Автор:
Lewis Jackson
Жасалған Күн:
5 Мамыр 2021
Жаңарту Күні:
1 Шілде 2024
Мазмұны
Іс-шараларды ұйымдастыру өте қиын жұмыс сияқты көрінеді, егер жоспар мен жоспар құрмаған болсаңыз, іс одан әрі күрделене түседі. Сондықтан бұған жол бермеуге тырысыңыз - бірнеше ай бұрын дайындалып, іс-шара кезінде тыныштық сақтаңыз.
Қадамдар
4-тің 1 әдісі: Іс-шарадан бірнеше ай бұрын жоспарлаңыз
Іс-шараның мақсатын анықтаңыз. Ұйымыңыздың мақсатын анықтау сіздің іс-шараңызды дұрыс жолда ұстауға көмектеседі. Сіз қоғамдастыққа білім беру мақсатында іс-шара жоспарлап отырсыз ба? Әлеуетті демеушілерді сендіресіз бе? Белгілі бір адамды немесе топты мадақтаңыз? Бұл мақсатты мүмкіндігінше егжей-тегжейлі нақтылаңыз. Сіз не істесеңіз де (білім беру, сендіру, мақтау және т.б.), неге сіз мұны тағы жасайсыз ба?
- Мұны сіздің миссияңыз туралы мәлімдеме немесе сіздің жетістіктеріңіздің алғышарты деп ойлаңыз. Қажетті нәрсені білгеннен кейін, сіз оны әлдеқайда жеңілдетесіз!
Мақсаттар қойыңыз.Дәл Сіз не қол жеткізгіңіз келеді? Іс-шараға қатысқан адамдардың саны емес, оның болғандығы емес - іс-шара қалай болғанын қалайсыз? Сіздің ұйымға 5 жаңа мүше? 20 миллион донг өсірдіңіз бе? Басқа адамдардың ой-өрісін өзгерту керек пе? Барлығын толқытасыз ба?- Іс-шарадан өзіңіз қалаған 3 нәтиже туралы ойланып, олардың орындалуына назар аударыңыз. Сіз бір қаржылық мақсатты, бір әлеуметтік мақсатты және жеке мақсатты өлшей аласыз - бұл сізге байланысты!
Еріктілерді жинаңыз. Сізге ұйымдастыру комитетінің әр түрлі бағыттары бойынша жақсы және жақсы мүшелер қажет. Олар сізге кесте құрудан бастап, шақыру қағаздарын жіберуге, плакаттар жасауға, қонақтарды қарсы алуға және іс-шарадан кейін жинауға дейінгі барлық мәселелерде көмектесе алады. Басқаша айтқанда, олар сізге жұмысты аяқтауға көмектеседі. Мүмкін болса, сенуге болатын еріктілерді табыңыз!- Ұйымдастырушылардың және іс-шаралар менеджерлерінің сіз жоспарда белгіленген кесте бойынша жұмыс жасайтындығына көз жеткізіңіз. Тараптар арасындағы ынтымақтастық сіздің жұмысыңызды жеңілдетеді. Біреуден көмек сұрағанда, сіз одан күткеніңізді және іс-шараға қатысудың дәрежесін бастаңыз.
- Егер сіз ерікті таба алмасаңыз, іс-шаралар тобын жалдаңыз! Бұл сіз өткізетін іс-шараның түріне толығымен байланысты. Өткізілетін орынды іс-шара тобымен жалға алуға немесе үшінші тараптан жалдауға болады.
Сметалық бюджет. Барлық шығыстар, кірістер, гранттар және басқа да кезектен тыс шығыстар бюджетке қосылуы керек. Егер сіз бюджет жасамасаңыз, сіз іс-шараны жуырда жұмсалған ақшаңызды түсінбей, қалың вексельдермен және бос әмиянмен аяқтайсыз. Кейін таң қалмас үшін бірінші күннен шыншыл болыңыз!- Шығындарды төмендетудің жолдарын табыңыз. Ақысыз жұмыс істеуге еріктілерді жалдай аласыз ба? Жалға алу арзанырақ жерлерді қарастырыңыз (мысалы, біреудің үйі)? Кішкентай, қарапайым, бірақ сәтті кездесу сәтсіздікке ұшыраған сәнді кештен гөрі әлдеқайда жақсы екенін ұмытпаңыз.
