2-ден 1-әдіс: Ұйымдық өзгерістерді басқару жоспарын құрыңыз

1. Өзгерістердің себептерін көрсетіңіз. Өзгерістер туралы шешім қабылдауға себеп болған факторлардың тізімі, мысалы, жұмысындағы олқылықтар, жаңа технологиялар немесе ұйымның миссиясының өзгеруі.
   • Мүмкін болатын тәсілдердің бірі - ұйымның қазіргі жағдайы мен жоспар құрғысы келетін болашақтағы жағдайды сипаттау.
2. Қандай өзгеріс енгізу керектігін және оның шамасын анықтаңыз. Өзгерістерді басқару жоспарының күтілетін сипатын қысқаша сипаттаңыз. Мұның лауазымдық нұсқаулыққа, процедураларға, саясатқа және / немесе құрылымдық ұйымға әсер етпейтінін көрсетіңіз. Өзгерістерге ұшырайтын бөлімдерді, жұмыс топтарын, жүйелерді немесе басқа салаларды тізімдеңіз.
3. Мүдделі тараптардың қолдауын көрсетіңіз. Жоспар әсер еткен барлық мүдделі тараптарды, мысалы, аға менеджмент, жоба менеджерлері, жоба демеушілері, соңғы пайдаланушылар және / немесе қызметкерлерді тізімдеңіз. Мүдделі тарап өзгерісті қолдайтын болса, әр топқа жазыңыз.
   • Бұл деректерді қысқа және нақты түрде жеткізу үшін сіз графикті көрсете аласыз. Сіз графиктерді жоғары / орташа / төмен рейтинг негізінде әр қатысушы үшін «Хабардар болу», «Қолдау деңгейі» және «Әсер ету» деп бөлуге болады.
   • Мүмкін болса, көмекке жүгіну үшін жеке сөйлесулер жүргізуге болады.
4. Өзгерістерді басқару тобын жинаңыз. Бұл команда барлық мүдделі тараптармен жақсы қарым-қатынас орнатуға, алаңдаушылықтарды тізіп беруге және өзгерту процесінің мүмкіндігінше тегіс болуына жауапты. Компанияда үлкен сенімге ие және коммуникативті дағдылары бар адамдарды таңдаңыз.
   • Бұл командаға басқару процесінің жоғарғы деңгейінен өзгеріс бастамашысы кіреді. Бұл өзгерістерді қозғау үшін шынымен де белсенді жұмысты қажет ететіндігін және бұл тек жоспарды мақұлдаумен байланысты емес екеніне назар аударыңыз.
5. Ұйымның басқарушы персоналын бортқа қабылдау тәсілін әзірлеу. Өзгерістерді сәтті жүзеге асыру үшін ұйым басшыларынан қолдау алу өте маңызды. Персоналдың әрбір атқарушы мүшесі өзгеріс туралы кері байланыс жасап, өзгерісті ілгерілетуде белсенді рөл атқару үшін әр адаммен жұмыс жасасын.
6. Әрбір мүдделі тұлғаға жоспар дайындаңыз. Әрбір мүдделі тарап үшін, оның ішінде өзгерісті қолдайтындар, тәуекелдер мен алаңдаушылықтарды бағалайды. Осы мәселелерді шешу үшін өзгерістерді басқару тобына тапсырма беріңіз.
7. Қарым-қатынас жоспарын құрыңыз. Қарым-қатынас - бұл өзгерістерді басқару жоспарының ең маңызды бөлігі. Өзгерістер жұмысына әсер ететін кез-келген адаммен үнемі байланыс орнатыңыз. Өзгерістер енгізу себептерін және олардан келетін артықшылықтарды атап өтіңіз.
   • Мүдделі тараптарға бетпе-бет екі жақты байланыс мүмкіндігі берілуі керек. Жеке кездесулер өте маңызды.
   • Байланыс өзгертудің жетекші бастамашысынан, әр қызметкердің тікелей басшысынан және мүдделі тарап сенетін кез-келген қосымша өкілден болуы керек. Барлық қарым-қатынас жүйелі хабарлама беруі керек.
8. Оппозиция қайдан шыққанын анықтаңыз. Өзгерістер әрқашан қарсылыққа алып келеді. Бұл жеке деңгейде болады, сондықтан оның себебін білу үшін мүдделі тараптармен жеке сөйлесіңіз. Өзгерістерді басқару тобы оларды шешуі үшін шағымдарды қадағалаңыз. Оларға, атап айтқанда:
   • адамдардың өзгеруге деген ынтасы немесе шұғыл сезімі жоқ
   • адамдар үлкен суретті немесе өзгерістердің не үшін қажет екенін түсінбейді
   • процеске қатысу жетіспейді
   • адамдар өздерінің жұмысына, болашақ лауазымына немесе талаптары мен дағдыларына сенімсіз
   • басшылық өзгерістерді енгізу немесе хабарлау бойынша үміттерді ақтай алмай отыр
9. Бұғаттаулармен күресу. Көптеген шағымдарды неғұрлым қарқынды қарым-қатынас жасау арқылы немесе нақты проблемалар талқыланатын етіп коммуникация стратегиясын өзгерту арқылы шешуге болады. Басқа шағымдар сіздің жоспарыңызға енетін немесе оларды іске асыру үшін өзгерістерді басқару тобына тағайындалатын әртүрлі тәсілдерді қажет етеді. Осы тәсілдердің қайсысы сіздің ұйымыңыздағы жағдайға сәйкес келетінін ойлаңыз:
   • Лауазымдық нұсқаулықтардағы немесе процедуралардағы өзгерістер үшін қызметкерлерді оқытуды бірінші кезекке қойыңыз.
   • Егер сіз стрессті ауысуды немесе аз ынта-жігерді күтсеңіз, іс-шара ұйымдастырыңыз немесе қызметкерлерге жеңілдіктер жасаңыз.
   • Егер мүдделі тараптар өзгертуге ынталандырылмаса, ынталандырыңыз.
   • Егер мүдделі тараптар өздерін шеттетілген деп санаса, кері байланыс жинап, жоспарға қандай өзгертулер енгізуге болатындығын қарастыру үшін кездесу ұйымдастырыңыз.

