Клиенттерге іскерлік хатты қалай жазуға болады

Мазмұны

Қадамдар
2 бөлімнің 1 бөлігі: Іскерлік хаттардың форматы
2 бөліктің 2 бөлігі: Іскерлік хатты қалай жазу керек
Кеңестер

Егер сіздің жеке бизнесіңіз болса, онда сізге клиенттерге іскерлік хаттар жазуға тура келеді. Мақсаттар әр түрлі болуы мүмкін: жаңа оқиғалар немесе жағдайлар туралы хабарлау, компания атынан тұтынушылардың шағымдарына жауап беру. Жазу себебіне қарамастан, әрқашан кәсіби реңк пен іскерлік стильді сақтау маңызды.

Қадамдар

2 бөлімнің 1 бөлігі: Іскерлік хаттардың форматы

1 Кәсіби бланк қолданыңыз. Іскерлік хат сіздің компанияңызды білдіреді. Осыған байланысты хаттың тиісті формасы болуы керек. Сондай -ақ, компанияның логотипін немесе брендін қолдануды ұмытпаңыз.
- Microsoft Word үшін дайын түсті шаблондарды пайдаланып әріп тақырыбын құруға болады. Нағыз компания логотипін немесе брендін қолданыңыз.
2 Мәтіндік редакторды ашыңыз. Барлық компанияның іскерлік хаттары әрқашан компьютерде терілуі керек.
- Жаңа құжат жасаңыз және шеттерін 2,54 сантиметрге орнатыңыз.
- Times New Roman, Georgia немесе Arial сияқты серифтік қаріпті қолданыңыз. Сонымен, қаріп өлшемі 12 -ден аспауы керек, бірақ 10 -нан кем болмауы керек.
- Бір жоларалық интервалды қолданыңыз.
3 Блоктың пішінін реттеңіз. Блок формасы - іскерлік хаттар үшін ең көп таралған формат. Сонымен қатар, оны орнатудың және қадағалаудың ең оңай жолы. Әр элемент ақталады және бір бос орынмен бөлінеді. Беттің жоғарыдан төменге қарай іскерлік хатта келесі элементтер болуы керек:
- Бүгінгі күн немесе хат жіберілген күн. Күнді қосуды ұмытпаңыз, себебі ол жіберуші мен алушының есепке алуында, сондай -ақ заңды мақсаттарда қолданылады. Нақты күнді көрсетіңіз.
- Жіберушінің мекенжайы. Бұл сіздің стандартты форматтағы мекенжайыңыз. Егер сіздің мекен -жайыңыз хаттың тақырыбында бұрыннан көрсетілген болса, онда сіз бұл қадамды өткізіп жібере аласыз.
- Шығыс мекенжайы. Хатты алушының аты мен мекенжайын енгізіңіз. Сіз «Мастер» немесе «Ханым» мекен -жайын пайдалана аласыз. Егер алушы Нина Серова болса, онда сіз «ханым Нина Серова» мен «Нина Серова» деп жаза аласыз.
- Сәлемдесу. Сіз «Құрметті ханым Серова» немесе «Құрметті Нина Серова» деп жаза аласыз. Егер сіз хатты кім оқитынына сенімді болмасаңыз, «Құрметті мырзалар» деп жазыңыз. Сондай -ақ, «Барлық мүдделі тараптардың ақпараты үшін» опциясы бар, бірақ егер адресат белгісіз болса, оны соңғы шара ретінде қалдыру керек.
- Хаттың негізгі бөлігі. Бұл бөлім келесі бөлімде толығырақ талқыланады.
- Қорытынды бөлім және қолтаңба. Жазыңыз: «Құрметпен» - немесе: «Ізгі тілек».