Іс-шараның уақыты мен орнын анықтаңыз. Бұл фактор ең маңызды іс-шара. Сіздің іс-шараңыздың уақыты мен орны адамдар «Иә, мен бармын!» Деп айтуы үшін қандай болуы керек? Сіз іс-шараны барлық адамдар бос болатын уақытта және сізде жеткілікті жалдау ақысы бар ыңғайлы жерде өткізгіңіз келеді!
- Сіз тұратын қоғамдастық кестесін тексеріп, іс-шараға кімнің қатысатынын қарастырыңыз. Егер сіз үй шаруасындағы әйелдерге бағытталған болсаңыз, онда күндізгі және көршілес іс-шараларды ұйымдастыру ең жақсы нұсқа болып табылады (сіз қосымша күтім қызметтерін ұсына аласыз). Қатысушы студент болған жағдайда, іс-шараны апта ішінде бір кеште қала орталығында өткізіңіз. Мүмкін болса, олардың орнына бару керек Ассамблея.
- Әрине, сіз алдын-ала тапсырыс беруіңіз керек болатын көптеген іс-шаралар өткізілетін орындар болады. Осы орындарды мүмкіндігінше тез жалға алу үшін хабарласыңыз. Олар сіз ойлағаннан қымбат болуы мүмкін!
Логистиканы қарастырыңыз. Логистика туралы барлық жағынан ойлану керек. Автотұрақ қалай болады? Мүмкіндігі шектеулі адамдардың қатысу мүмкіндігі? Сіз іс-шаралар кеңістігімен не істей аласыз? Сізге қандай жабдық керек? Сізге ақы төлеу үшін қосымша бір нәрсе керек пе (мысалы, спикер ішімдіктері, төсбелгілер, басылымдар)? Іс-шара қиындықсыз өту үшін қанша адам қажет болады?
- Іс-шараның барлық аспектілерін қарастыру үшін ұйымдастырушылар мүшелерімен ой бөлісу және талқылау өте маңызды. Сіз алдын-ала болжай алатын және болдырмайтын кедергілер бар ма? Қонақтарға тоқтайтын орын керек пе? Қандай ерекшеліктер қажет?
Маркетинг пен жарнама туралы ойланыңыз. Іс-шараға дайындық кезінде постердің жобасын құрастырыңыз. Постерде күн, уақыт, орын, негізгі қонақтар, іс-шара атауы, іс-шараның тақырыбы немесе сызбасы туралы ақпарат болуы керек. Дайындық уақыты әлі ерте болғандықтан, сіз осы нәрселер туралы мұқият ойлануға көп уақыт жұмсай аласыз, бірақ бөлімдердің барлығы қандай болатынын білу үшін алғашқы жобаны жасауыңыз керек!
- Іс-шараны насихаттаудың басқа жолдары туралы ойланыңыз. Электрондық пошта жіберу керек пе? Пошта? Фейсбукта, Твиттерде немесе Интернеттегі іс-шаралар сайттарында ақпарат беру туралы (толығырақ кейінірек)? Саған не қажет бұрын адамдарды тартуға арналған іс-шаралар және сізге не қажет жылы оларды ұстап тұруға арналған іс-шаралар?
Жұмысты қайта құру. Мүмкін сіз дәл қазір абдырап қалған боларсыз. Терең дем алып, Excel бағдарламалық жасақтамасын ашыңыз. Іс-шара жоспарының жобасын дайындаңыз. Өз ойларыңызды жүйелеу үшін бірнеше Excel кестелерін пайдаланыңыз. Мүмкін, бұл кезде қажет емес құжаттар сияқты көрінуі мүмкін, бірақ алдағы екі айдың ішінде сіз өзіңізге қамқорлық жасағаныңыз үшін ризашылығыңызды білдіресіз.
- Әр іс-шараға арналған жұмыс кестесін (мерзімімен) жасаңыз. Ұйымдастырушылардың барлық мүшелерін, қашан және қай жерде керек екенін жазыңыз. Осылайша, сіз өзіңіздің жұмысыңызды жоспарлап, кейінірек сұрақтардан аулақ бола аласыз.
4-тен 2-әдіс: жұмысты іс-шарадан 2 апта бұрын жоспарлау
Барлығы дайын екеніне көз жеткізіңіз. Уақытты, орналасқан жерді, негізгі қонақтарды, іс-шараны ұйымдастырушыны, іс-шараның атауы мен сызығын анықтаңыз. Болады ма? кез келген нәрсе Адасуға бола ма? Соңғы минутта өзгерістер болуы мүмкін бе? Осы кезде бәрі ақ-қара қағазда айтылғандай айқын болуы керек.