2-ден 2-әдіс: Жобадағы өзгерістерді қадағалау

1. Өзгерістерді басқару функцияларын анықтаңыз. Осы жоба үшін тағайындалатын функцияларды атап өтіңіз. Әр лауазым үшін жауапкершілік пен дағдыларды сипаттаңыз. Өзгерісті күнделікті деңгейде жүзеге асыру үшін сіз кем дегенде бір жоба менеджерін және жалпы ілгерілеуді бақылау және жоғары деңгейлі өзгерістерді басқару шешімдерін қабылдау үшін жоба демеушісін беруіңіз керек.
   • Үлкен ұйымдағы ірі жобалар үшін сіз жоба менеджерінің рөлін әрқайсысы белгілі бір дағдылары бар әр түрлі адамдар арасында бөле аласыз.
2. Өзгерістерді бақылау комитетін құру туралы ойланыңыз. Бағдарламалық жасақтама жобаларында әдетте әр мүдделі топтың өкілдерінен құралған өзгерістерді бақылау комитеті болады. Бұл комитет жоба менеджерінің орнына өзгерістер туралы сұраныстарды мақұлдайды және шешімдерді мүдделі тараптарға жеткізеді. Бұл тәсіл әр түрлі мүдделі тараптар қатысатын жобалар мен ауқымы мен мақсаттарын қайта бағалауды қажет ететін жобалар үшін жақсы жұмыс істейді.
3. Өзгерту туралы сұраныстарды рәсімдеуді белгілеңіз. Жоба тобындағы біреу алға жылжудың жолын тапқаннан кейін, сіз бұл идеяны қалай жүзеге асырасыз? Осы жоспарда команда бекіткен процедураны сипаттаңыз. Міне мысал:
   • Топ мүшесі өзгерісті сұрау үшін нысанды толтырып, жоба менеджеріне жібереді.
   • Жоба менеджері форманы өзгерту сұраныстары журналына енгізеді және сұраныстар орындалған немесе қабылданбаған кезде осы журналды жаңартады.
   • Менеджер топ мүшелеріне неғұрлым егжей-тегжейлі жоспар құрып, қажет күш-жігерді бағалауды тапсырады.
   • Жоба менеджері жоспарды қабылдауға немесе қабылдамауға жобаның демеушісіне жібереді.
   • Өзгеріс енгізілді. Мүдделі тараптар прогресс туралы үнемі хабардар етіліп отырады.
4. Өзгертуді сұрау үшін форма жасаңыз. Әрбір сұранысқа келесі мәліметтер енгізіліп, журналға қосылуы керек:
   • өтінімнің өзгерген күні
   • жоба менеджері беретін өзгерту туралы өтініштің нөмірі
   • атауы және сипаттамасы
   • жіберушінің аты-жөні, электрондық поштасы және телефон нөмірі
   • басымдылық (жоғары, орташа немесе төмен). Өзгерістерді жедел басқару жоспарлары әр түрлі мерзімге ие.
   • өнім нөмірі және нұсқасы (бағдарламалық жасақтама жобалары үшін)
5. Өзгерістер журналына қосымша ақпарат қосыңыз. Бұл журнал сонымен қатар шешімдер мен олардың орындалуын жазуы керек. Өзгерістер туралы өтініште көрсетілген ақпараттан басқа, сіз келесі ақпарат үшін орын беруіңіз керек:
   • мақұлдау немесе қабылдамау
   • өтінішті мақұлдайтын немесе қабылдамайтын адамның қолы
   • өзгерісті енгізудің соңғы мерзімі
   • өзгерісті тоқтату күні
6. Үлкен шешімдерді қадағалаңыз. Күнделікті өзгерістерді қадағалайтын өзгертулер журналынан басқа, сіз барлық қабылданған шешімдер туралы жазбалар жүргізе аласыз. Осы есептің арқасында ұзақ мерзімді жобаларды немесе оларды басқаруда өзгертулер болатын жобаларды табу оңайырақ. Бұл есеп сонымен қатар клиенттермен немесе топ-менеджменттің персоналымен байланыс орнатуға негіз бола алады. Мерзімі, жоба мөлшері немесе жоба талаптары, басымдылық деңгейлері немесе стратегиядағы кез-келген өзгеріс үшін келесі ақпаратты қадағалаңыз:
   • кім шешім қабылдады
   • шешім қабылданған кезде
   • шешімнің себептерінің қысқаша мазмұны және оны орындау тәртібі. Осы процедураға қатысты құжаттарды қосыңыз.

Кеңестер

• Қызметкерлеріңізбен де, клиенттермен де сенімділік пен адалдықты арттырыңыз. Адамдар көбінесе өзгеріске байланысты өзін жайсыз сезінеді. Сіз өзіңіздің қызметкерлеріңіздің мүдделерін бірінші орынға қоясыз деген хабарды беру арқылы сіз олардың қолдауына ие боласыз.