2 бөліктің 2 бөлігі: Іскерлік хатты қалай жазу керек

1 Мақсатты аудиторияңызды анықтаңыз. Хаттың үні аудиторияға қарамастан әрқашан кәсіби болып қалуы керек, бірақ сөз бен тілдік құралдарды таңдау хаттың адресатына байланысты. Егер хат басқа компанияның кадрлар бөліміне арналған болса, онда неғұрлым ресми тіл қолданылуы керек. Белгілі бір клиентке жүгіну кезінде сіз бейресми және қарапайым тілге жүгіне аласыз.
- Бұл сонымен қатар түсініспеушілікті болдырмауға көмектеседі. Оқырманға түсініксіз терминдерді қолданбаңыз. Мысалы, клиенттер сіздің компанияңыздағы ғарыштық бағдарламада қолданылатын қысқартуларды білмеуі мүмкін, сондықтан оларды хатыңызда қолданбаңыз.
- Іскерлік жазбаның ең маңызды ережесі - мәтін анық, қысқа және сыпайы болуы керек.
2 Бірінші жолдағы әріптің мақсатын айтыңыз. Хаттың мақсатын қарастырыңыз. Жаңа кеңсе мекенжайын бергіңіз келе ме? Клиентке қарыз туралы еске саласыз ба? Шағымға жауап беріңізші? Хаттың бірінші сөйлемін жазу қажет болғанда осыны есте сақтаңыз. Түсініксіз сөздерді пайдаланбаңыз және бірден нүктеге жетіңіз.
- Егер сіз компания иесі ретінде өз пікіріңізді білдірсеңіз, бірінші адамға жазыңыз. Егер сіз компания немесе ұйым атынан сөйлесіп жатсаңыз, екінші адамға жазыңыз.
- «Біз осымен сізге хабарлаймыз» немесе «Біз осымен келесілерді білгіміз келеді» сияқты біржақты мәлімдемені қолданыңыз. Егер сіз компанияның иесі ретінде хабарлассаңыз, бірінші адамға жазыңыз: «Мен сізбен хабарласқым келеді», немесе: «Жақында мен білдім ..., сондықтан мен қалаймын ...».
- Мысалы, сіз (компания иесі) Нина Сероваға бір айлық қарыз туралы хабарлағыңыз келеді. Хатыңызды былай бастаңыз: «Сізге 2015 жылдың наурызындағы жағдай бойынша сіздің шотыңызда қарыз бар екенін хабарлаймын».
- Егер сіз компанияның қызметкері болсаңыз және сіздің компанияңыздың ғарыштық бағдарламасы туралы тұтынушылардың шағымына жауап берсеңіз, былай бастаңыз: «Біз Марсты отарлау бағдарламасына қатысты сіздің пікіріңізді алдық».
- Кейде оқырманға оның байқауда жеңгенін немесе оқу орнынан орын алғанын айту керек. Мынадай бастаңыз: «Мен хабарлауға қуаныштымын ...», - немесе: «Біз хабарлауға қуаныштымыз ...».
- Егер сізге жағымсыз жаңалықтар туралы хабарлау қажет болса, мына сөйлемнен бастаңыз: «Өкінішпен біз сізге хабарлаймыз ...», - немесе: «Мұқият қарастырғаннан кейін шешім қабылданды ...».
3 Жарамды дауысты қолданыңыз. Ресми сөйлеуде пассивті дауыс жиі қолданылады, бірақ ол әріптің мәтінін монотонды немесе түсініксіз етуі мүмкін. Жарамды дауыс ақпаратты шешуші реңкте беруге мүмкіндік береді.
- Пассивті дауыстың мысалы: «Қандай қадамдар жасауға болады?» Бұл жағдайда «қадамдар» субъектісі әрекетті орындаушы емес, әрекетті өз бетімен бастан кешіреді.
- Жарамды дауыстың мысалы: «Біз қандай қадамдар жасай аламыз?» Бұл нұсқада ойды анық және анық жеткізуге мүмкіндік беретін белсенді дауыс қолданылады.