Ұйымдастырушылар мүшелерімен кездесу. Бюджетті, кестені және т.б. мақұлдауды сұрау. ұйымдастырушылардан, сондай-ақ іс-шаралар менеджерлерінен. Қазір сұрақтармен айналысатын дұрыс уақыт. Әркім өз міндеттерін әлі түсінді ме? Олар бәріне ыңғайлы ма?
- Ықтимал проблемалар туралы ойлану үшін ұйымдастырушылармен және еріктілермен тағы бір рет кездесіңіз. Бұл сіздің іс-әрекетіңізді жоспарлау үшін ең жақсы уақыт.
- Ұйымдастырушыларда ішкі мәселелер болмауын қадағалаңыз. Барлық бөлім басшыларымен, ұйымдастырушылармен және еріктілермен байланыста болыңыз.
Жұмысты әртүрлі адамдар арасында бөліп, тәжірибесі бар адамға барлық әрекеттерді үйлестіруіне мүмкіндік беріңіз. Егер бұл әсіресе ауқымды іс-шара болса, бірнеше адамды бір адамның бақылауымен әр түрлі іс-шараларды үйлестіру үшін тағайындаңыз. Бұл лидерге ұйымдастырушылар мүшелері сенуі керек.
- Іс-шара басталмас бұрын қонақтарды қарсы алуға және әңгімелесуге уақыт бөлу үшін бір-екі мүшені тағайындау керек.Негізінен, олар барлық қонақтарды көтеріп, оларға қамқорлық жасалып жатқанын көруге мүмкіндік беретін қабылдаушы.
Іс-шараға қатысты барлық онлайн парақтарды жаңартып отырыңыз. Сіз Facebook пен Twitter-ді бұрыннан білетін шығарсыз, бірақ Eventbrite, Evite және Meetup сияқты көптеген басқа сайттарды қолдануға болады. Егер сіз бұл беттер туралы бұрын естімеген болсаңыз, қазір іздеңіз! Егер сіздің іс-шара шетелде болса және сіз билеттерді онлайн сатқыңыз келсе, Ticketbud өте пайдалы.
- Әрине, мүмкін болса, іс-шараның желідегі парағын, блогын немесе Facebook парағын жаңартыңыз. Сіз іс-шара туралы еске салғыштарды жібере аласыз, фотосуреттер жариялай аласыз және іс-шаралардың жауаптарын басқара аласыз. Желіде неғұрлым белсенді болсаңыз, іс-шара соншалықты кең өріс алады. Егер сіз көгалдандыруға, үйді безендіруге немесе басқа шығармашылық салаларға байланысты іс-шара өткізсеңіз, сіз Pinterest-ті де пайдалана аласыз.
Қонақтардан демеушілік және басқа ақша көздерін жинаңыз. Алдағы апталарда пайда болатын көптеген шығыстар түрі бар және сіз мұның бәрін өзіңіз төлегіңіз келмейді! Бастапқы шығындар үшін аздап тырысыңыз - бұл іс-шараны өткізуге арналған орын, жабдық немесе банкет пе? Сондай-ақ, іс-шараға дайындықты бастамас бұрын сізге жоғарыда аталған кейбір сомаларды төлеу қажет болуы мүмкін.
- Құжаттармен, сертификаттармен, шот-фактуралармен және басқа құжаттармен жұмыс жасайтын жүйе құрғаныңызға көз жеткізіңіз. Болашақ анықтама үшін барлық құжаттарды сақтау керек, сондықтан сіз неғұрлым тезірек ұйымдастырылған болсаңыз, болашақ соғұрлым ыңғайлы болады, әсіресе сіздің серіктесіңіз кәсіби емес жұмыс жасағанда.
Іс-шараларды жылжыту. Басылымдарды дайындаңыз, жарнамаларды жариялаңыз, баспасөзге жариялаңыз, шақыру қағаздарын, телефон қоңырауларын жіберіңіз, байланыс топтарымен байланысыңыз, әлеуетті қатысушылармен немесе демеушілермен танысыңыз. Адамдар сіздің іс-шараңызды қалай біледі және қатысады? Сіз беретін ақпараттың толық екендігіне көз жеткізіңіз, тек кейбір сұрақ тудыратын факторларды қоспағанда - қонақтың қызығушылығын ояту керек!
- Мақсатты аудиторияңыз туралы ойланыңыз. Егер сіз ақсақалдарды шақырғыңыз келсе, сіз Snapchat бағдарламалық жасақтамасы арқылы хабарлама жіберуге уақыт жоғалтпайсыз. Олар баратын орындарға барыңыз немесе аудитория қолданатын құралдарды қолданыңыз.
Іс-шараға қажетті заттарды жинаңыз. Бұл заттарға медаль, ойын, кәдесый, сыйлық немесе сертификат кіруі мүмкін. Тәжірибесіз адамдар назар аудармайтын көптеген ұсақ-түйек нәрселер бар, бірақ сіз барлық ұсақ факторларды білуіңіз керек. Жиһазды, дыбыстық жабдықты, үстелдерді, дастархандарды және басқа да үлкен, маңызды заттарды ұмытпаңыз!
- Бұл туралы ойлануға тағы бір нәрсе қажет. Дайындықты ұмытып кеткен 5 затты тапқанға дейін тоқтамаңыз - шарикті қаламдар мен алғашқы медициналық қобдишалардан бастап батареяларға, мұз кесектеріне және ұзартқыштарға дейін. Сіз кез-келген жағдайға дайын болғыңыз келеді.
Сұрыптау бәрі. Бейне жазуды ұйымдастырыңыз. Қонақтарды тасымалдауды ұйымдастырыңыз. Тазалау тобына тамақ ұйымдастырыңыз. Тізім мәңгі жалғасуы мүмкін, бірақ сұрыптаусыз сіз шараны ұйымдастыра алмайсыз!
- Тамақ пен сусын дайындаңыз. Мүмкіндігі шектеулі жандарға арналған орын сияқты арнайы үй-жайларды ұйымдастыруға да қолайлы уақыт. Кез-келген қонақтың вегетариандық екенін немесе асханада басқа қажеттіліктері бар-жоғын тексеріңіз. Іс-шараларды онлайн билет сататын көптеген сайттарда қонақтардың ерекше сұраныстарын бағалауға көмектесетін «өздігінен сұрақ қою» бөлімі болады.
- Үстелдер мен орындықтар, фондар, микрофондар, динамиктер, компьютерлер, проекторлар, подиумдар дайындаңыз - іс-шара өтетін жерде талап етілетін барлық нәрсе.
Байланыс тізімін дайындаңыз. Сізде ұйымдастырушылардың телефондары, мекен-жайлары және электронды адрестері болуы керек. Осындай тізімді VIP-дермен (әсіресе маңызды қонақтармен) және тауарларды немесе қызметтерді жеткізушілермен жасаңыз. Біреу келмей қалса немесе кешігіп қалса, бұл тізімді қолдануға болады.
- Дастархан кешігіп қалды делік. Сіз не істейсіз? Контактілер тізімін дереу алыңыз және оларға қоңырау шалыңыз. О, олар сенемін деп ойлайды оны алуға болатын жерге 90 фунт ұсақталған шошқа еті? Бәрі бір. Сіз тізімді А мырзаға бересіз, ол жүк көлігін алып қағаздағы ет жинау мекен-жайына барады. Сіз апаттың алдын алдыңыз. Енді сіз бұл қызмет тобын жалдауға немесе нақты нұсқаулар беруге болмайтынын білесіз!
Ұйымдастырушылармен бірге іс-шара өтетін жерге барыңыз. Тұрақты, дәретхананы, бөлмелер мен есіктерді бақылап, бағалаңыз. Жақын жерде ксерокөшірме жасауға, телефонмен сөйлесуге және қажетті заттарды сатып алуға болатын жерлерді іздеңіз. Жалпы, іс-шара өтетін жерді қолыңызда ұстаңыз.
- Орынды жалдау үшін сіз байланысқан адаммен сөйлесіңіз. Олар өткізілетін орынды басқаларға қарағанда жақсы түсінуі керек. Сіз білетін мәселе бар ма? Уақыт шектеулі ме? Есік белгілі бір уақытта құлыптаулы ма? Бұл болмайды деп үміттенемін, бірақ сіз өрт сөндіру дабылы бойынша тексеру кестесі туралы біліп алғаныңыз жөн.
4-тен 3-ші әдіс: Іс-шараға дейін 24 сағат ішінде дайындалыңыз
Тыныштықты сақта. Сіз мұны жасай аласыз. Сіз абыржып, мазасызданбай, тыныш болғаныңыз өте маңызды. Сіз бірнеше ай бойы дайындалдыңыз! Бәрі жақсы болады. Сіз қаншалықты сабырлы болсаңыз, сіздің топтастарыңыз соғұрлым тыныш болады, оқиға соғұрлым тегіс болады. Сонымен қатар, бәрі жақын арада аяқталады!