- Кейде пассивті дауыс сіздің хабарламаңызды жеткізуге мүмкіндік береді және қатеге немесе жағымсыз фактке тым көп назар аудармауға мүмкіндік береді. Оны тек осы жағдайда қолданыңыз. Әдетте жарамды дауысты таңдаған жөн.
4 Өткен оқиғаларға сілтеме немесе оқырманмен байланыс. Сіз қарыз туралы Нина Сероваға бұрын хабарлаған боларсыз. Оқырман соңғы конференцияда сіздің ғарыштық бағдарламаңызға наразылығын білдіре алар еді. Егер сіз бұрын хабарласқан болсаңыз, онда бұл фактіні еске түсіріңіз. Оқырман маңызды мәліметтерді еске түсіре алады, ал сіздің хатыңыз әлдеқайда маңызды әрі шұғыл болады.
- «Алдыңғы хатқа сәйкес ...», «Өткен айда уақтылы төлегеніңіз үшін рахмет» немесе «Мамырдағы конференцияда сіздің сындарлы пікірлеріңізді естігенімізге өте қуаныштымыз» сияқты тіркестерді қолданыңыз.
5 Сұраныс жасаңыз немесе көмек көрсетіңіз. Сыпайы сұраумен жағымды реңк орнатыңыз немесе көмек түрінде ынтымақтастықты ұсыныңыз.
- Сізде компания бар және клиентті қарызды төлеуге сендіргіңіз келеді делік. Сөз тіркесін қолданыңыз: «Мен сіздің көмегіңізге және тез арада төлегеніңізге риза болар едім».
- Егер сіз компания атынан жазып отырсаңыз, мына сөйлемді қолданыңыз: «Біз сізге кадрлар менеджерімен жеке кездесу ұйымдастырғымыз келеді».
- Сондай -ақ, барлық мүмкін сұрақтарға жауап беруді және оқырманның күмәнін жоюды ұсыныңыз. Мысал: «Біз сіздің кез келген сұрақтарыңызға жауап беруге немесе төлемге қатысты күмәнді жоюға қуаныштымыз», немесе: «Біздің бағдарлама туралы толығырақ білгіңіз келе ме?»
6 Хатты толықтырыңыз. Өз тарапыңыздан немесе тұтынушы тарапынан әрекетке шақыруды қолданыңыз. Бұл қарызды белгіленген мерзімде төлеу туралы өтініш немесе клиентпен кездесуді ұйымдастыру туралы ұсыныс болуы мүмкін.
- Болашақта хабарласуға үміттенетін ұсыныс жазыңыз: «Сізді келесі аптада бюджет жиналысында күтеміз» немесе: «Біз кеңседе кездескенде сізбен осы аспектілерді толығырақ талқылауға қуаныштымыз. . »
- Хатқа құжаттардың қосылғанын көрсетіңіз. «Біз сізге өткен айдың шот -фактурасын жіберіп отырмыз» немесе «ғарыштық бағдарламаның көшірмесі хатқа қоса берілді» сияқты сөйлемді қосыңыз.
- Соңында соңғы сөйлемді қолданыңыз. Клиенттерге «Ізгі ниетпен», - немесе: «Ізгі тілек» деп жазған дұрыс.
- Бейтаныс адамдарға ресми әріптермен «Құрметпен» сөзін қолданыңыз.
- Жазыңыз: егер сіз бір адамды білсеңіз немесе онымен жұмыс жасасаңыз, «бәрінен де жақсы».
7 Қателерді түзетіңіз. Егер әріпте грамматикалық қателер болса, дұрыс пішімдеу мен жазу ешқандай рөл атқармайды!
- Пассивті дауыстың барлық жағдайларын табуға тырысыңыз және тиісті түзетулер енгізіңіз.
- Ұзын және түсініксіз сөйлемдерге назар аударыңыз. Іскерлік хатта «Кіші жақсысы жақсы» ережесі қолданылады, сондықтан ұзақ сөйлемдерді алып тастау керек.