- Байыпты түрде, сіз мұны жасай аласыз. Сіз барлық мүмкін мәселелерді ойлана отырып, бәрін жасадыңыз - егер бірдеңе дұрыс болмаса, сіз мәселені қалай шешуге болатындығын білесіз. Есіңізде болсын: сізді ешкім айыптай алмайды. Шуылдаған қонақ, тамақ жақсы емес - адамдар сіз бәрін басқара алмайтыныңызды түсінеді. Босаңсыңыз. Сізде бәрі жақсы.
Ұйымдастырушылар мүшелерімен соңғы тексеру. Барлығымен іс-шара өтетін орынға жету жолдары және қашан келу керектігі туралы сөйлескеніңізге көз жеткізіңіз. Сізге көп қажет емес нәрсе - іс-шара болатын күні бүкіл ұйымдастырушылар қоңырау шалуы, өйткені сіз артқы кіреберістің қай жерде екенін білмейсіз.
- Ешкім ештеңе айтпаса да, сізге сұрақ қоймаса да, басқалардың көзқарасын бағалау үшін бар күшіңізді салыңыз. Олардың барлығы өз жұмыстарына қанағаттанды ма? Олар бір-бірімен тіл табыса ма? Егер олай болмаса, бәрімен сөйлесіп, түйінді шешуге тырысыңыз. Мүмкін біреу басқа бөлімге кіруі немесе басқалармен жұмыс істеуі мүмкін.
Барлық шақырулар мен жауаптарды тексеріңіз. Excel кестесінде қонақтарды тізімдеп, адамдардың санын санаңыз. Іс-шаралардың көпшілігі үшін расталған қатысушылардың саны болады емес іс-шараға нақты қатысатын адамдардың санын көрсетеді. Сізде 50 валидатор болуы мүмкін, бірақ соңында 5-і ғана қалады немесе 500 адамға дейін қатысады. Сіз валидаторлардың санын білуіңіз керек болса да, қатысушылар өте аз немесе тым көп болған жағдайды шешуге дайын болыңыз!
- VIP қонақтарға іс-шара туралы еске түсіріңіз. «Әй, дұрыс. Ертең олай емес пе?» - дейтіндердің санына таң қаласың. Қарапайым қоңырау немесе мәтін арқылы сіз мұны болдырмауға болады.
Іс-шара өтетін жерге барып, бәрі дайын екенін тексеріңіз. Бөлме ұқыпты және дайын ба? Электрондық құрылғылар орнатылып, жұмыс істеп жатыр ма? Қажет болса, кез-келген құрылғыны орната аласыз ба? Қызметкерлер іс-шараға толығымен дайындалды ма?
- Іс-шараның қолдаушылары жеткілікті ме, жоқ па екенін тексеріңіз. Әрине, қажет болғаннан көп қолдаушылар болса жақсы. Мүмкін сізге біреуден төтенше жағдайды сұрауға, қонақты ескертуге біреуді қажет етуге немесе сіз күте алмайтын мәселені шешуге тура келуі мүмкін. Немесе сіз білесіз бе, сізге көбірек кофе құйатын біреу керек болуы мүмкін.
Іс-шараға қатысушыларға арналған жинақтарды дайындаңыз. Бұл жиынтықта су құтысы, кәмпиттер, жабысқақ нота, шарикті қалам, брошюра және басқа да қажетті ақпарат болуы мүмкін. Кішкентай кәдесыйлар қосқыңыз келсе, жақсы идея.Бұл іс-шараның жақсы ұйымдастырылғандығын және сонымен бірге қонақтарға деген құрмет сезімін тудыратын керемет сәт.
- Бұл жинақ қонақтарға немесе ұйымдастырушыларға немесе екеуіне де арналуы мүмкін! Гранола мен шарикті қалам кімге ұнамайды?
Оқиғалар туралы ақпарат кестесі (жұмыс парағы немесе парақ). Мұнда уақытқа және / немесе бөлімге бөлінген барлық қажетті ақпарат тізімі келтірілген. Маңызды әрекеттермен бірнеше минут ішінде тапсырма бағдарламасын дайындаңыз. Жұмыс парағының үлгісі сіз толықтай шешеді. Тек оқуды жеңілдету үшін ақпаратты минимумға дейін азайтуға тырысыңыз.
- Егер сіз шынымен қиын болса, оларды құрыңыз түрлері басқа жүгіру парағы пайдалы болуы мүмкін. Спикерлер басқа қонақтардың қай жерде және қашан болатындығын білгісі келеді. Ұйымдастырушылар жабдықтардың тізімін, жұмыс кестесін және тазалау жоспарларын алғысы келеді. Жұмыс парағын құруға жеткілікті уақыт болған кезде, бұл сізге өте пайдалы болады.
Іс-шара өтетін жерге әкелетін заттардың тізімін жасаңыз. Іс-шараға барған кезде бұл жаман болады, бәрі дайын, барлығы сіз барсыз ба, және сіз үйде 12000 кесе ұмытып кеткеніңізді түсінесіз бе? Бұл жаман. Сіз бәрін бүлдірдіңіз. Сондықтан тізім жасаңыз, оны тағы бір рет тексеріп, барлық ингредиенттерді алып келіңіз!
- Егер заттар әртүрлі жерлерде шашыраңқы болса, әр адамға нақты тапсырма беріңіз. Мұны істеу үшін сіз 8 сағат бойы жүгіріп жүріп, осы заттарды жинап алудың қажеті жоқ. «Бір ағаштан жас шықпайды, үш ағаш бірігіп, тау биік болады» - дейді ежелгі адамдар.
4-тің 4 әдісі: Оқиға күнін бақылау
Іс-шара өтетін жерге ұйымдастырушылармен және еріктілермен ерте келіңіз. Барлығы қатысып, электроника дұрыс жұмыс істейтініне көз жеткізіңіз. Соңғы минуттағы сұрақтарыңыз бар ма? Уақыт болса, алкогольсіз сусындар ішіп, бөлісіп, бәріне жігер беріп, демалайық! Сіз мұны жасай аласыз. Сіз дайынсыз.
- Ұйымдастырушының арнайы төсбелгі тағатынына немесе қолында белгілі заттар бар екеніне көз жеткізіңіз, сондықтан іс-шараға қатысушылар қажет болған жағдайда көмек сұрай алады. Кейде хаки костюмдері жеткіліксіз.
Ішіндегі барлық заттар және сыртында. Сізге пошта жәшігінде шарлар керек пе? Бөлменің бұрышындағы плакаттар? Есік пен дәліз бойында ше? Егер сіздің қонақтарыңыз іс-шара өтетін жерге жету үшін ретсіз лабиринттен өтуі керек болса, сізге көптеген белгілерді қою керек.
- Ғимарат алдындағы қош келдіңіздер баннерлер мен басқа да ақпараттық тақталар әсіресе пайдалы болады. Сіз адамдар іс-шараның өтетін орнын дәл көшеде танып білгенін қалайсыз. Бұған таңғалатын ештеңе жоқ!
- Іс-шарада алдыңғы парта және тіркелген қонақтар бар. Қонақтар есіктен кіргенде, олар не істеу керектігін дәл көруі керек. Әйтпесе, олар айналасында белгісіздік пен ыңғайсыздық жағдайында жүреді. Жоғарыда аталған қабылдау бөлімі есіңізде ме? Қонақты қарсы алу және жауап беру үшін есік жанында біреуді тағайындауды өтінемін.
- Жүзбелі музыка! Музыка іс-шарадағы ұялшақ атмосфераны жояды.
Іс-шараға қатысушылардың не болып жатқанын білуіне көз жеткізіңіз. Егер спикер кешігіп жатса, сізге кешігу туралы ескерту беруіңіз керек. Егер тамақ күтілгеннен көп уақытты алса, іс-шараға келген қонақтар кестедегі барлық өзгерістер туралы білуі керек. Іс-шаралардың жоспарланған түрде өтуі өте сирек кездеседі, сондықтан кесте мұқият сақталмаған кезде, тараптардың байланыста болуын қадағалаңыз.
Суретке түсіру! Сіз бұл туралы ескерту жасағыңыз келуі мүмкін. Сонымен қатар, адамдар оқиғаның сәттерін түсіру үшін камера ұстап тұрған біреуді көргенде, адамдар қатты қуанады. Демеушіңіздің баннерін, баннеріңізді, қарсы алу қақпасын, қабылдау бөлмесін және т.б. суретке түсіріңіз. Сіз бұл фотосуреттерді келесі жылға пайдалануға болады!
- Мүмкін болса, жұмысты досыңызға немесе кәсіби фотографқа жасаңыз. Сізде жұмыс жеткілікті! Сіз қонақтармен сөйлесіп, тамақтануыңыз керек, сондықтан фотосессияны басқа біреу шешуі керек.
Іс-шарадан кейін құжаттарды қою. Сіз қонақтардың қабылдауына қандай да бір идея енгізген болуыңыз керек және сіз олардың іс-шарадан нақты ойлармен, рефлексиямен немесе әрекет етуге бел буып кетуін қалайсыз. Сондықтан брошюра немесе өздерімен бірге ала алатын кез-келген затты дайындаңыз кейін іс-шара.
- Сіз осы бөлім бойынша жақында өткен іс-шараны сұрастыру туралы ойлануыңыз мүмкін. Оларға өз ойларын айтуға, нені жақсартуға болатынын және келесі іс-шарада не қалайтындығын көрсетіңіз. Әрине, олар қалай қатыса алады!
Іс-шаралар өтетін орындарды тазалаңыз! Электр есептегішін тексеріңіз, баннерлерді алыңыз, жиһазды тазалаңыз және т.б. Сіз сайтты бұрынғы күйіне қайтарғыңыз келеді - әсіресе жалдау ақысын төлегенде және қайтып оралғыңыз келгенде. Сондай-ақ, сіз өзіңіздің провайдеріңіз ұсынатын қосымша төлемдерден аулақ бола аласыз. Тазалау процесі мүмкіндігінше тез және жұмсақ болуы үшін жұмысты біркелкі бөліңіз.
- Бағалы заттардың қалмағанына көз жеткізіп, қайта тексеріңіз. Егер солай болса, жоғалған заттың формасын дайындаңыз.
- Егер сіз бірдеңе бүлдірсеңіз, сіз байланысқан адамға бұл жерді жалға алу туралы хабарлаңыз. Адалдық пен ашықтық әрқашан ең жақсы қатынас.
- Қоқысты мүмкіндігінше алып тастаңыз. Техникалық қызмет көрсету бөлімі осыдан кейін қабылдайды.
Іс-шарадан кейінгі барлық миссияларға қамқорлық жасаңыз. Сіз ұйымдастыратын іс-шараның түріне байланысты, іс-шарадан кейін сізде ешнәрсе болмауы мүмкін, әйтпесе алғыс білдіретін адамдардың ұзын тізімі, сондай-ақ күтіп тұрған түбіртектер болады. Сізге бастау үшін бірнеше идея бар:
- Ұйымдастыру комитетінің барлық мүшелеріне, әсіресе демеушілер мен еріктілерге рахмет. Сіз оларсыз іс-шара ұйымдастыра алмайсыз!
- Ақша мәселелерін аяқтаңыз және шешіңіз. Мұны мүмкіндігінше тезірек жасау керек, кемшіліктер соғұрлым жақсы болады.
- Сізге көмектескендерге алғыс кешін өткізіңіз. Сіз өзіңіздің командаластарыңыздың ризашылық сезімін сезінуін қалайсыз, сонымен бірге демеушілеріңіз олардың өзгеріс пен жақсы себеп әкелгенін көруін қалайсыз.
- Кәдесыйлар немесе басқа да басылымдарды қызығушылық танытқан адамдарға тарату.
- Шоттарды демеушілерге және басқаларға аударыңыз.
- Суреттерді іс-шараның желідегі парақшасына орналастырыңыз.
Тәжірибелерден сабақ алу және келесі жолы одан да жақсысын жасау үшін жиналыс өткізіңіз. Бәрі аяқталғаннан кейін не басқаша жасағыңыз келеді? Не жұмыс істейді, ал не жоқ? Осындай іс-шара өткізгіңіз келе ме? Сіз не білдіңіз?
- Егер сіз бәрінен жауап алсаңыз, бәрін оқып шығыңыз. Сіз қонақтардан ешқандай жауап алмасаңыз да, іс-шараны ұйымдастырушылардан сұраңыз! Олар қалай ойлайды? Оларға сол уақыт ұнады ма? Мүмкін, гранола мен қалам бос болғандықтан ғана шығар, иә?
Кеңес
- Дайындалатын құжаттар тізімі:
- Уақытша бюджет
- Іс-шаралар кестесі (әр бағдарламаның іс-шарадағы уақыты)
- Шақыру
- Қонақтар тізімі
- Іс-шаралар жоспары
- Жұмыс кестесі (аяқтау кестесі)
- Пресс-релизге арналған құжаттама
- Сөйлеу
- Қатысушылар тізімі
- Тараптардың сөйлеген сөздері (баяндамашының түйіндемесін қоса беріңіз)
- Жұмыс бағдарламасы
- Кесте бірнеше минутқа бөлінген
- Байланыс желісінің тізімі (ұйымдастырушының телефон нөмірі)
- Әкелуге болатын заттардың тізімі
- Орындалатын тапсырмалар тізімі
- Іс-шаралар туралы есептер (басқаларға және басқаларға)
- Іс-шараға дейін жеке тұлғаларға / бөлімшелерге келесі бағыттар бойынша жауапты болуды тапсырыңыз:
- Донорлар
- Қатысушылар
- Маңызды қонақ, спикер
- Мақалаларды құрастырыңыз, басып шығарыңыз, жинаңыз және сол өнімдерді бағалаңыз
- Марапаттар, кәдесыйлар, сыйлықтар, баннерлер, сертификаттар
- Көлік құралдары, қоғамдық тамақтану, іс-шаралар өтетін орын, безендіру, фон, тұрақ
- БАҚ, PR (сыртқы қатынастар), маркетинг
- Орналасқан жерді таңдау және бағаны келісу кезінде ескеретін факторлар:
- Сайттың сыйымдылығы (қатысушылардың саны, ресми қатыспағандарды қоспағанда)
- Тағамның қол жетімділігі (сол жерде тамақтану мүмкіндігі болған жағдайда)
- Уақыты (іс-шараның басталу және аяқталу уақыты)
- Жарықтандыру (оқиға түнде болған жағдайда)
- Кондиционер бар немесе жоқ
- Қажетті жабдықтармен қамтамасыз етілген (микрофон, динамиктер және т.б.)
- Жиһаз (жиһаз, үстел сүлгілері және т.б.)
- Өткізілетін жерде музыкалық және ойын-сауық шараларын өткізуге бола ма (ресми емес шоулармен)
- Генератор
- Өткізілетін орынға оңай қол жетімділік - орын қаланың орталығында ма, жоқ па (делегаттар еш қиындықсыз қатыса ала ма)
- Ұйымдастырушыларға арналған арнайы бөлме, киім ауыстыратын бөлмелер және т.б.
- жалпы баға
- Іс-шара болатын күні келесі адамға жауапты адамды / бөлімді тағайындаңыз:
- Жалпы үйлестіру
- Дәретхана
- Азық-түлік
- Алаңда жұмыс істейді
- Хост (MC)
- Компьютерлер, проекторлар
- Фотограф
- Хатшы
- Халықты бақылау және көпшілікпен PR
- Автотұрақ аймағы
- Қорғаңыз
- Материалдар мен материалдарды тарату (сыйлықтар мен сертификаттар нақты адамдарға, сондай-ақ барлық іс-шараларға қатысушыларға)
- Оқиға күні туралы шешім қабылдағанда ескеретін факторлар:
- Күніне негізгі қонақ және басқа VIP қонақтар қол жетімді бола ма?
- Мақсатты аудитория үшін қай күн жақсы?
- Кез-келген уақытта сіз өзіңіздің жұмысыңыз бен міндеттеріңізді басқа біреуге тапсырмауыңыз мүмкін.
- Жұмыс жауапты.
- Уақытында. Егер сіз кешіктірсеңіз, жұмыс туралы толық және дереу есеп беруіңіз керек адамға хабарлаңыз.
- Қиындықтар туындаған кезде басқаларды кінәламаңыз, көп ойланбаңыз және стрессті тудырыңыз, мәселені шешудің жолдарын табыңыз.
- Төтенше жағдайлар кезінде эвакуациялау жоспарының бар екеніне көз жеткізіңіз. Егер сіздің іс-шараңыз ауқымды болса, полиция мен дәрігерлердің кезекші екеніне көз жеткізіңіз.
Ескерту
- Дүрбелең немесе стресс болмаңыз. Сабырлы қалып жақсы нәтижеге әкеледі.
- Кез-келген жағдайға дайын болыңыз. Кейде сіздің бақылауыңыздан тыс нәрселер болады. Егер сіз ұйымдастырушылардың мүшесі болсаңыз, біреу сізге айқайласа ашуланбаңыз, ол адам жай ғана шиеленісті болуы мүмкін. Егер сіз үйлестіруші болсаңыз, күйзеліске ұшырамаңыз немесе үрейленбеңіз. Барлығын сабырмен жасаңыз. Мүмкін болатын жағдайлар туралы ойлауға тырысыңыз, және сіз сол жағдайларда не істейтін едіңіз.
